1.1. Yleistä
Porin YH-Asunnot Oy:n toimialana on omistaa ja hallita sekä rakennuttaa Porin kaupungin alueella sijaitsevia ja sinne rakennettavia kiinteistöjä sekä harjoittaa isännöintitoimintaa. Porin YH-Asunnot Oy kuuluu osana Porin kaupunkikonserniin ja toimii kaupunginvaltuuston asettamien tavoitteiden toteuttajana ja noudattaa kaupunginvaltuuston määrittelemää omistajapolitiikkaa ja toimintalinjauksia.
1.2. Kilport-palvelu
Porin YH-Asunnot Oy käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport - kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen sähköisesti. Hankinta julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavalla. Hankinnan tarjouspyyntöasiakirjat ovat avoimesti ladattavissa Kilport- palvelusta, osoitteesta https://kilport.fi.
Tarjouspyyntö koskee hankintayksikön käyttöön tarjottavaa kiinteistönhallinnan ja isännöintitoiminnan ohjelmistoa kaikkine vaadittuine ominaisuuksineen. Palvelu toimitetaan SaaS -palveluna ja se sisältää tarvittavan kapasiteetin, käyttöympäristön, käyttöoikeudet sekä järjestelmän päivitykset, tietoturvan ja ylläpidon. Myös ohjelmiston käyttöönottoprojekti sisältyy hankintaan. Palvelun vähimmäisvaatimukset rajapintavaatimuksineen on kuvattu liitteessä 01 Vaatimuslista.
Tilaaja edellyttää, että peruspalvelu on tarjoajan vakioitu SaaS-palvelu, eikä hankinta sisällä tilaajakohtaista toteutusta tai toiminnallisuuksien muuttamista vain tilaajan käyttöön. Tilaaja on varautunut pieniin omiin kehitystyötarpeisiin todennäköisesti ainakin raportointiominaisuuksien osalta. Kehitystyöllä tarkoitetaan pääasiassa palvelun vakio-ominaisuuksiin perustuvaa laajentamista tai tarjoajan yleiseen tuotekehitykseen eteneviä muutoksia, joita tilaaja voi hyödyntää. Kehitystyölle annetaan erillinen tarjoushinta Hintalomakkeella.
Tilaajan alustavia kehitystarpeita voivat olla esimerkiksi raporttien näkymien muokkaus, uusien raporttipohjien muodostaminen olemassa olevasta datasta tai rajapintojen kautta saatavan tiedon visualisointi.
2.1. Sopimusaika
Tilaajan toiveena on, että palvelun käyttöönottoprojekti käynnistyisi viimeistään syyskuun 2026 aikana. Palvelun tuotantokäytön tulee käynnistyä viimeistään 26.2.2027. Osapuolilla on mahdollisuus yhteisesti sopia myös muusta aikataulusta.
Sopimuskausi alkaa sopimusneuvotteluiden perusteella ja kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus voidaan irtisanoa kumman tahansa osapuolen toimesta kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisen yhteydessä Toimittajalla on velvollisuus tuottaa palvelua myös irtisanomisajalla eli aikana irtisanomishetkestä (irtisanomishetki on ajankohta, jolloin irtisanominen toimitetaan eli ilmoitus annetaan) sopimussuhteen päättymiseen asti. Toimittaja saa maksun ennen sopimuksen päättymistä suoritetuista palveluista näissä syntyneitä tuotoksia vastaan. Toimittajan on palautettava tilaajan jo mahdollisesti maksamat mahdolliset vuosi- ja kausimaksut siltä osin, kuin ne koskevat sopimuksen päättymisen jälkeistä aikaa.
2.2. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan hankintalain (1397/2016) 32 § mukaisella avoimella menettelyllä mainitun lain EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana. Tarjous kaikkine asiakirjoineen on tehtävä suomen kielellä. Hankintaan valitaan yksi päävastuullinen toimittaja, joka voi tuottaa osan palveluista alihankintana tai yhteistyössä muiden toimittajien kanssa. Osatarjouksia, rinnakkaisia tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei voida hyväksyä.
Hankintapäätökseen sisältyy hankintayksikölle mahdollisuus valita kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavaksi paras tarjoaja tarjoajan näin halutessa täydentämään palvelusopimuksen toimivuutta myös irtisanomisaikana mikäli hankintapäätöstä oikaistaan tai hankintasopimus irtisanotaan tai puretaan. Korvaava toimittaja valitaan hankintapäätöksen sijoittumisjärjestyksen perusteella. Tarjoajalla on tällaisessa tapauksessa oikeus kieltäytyä hankintasopimuksen allekirjoittamisesta mikäli annettu tarjous ei ole enää tällöin voimassa.
Tarjousten tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta viimeisestä tarjouksen sisäänjättöpäivästä lukien. Mikäli hankintasopimuksen allekirjoitus venyy hankintayksiköstä johtuvasta syystä, hankinta-asiakirjoissa esitettyjä aikatauluja voidaan siirtää vastaavasti.
2.2.1. Hankintamenettelyn yleisiä periaatteita
Julkisessa hankinnassa annettu tarjous on tekijäänsä sitova ja velvoittava. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa eikä yksipuolisesti peruuttaa. Hankintamenettelyyn annettu tarjous sitoo sen antajaa eikä annettua tarjousta voida yksipuolisesti peruttaa sen jälkeen, kun tarjouksen sisältö on tullut tarjouksen vastaanottajan tietoon.
Tarjous on toimitettava hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen, pyydetyllä tavalla ja annetussa määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta oikein on tarjouksen tekijällä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen eikä se saa sisältää omia ehtoja. Vaatimus on ehdoton ja koskee niin tarjoajan soveltuvuutta, tarjouksen sisältöä, pyydettyjä asiakirjoja kuin myös tarjouksen liitteitä.
Mikäli tilaajalla on perusteltu syy olla hyväksymättä yhtään tarjousta, saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen sekä sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa tai vertailussa tarvittavat, pyydetyt tiedot. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjoukseen ei saa liittää omia ehtoja.
Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan suorittamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa tarjoajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Toimittaja, joka syyllistyy väärien tietojen antamiseen toimittaessaan tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tilaaja hylkää tarjouksen, jos se poikkeaa tarjouspyynnössä esitetyistä vaatimuksista ja ehdoista.
Tarjous voidaan hylätä myös muilla asiallisilla perusteilla, joita ovat esimerkiksi seuraavat:
- Tarjous on saapunut tarjouspyynnön kappaleessa 8 mainitun tarjousajan päättymisen jälkeen
- Tarjoushinnan perusteet ovat epämääräiset
- Tarjouksen tekijältä katsotaan puuttuvan teknilliset, taloudelliset tai muut edellytykset hankinnan suorittamiselle
- Tarjouksen tekijällä on ollut merkittäviä tai toistuvia puutteita aiemmissa hankinta- tai käyttöoikeussopimuksissa
- Tarjouksen tekijä on hankintamenettelyssä menetellyt vilpillisesti tai hyvän tavan vastaisesti
Tarjouksen hyväksymisen edellytyksenä on, että se on tarjouspyynnön mukainen. Tilaajalla on oikeus hylätä tarjoukset, joissa tarjoushinnat ovat yleistä hintatasoa huomattavasti korkeammat tai tarjoukset muutoin ovat ilmeisen epäedullisia, poikkeustapauksessa hylkääminen muutoin harkitaan tilaajan edun mukaiseksi tai muulla asiallisella perusteella. Tarjouksen tekemisestä ei voi vaatia korvausta.
Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee pyytää tarjousaikana ja tämän tarjouspyynnön kappaleen 7 ohjeiden mukaisesti. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Hankintayksikkö ei anna väliaikatietoja saaduista tarjouksista, hankintapäätöksen valmistelusta eikä sen aikataulusta.
3.1. Palvelutasovaatimus
Tarjottavan palvelun tulee täyttää liitteessä 01 Vaatimuslista esitetyt pakolliset vähimmäisvaatimukset sekä tarjousvertailun pisteytykseen vaikuttavat, esitetyt ominaisuudet, joihin tarjoaja on vastannut "Kyllä", koko sopimuskauden ajan.
3.1.1. Tilaajan tietojen siirto
Tilaajan olemassa olevien tietojen osalta Tilaaja voi tilata Toimittajalta erillisveloitettavana työnä tietojen siirtoa järjestelmään. Tietojen siirrosta maksetaan tuntihintana 60 euroa per tunti (Alv 0 %) Tilaajan määrittelemässä laajuudessa. Jättämällä tarjouksen hankintamenettelyyn tarjoajan katsotaan hyväksyneen tämän ehdon. Tilaajan määrittelemiä tietoja siirretään ainakin järjestelmistä Tampuuri, Logic, DB Partners ja Falcon. Tietojensiirto tulee toteuttaa käyttöönottoprojektin aikana.
Toimittajan tulee ennen työn aloittamista esittää tilaajalle arvio tietojen siirron työmäärästä, jonka tilaaja hyväksyy ennen työn käynnistämistä.
3.2. Toimittajalta edellytettävät vaatimukset
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Asian varmistamiseksi tarjoajan on toimitettava pyydettäessä Vastuu Group -palvelun voimassa oleva Luotettava Kumppani-raportti tai muut vastaavat todistukset tai dokumentit. Selvityksistä on käytävä ilmi tilaajavastuulain edellytysten täyttyminen. Mikäli selvityksiä ei ole toimitettu pyydettäessä tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös. Valittu toimittaja toimittaa tilaajavastuulain mukaiset raportit vuosittain hankintayksikölle.
Tarjoajan tulee tarjouksessaan nimetä yhteyshenkilö, jonka kanssa hankintayksikkö toteuttaa sopimus- ja laskutusasiat.
3.2.1. Muut soveltuvuusvaatimukset
Tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavanlaisista, kiinteistöalan erityispiirteet huomioivista järjestelmätoimituksista. Tarjouksessa on esitettävä vähintään kaksi (2) referenssisuoritusta, jotka on toimitettu vuonna 2023 tai sen jälkeen.
Hyväksyttävänä referenssinä pidetään järjestelmätoimitusta, jossa tässä hankintamenettelyssä esitetyt vähimmäisvaatimusominaisuudet ovat olleet tuotantokäytössä vähintään kolme (3) kuukautta. Referenssisuoritusten tulee lisäksi vastata laajuudeltaan ja vaativuudeltaan tilaajan toimintaa ja niiden tulee käsittää tilaajan kaltaisen vuokrataloyhtiön tai vastaavan kiinteistömassan (vähintään 600 huoneistoa) sisältävä kokonaisuus, mukaan lukien teknisen ylläpidon tehtävät sekä tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyn ehtojen huomiointi. Referenssien on kohdistuttava hankinnan kohteena olevaan palveluun.
Tilaajan kiinteistömassa käsittää tarjouspyynnön julkaisuhetkellä noin 1600 huoneistoa ja tilaajalla on välivuokrauksessa lisäksi noin 600 huoneistoa. Kiinteistöjä on noin 60 kappaletta.
Referenssitietojen tulee sisältää tieto kohteiden yhteystiedoista (tilaaja, tilaajan yhteyshenkilö sekä yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite). Hankintayksiköllä on oikeus tarkastaa esitetyn referenssisuorituksen tiedot.
Tilaaja edellyttää, että selvitys referenssisuorituksista annetaan tarjouksen liitteenä tarjouspyynnön liitteellä 05 Referenssiselvityslomake tai muulla vastaavalla vähintään samat sisällöt sisältävällä asiakirjalla tietojen riittävyyden, oikeellisuuden, helppolukuisuuden sekä tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi.
Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, jonka korvaussumma on vähintään 500 000 euroa ja joka on riittävä suhteessa palvelun laajuuteen ja riskeihin nähden. Vastuuvakuutustodistusta ei tarvitse liittää tarjoukseen, mutta voimassa oleva todistus on esitettävä hankintayksikölle erikseen pyydettäessä.
3.2.2. Toimituksen kannalta kriittisen henkilöstön osaaminen
Tarjoajan tulee nimetä käyttöönottoprojektista vastaava henkilö (vähintään yksi (1) henkilö) ja tuotantokäytön aikaisesta asiakastuesta vastaavat henkilö (vähintään yksi (1) henkilö) sekä kuvata heidän osaamisensa, kokemuksensa ja roolinsa tarjouksessa. Nimettyjen henkilöiden tulee omata vähintään kahden (2) vuoden kokemus SaaS-pohjaisten kiinteistöhallinnon ohjelmistojen käyttöönotoista ja ylläpidosta sekä riittävä suomen kielen taito hankinnan kohteena olevan palvelun käyttöönoton, koulutuksen ja jatkuvan tuen toteuttamiseen.
Tilaajalla on oikeus arvioida nimettyjen henkilöiden osaamisen ja kokemuksen riittävyys hankinnan kohteen toteuttamisen kannalta. Mikäli tilaaja katsoo, etteivät nimetyt henkilöt täytä tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia tai heidän osaamisensa ei muutoin ole tehtävän hoitamiseen riittävä, tilaajalla on oikeus pyytää tarjoajaa nimeämään tilalle vaatimukset täyttävät henkilö tai henkilöt tai hylätä tarjous tarjouspyynnön vastaisena.
Valittavan toimittajan on varauduttava henkilövaihdosriskiin ja kyettävä nimeämään mahdollinen korvaava henkilö samoin periaattein.
3.2.3. Poissulkuperusteita ja pakotteita koskeva sopimusehto
Euroopan unioni ja Yhdistyneet kansakunnat ovat asettaneet ja saattavat tulevaisuudessa asettaa pakotteita lainsäädännön ja/tai toimielintensä päätöksillä. Jättämällä tarjouksen tähän hankintamenettelyyn Tarjoaja vakuuttaa, että edellä tarkoitettuja pakotteita ei ole asetettu 1) Tarjoajalle, 2) Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenille tai määräys-, edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttäville henkilöille, 3) Tarjoajan välittömille tai välisille omistajille eikä 4) em. tahojen puolesta tai johdolla toimiville luonnollisille henkilöille, oikeushenkilöille, yhteisöille tai elimille. Lisäksi Tarjoaja vakuuttaa, ettei sen toiminta tai sen tuottamien tuotteiden tai palvelujen käyttö riko em. pakotteita.
Edellä esitetyt vaatimukset ja määräykset koskevat myös mahdollisia voimavara-alihankkijoita ja mahdollisen ryhmittymän kaikkia jäseniä sekä sellaisia Tarjoajan mahdollisia alihankkijoita, jotka osallistuvat hankinnan toteuttamiseen. Tarjoaja ilmoittaa välittömästi Tilaajalle, jos em. pakotteita asetetaan yhdellekään em. tahoista. Tarjoaja antaa pyynnöstä viipymättä Tilaajalle tiedot välittömistä tai välillisistä omistajistaan, alihankkijoistaan ja muista edunsaajistaan. Lisäksi Tarjoaja sitoutuu ilmoittamaan viipymättä Tilaajalle, jos hankintaan liittyvät suoritukset voivat välillisesti tai välittömästi päätyä tai ovat päätyneet pakotteiden kohteena olevalle taholle.
Jos 1) Euroopan unioni tai Yhdistyneet kansakunnat asettavat tai ovat asettaneet Tarjoajalle tai yllä mainituille tahoille pakotteita tai 2) hankintaan liittyvät suoritukset voivat päätyä tai ovat päätyneet välillisesti tai välittömästi taholle, jolle on asetettu tässä kohdassa tarkoitettuja pakotteita, Tilaaja voi irtisanoa tämän hankintamenettelyn sopimuksen päättymään välittömästi joko kokonaan tai niiden tuotteiden, toimitusten tai palvelujen osalta, joihin pakotteet kohdistuvat. Jos tämän kohdan mukaisia vakuutuksia tai ehtoja on rikottu, Tarjoaja on velvollinen korvaamaan Tilaajalle kaikki sille aiheutuneet vahingot.
Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, jos toimittajaa tai tämän alihankkijaa rasittaa julkisia hankintoja koskevassa lainsäädännössä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste tai julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 81 §:n 1 momentin 3-11 kohdissa tarkoitettu harkinnanvarainen poissulkemisperuste tai Euroopan unionin tai Yhdistyneiden kansakuntien (YK) kohdistama pakote taikka Suomen viranomaisten asettama pakote tai varojen jäädyttämispäätös, vaikka peruste olisi syntynyt vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen.
Tarjoaja on velvollinen toimittamaan tilaajalle pyydettäessä viivytyksettä kaikki ne tiedot, jotka ovat tarpeen mahdollisen pakotteiden alaisuuden todentamiseksi sekä ilmoittamaan tilaajalle, mikäli sen toimitusketjussa tapahtuu sopimuskauden aikana muutoksia, jotka vaikuttavat pakotteiden alaisuuden arviointiin.
3.3. Hankintayksikön oikeus tutustua tarjottavaan palveluun
Hankintayksikkö voi ennen hankintapäätöksen tekemistä mutta tarjousajan päättymisen jälkeen järjestetää tarjoajakohtaisen tutustumistilaisuuden, jossa hankintayksikkö arvioi, täyttääkö tarjottu palvelu tarjouspyynnössä asetetut pakolliset vähimmäisvaatimukset sekä vastaako palvelu tarjouksessa esitettyjä tietoja. Arviointi perustuu yksinomaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä (erityisesti liite 01 Vaatimuslista) asetettuihin vaatimuksiin.
Tilaisuus järjestetään ensisijaisesti hankintayksikön tiloissa. Poikkeustapauksessa tilaisuus voidaan hankintayksikön suostumuksella toteuttaa myös etäyhteydellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta muuttaa tai täydentää tarjoustaan tilaisuuden aikana. Tilaisuudessa esitettyjen tietojen tulee vastata tarjouksessa annettuja tietoja.
Mikäli tilaisuuden perusteella todetaan, että tarjottu palvelu ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja pakollisia vähimmäisvaatimuksia tai tarjoajan tarjouksessa esittämät tiedot ovat olennaisilta osin virheellisiä tai harhaanjohtavia suhteessa tilaisuudessa todettuun, hankintayksikkö sulkee kyseisen tarjouksen tarjouskilpailusta. Tilaisuudessa tehtävää arviointia ei käytetä tarjousten vertailuperusteena.
3.4. Käyttöönottoprojekti
Tarjoajalla on oltava palvelun käyttöönotosta valmis projektisuunnitelma, jossa pitää olla kuvattuna vähintään;
Tästä projektisuunnitelmasta tilaaja ja toimittaja yhdessä muodostavat varsinaisen käyttöönottoprojektin liitteen 01 Vaatimuslista mukaisesti. Projektisuunnitelmaa ei arvioida tarjousten vertailussa, mutta projektisuunnitelman laadinta ja toimittaminen osana tarjousta on hankintamenettelyssä asetettu ehdoton vaatimus. Tilaaja arvioi saadun selvityksen perusteella tarjoajan kyvyn suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tilaaja voi tarvittaessa antaa mahdollisuuden täsmentää tai kehittää suunnitelmaa tarjousten avaamisen jälkeen poikkeuksena hankintalain pääsääntöön tarjousasiakirjojen lopullisuudesta. Projektisuunnitelman täsmentäminen ei saa johtaa tarjouksen olennaiseen muuttamiseen.
Käyttöönottoprojektiin sovelletaan JIT 2025 -sopimusehtojen mukaisia hyväksymismenettelyjä ja käyttöönottoprojekti päättyy, kun tilaaja on hyväksynyt projektin kaikilta osin. Käyttöönottoprojektin hyväksyntä tilaajan toimesta on myös edellytys toimittajan laskutuksen käynnistymiseen, ellei tilaaja erikseen muuta hyväksy.
Tuotantokäyttöön siirtyminen edellyttää tilaajan hyväksyntää. Mikäli järjestelmä ei käyttöönottoprojektin aikana täytä sovittuja vaatimuksia eikä toimittaja korjaa puutteita JIT-ehtojen mukaisessa ajassa, tilaajalla on oikeus olla siirtämättä järjestelmää tuotantokäyttöön sekä soveltaa JIT-ehtojen mukaisia oikeussuojakeinoja, mukaan lukien sopimuksen purkaminen.
3.5. Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD) ja rikosrekisteriote
Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa yhteinen eurooppalainen hankinta- asiakirja (ESPD) alustavana näyttönä siitä, että voimassa olevan hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet eivät rasita tarjoajaa sekä siitä, että tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Tarjoaja voi käyttää samaa yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa useissa hankintamenettelyissä osoituksena vaatimusten täyttymisestä edellyttäen, että tarjoaja vahvistaa asiakirjan sisältämien tietojen olevan edelleen voimassa ja vastaavan tämän tarjouspyynnön asettamia vaatimuksia.
ESPD-asiakirjan voi toimittaa joko sähköisellä, muokattavalla lomakkeella täytettynä (Liite 06 ESPD-asiakirja pdf-muodossa tai Liite 08 ESPD-asiakirja word- muodossa) tai sähköisessä ESPD-palvelussa (Liite 07 ESPD.xml). Liitettä 07 ESPD.xml voi hyödyntää Euroopan komission suosittelemilla työkaluilla. Lista työkaluista löytyy osoitteesta https://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/digital/espd_fi .
ESPD-asiakirja on mahdollista luoda myös Hilma-palvelussa, ja tällaisessa tapauksessa järjestelmän tuottama asiakirja pdf-muodossa tulee sisällyttää tarjousasiakirjoihin Kilportissa. Opasvideo ESPD:n täyttämiseen Hilmassa löytyy osoitteesta https://youtu.be/urd8yLcfAso sekä Hilman Ohjeet ja vinkit-osiosta.
Hankintayksikkö tarkistaa lisäksi voittaneen tarjoajan osalta rikosrekisteriotteen, joten tarjoajan kannattaa varautua esittämään tarjoajan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antama ote rikosrekisteristä. Rikostaustan selvittämiseksi esitetty rikosrekisteriote ei saa olla kahtatoista kuukautta vanhempi. Rikosrekisteriotteen voi tilata Oikeusrekisterikeskuksesta. Rikosrekisteriotetta ei kuitenkaan liitetä tarjoukseen, sillä se pyydetään vain valitulta palveluntuottajalta.
Tarjouksen hinnoittelun tulee sisältää kaikki palvelun kustannukset. Tarjoushinnat annetaan liitteellä 02 Hintaliite euroina, alv 0 %, siinä annettujen ohjeiden mukaisesti.
Palvelun hinta sisältää matka- ja majoituskustannukset, päivärahat ja ylityökorvaukset eikä niitä veloiteta erikseen. Toimittaja ei myöskään ole oikeutettu veloittamaan korvausta matka-ajasta.
4.1. Erillismaksujen transaktiokulut
Mikäli tarjoaja tarjoaa lisäpisteytettävän ominaisuuden "Vuokranmaksu, erillislaskun maksumahdollisuus", näistä syntyvät transaktiokulut saa läpilaskuttaa Tilaajalta, eikä näitä huomioida liitteellä 02 Hintaliite. Kulujen pitää olla kuitenkin yleisesti hyväksyttyjä ja läpinäkyvästi laskutettuja, ja Tilaajalla on aina oikeus tarkistaa kulujen todenmukaisuus ja olla hyväksymättä näistä esitettyjä perusteettomia lisäkuluja. Tilaaja ei hyväksy Amex-kuluja.
Transaktiokuluilla tarkoitetaan maksunvälittäjän tai muun kolmannen osapuolen perimiä maksuja, joihin toimittaja ei voi kohtuudella vaikuttaa.
Edellä mainittuja transaktiokuluja ei huomioida liitteellä 02 Hintaliite tarjousten yhteismitallisuuden ja vertailtavuuden varmistamiseksi.
4.2. Hintamuutokset sopimuskauden aikana
Tarjoushinnan tulee olla kiinteästi voimassa 1.1.2029 saakka. Hinnanmuutosesityksissä noudatetaan JIT 2025 yleisiä sopimusehtoja, mutta ehtojen kohtaa 7 (9) täsmennetään seuraavasti: Jos kumpi tahansa osapuolista irtisanoo sopimuksen, toimittaja on velvollinen soveltamaan irtisanomishetkellä voimassa olleita hintoja kahdentoista (12) kuukauden ajan irtisanomisilmoituksen tekemisestä.
Toimittajalla on oikeus sopimusehdoista huolimatta huomioida ns. transaktiokulujen todelliset hinnanmuutokset, mikäli sopimusosapuolten ulkopuolinen kolmas osapuoli niitä muuttaa. Tilaajalla on tällöin aina oikeus tarkistaa hinnanmuutoksen peruste.
Hinnanmuutosesitys voi olla yksittäisellä kerralla korkeintaan kaksi (2) prosenttiyksikköä suhteessa voimassa olevaan sopimushintaan.
Toimittajan on esitettävä tilaajalle hintojen muuttamista kirjallisesti viimeistään 30.06. mennessä. Hinnanmuutosesityksen yhteydessä toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys hinnanmuutosesityksen perusteena olevasta kustannuskehityksestä. Tilaajalla on oikeus esittää toimittajalle hintojen muuttamista kirjallisesti viimeistään 30.06. mennessä.
Mikäli hintojen muutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, sopijapuolella on oikeus irtisanoa hankintasopimus kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen voimaantuloa. Jos sopijapuoli irtisanoo hankintasopimuksen, toimittaja on velvollinen soveltamaan muuttamattomia hintoja irtisanomisajan.
Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin edullisuusperustein alla mainittujen arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteerinä on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta. Arviointikriteerinä tarjoushinnan lisäksi on tarjouksessa annetut laadulliset vertailukriteerit.
5.1. Laatupisteet, painoarvo 17 % , max 17 pistettä
Tarjous voi saada laatupisteitä liitteen 01 Vaatimuslista sisällön mukaisesti. Mikäli Vaatimuslistassa mainittu lisäpisteytettävä toiminnallisuus sisältyy tarjottavaan järjestelmään, tieto tulee selittää yksiselitteisesti liitteellä 02 Hintaliite vastaamalla "Kyllä" kyseisen toiminnallisuuden kohtaan. Toiminnallisuuden toteutumisen voi tarkentaa projektisuunnitelmassa tai Hintaliitteellä. Mikäli toiminnallisuutta ei tarjottavassa järjestelmässä ole, jätetään kyseisen toiminnallisuuden kenttä tyhjäksi eikä siitä myönnetä lisäpisteitä. Laatupisteitä voi saada enintään 17 pistettä.
5.2. Tarjoushinta, painoarvo 83 %, max 83 pistettä
Hinnan painoarvot pisteytetään siten, että halvin tarjoushinta tarjousten vertailuluvun mukaisesti saa 83 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan kaavalla halvin tarjous/tarjous x 83.
5.3. Arvioinnin toteutus
Eniten pisteitä saanut tarjous valitaan hankinnan toimittajaksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. Mikäli tarjousvertailussa voittajaksi sijoittuu yksi tai useampi tarjous täysin samanarvoisina, tarjouskilpailun voittaja ratkaistaan arpomalla.
6.1. Maksuehto ja laskutusehto
Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutus tulee toteuttaa kuukausittain jälkikäteen tai muulla osapuolten yhdessä hyväksymällä ja sopimalla tavalla.
6.2. Hankintasopimus
Kirjallinen hankintasopimus laaditaan, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman. Sopimuksen luonnosversio on tämän tarjouspyynnön liitteenä 03 Hankintasopimusluonnos.
6.3. Palvelun toteutuminen ja sen seuranta
Palvelun toimivuutta seurataan tilaajan ja toimittajan yhteisissä palavereissa sekä SLA-ehtojen mukaisesti.
Liitteessä 01 Vaatimuslista on muun ohella esitetty, että "Vaatimuksen on täytyttävä siinä vaiheessa, kun järjestelmä otetaan tuotantokäyttöön.". Mikäli yksi (1) tai useampi vaatimus ei täyty järjestelmän tuotantokäytön alkaessa, on tilaajalla oikeus pidättäytyä laskujen maksamisesta siihen saakka, kunnes kaikki vaatimukset täyttyvät.
Muiden kuin hankintasopimuksen kohdassa 5.1. esitettyjen laiminlyöntien ja puutteellisten suoritusten osalta sovelletaan seuraavaa:
Mikäli toimittaja on laiminlyönyt palvelutasovaatimuksen tai muun hankinta-asiakirjoissa edellytetyn vaatimuksen eikä palvelusuoritus siten täytä hankintasopimuksen laatuvaatimuksia, hankintayksikkö reklamoi kirjallisesti toimittajaa havaituista puutteista. Toimittajalla on velvollisuus vastata reklamaatioon viimeistään yhden (1) työpäivän kuluessa sekä viimeistään seuraavien viiden (5) työpäivän aikana korjata puutteelliset suorituksensa.
Mikäli palvelusuoritusta ei reklamaatiosta huolimatta ole tehty edellä sovitussa ajassa tai suoritteen laatua ei reklamoinnista huolimatta ole kohtuullisessa ajassa saatu vastaamaan hankinta-asiakirjoissa ilmenevää ja hankintasopimuksessa sovittua palvelutasovaatimusta, on hankintayksiköllä oikeus vähentää sopimushinnasta ensimmäisenä sopimussakkomaksuna 0 euroa (alv 0 %). Saman reklamaation toinen sopimussakkomaksu on 250 euroa (alv 0 %) ja seuraavat sopimussakkomaksut aina 1000 euroa (alv 0 %) kunnes suorite täytetään.
Sopimussakkomaksujen yhteenlaskettu enimmäismäärä on rajoitettu hankintasopimuksen arvoon. Sopimussakkomaksun määrä vähennetään välittömästi kohdekuukauden tai seuraavan kuukauden palvelumaksusta.
6.3.1. Vahingonkorvausmenettely
Toimittaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka toimittaja, toimittajan työntekijä, tai toimittajan alihankkija tai toimittajan sopimuksen mukaisen toiminnan täyttämisessä mahdollisesti käyttämä muu osapuoli virheellään tai laiminlyönnillään tai muulla moitittavalla toimella palvelun tuottamisessa aiheuttaa. Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 §:ssä säädetyllä tavalla.
6.4. Sopimusehdot
Hankintaan sovelletaan hankinta-asiakirjoista mahdollisesti ilmenevin muutoksin Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2025) ja niiden liitettä 6. Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (JIT 2025 – Palvelut verkon kautta) sekä JIT2025 Henkilötietojen käsittelyn ehtoja.
Koska tilaaja on liitteellä 01 Vaatimuslista esittänyt palvelun vähimmäisvaatimukset, JIT-ehtojen mukaista palvelukuvausta ei tarvitse erikseen tehdä, vaan siinä tarkoitetut tiedot on esitetty tarjoajan projektisuunnitelmassa tarjouspyynnön kohdan 3.4. mukaisesti.
6.5. Henkilötietojen käsittely
Valittu toimittaja sitoutuu kaikilta osin toimittamaan palvelun kulloinkin voimassa olevan, tarjouspyynnön julkaisuhetkellä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, mukaisesti. Hankintasopimuksen osapuolet noudattavat voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja henkilötietojen suojan ja käsittelyn osalta. Jokainen osapuoli vastaa osaltaan siitä, että palvelun kohteen henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön, hankintasopimuksen ja tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti ja ainoastaan hankintasopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Tilaaja toimii tilojen käyttäjien asiakastietojen rekisterinpitäjänä ja toimittaja toimii tehtäviensä osalta tietojen käsittelijänä. Osapuolet sopivat henkiötietojen käsittelystä tarkemmin hankintasopimuksessa.
6.6. Ryhmittymänä tehty tarjous
Tarjous voidaan jättää ryhmittymänä. Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Mikäli tarjouksen jättää ryhmittymä, tarjouksessa on ilmoitettava miltä osin ryhmittymän jäsenet tulevat vastaamaan sopimuksen mukaisista suoritteista ja minkälaiseen yhteistyöhön ja sopimukseen ryhmittymän jäsenten vastuut ja velvoitteet perustuvat. Tarjoajien välinen yhteistyö ei saa kuitenkaan johtaa tarjouskartelliin tai muuten vaarantaa tarjoajien yhdenvertaista kohtelua.
Tilaaja hakee kokonaisratkaisua, joka voidaan toimittaa kahden (2) tai useamman ohjelmiston yhteisratkaisuna, mikäli näiden välillä tiedonsiirto ja toiminnallisuudet kyetään varmistamaan hyvin. Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi päävastuullinen organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa.
Tarjouksessa tulee ilmoittaa, että hakemus on tehty ryhmittymänä. Myös kaikki ryhmittymän jäsenet tulee ilmoittaa tarjouksessa. Kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista allekirjoittamalla hankintasopimuksen. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi.
6.7. Kartelliehto
Toimeksisaaja vahvistaa hankintasopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole sopimuksen tarjouskilpailun aikana tai sopimuksentekohetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli toimeksisaajan todetaan lainvoimaisella päätöksellä syyllistyneen edellä mainittuun kilpailulain tarkoittamaan elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin), toimeksisaaja on velvollinen suorittamaan tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetun ja maksetun palvelun kokonaisarvosta korkoineen vaatimuspäivästä lukien ja korvaamaan sopimussakon määrän ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi toimeksisaajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä.
7.1. Hankintaa koskevat lisätietopyynnöt
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää suomeksi Kilport-palvelussa osoitteessa https://kilport.fi viimeistään 31.7.2026 kello 16.00 mennessä. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport-palvelun käyttäjäksi. Esitetyt kysymykset näkyvät nimettöminä niin, että kysymyksen esittäjää ei voida kysymyksestä tunnistaa. Kysymykset tulee muotoilla siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset näkyvät rekisteröityneillä käyttäjillä avoimesti ja anonyyminä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman nopeasti ja viimeistään 6.8.2026 kello 22.00 mennessä.
Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä mahdolliset lisäkirjeet ja käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata.
7.2. Hankinnan ilmoitusten tilaaminen
Tarjoaja voi antaa halutessaan Kilport-järjestelmässä sähköpostiosoitteensa kohdassa "Tilaa hankintaan liittyvät ilmoitukset". Antamalla sähköpostiosoitteen oheiseen kenttään tarjoaja voi tilata hankintaa koskevat ilmoitukset automaattisesti annettuun sähköpostiosoitteeseen. Järjestelmä lähettää tällöin tiedon mahdollisiin kysymyksiin annetuista vastauksista ja tarjoajan on helppoa saada ajankohtaisia tietoja hankintaan liittyen. Ilmoitusten tilaus on hankintamenettelykohtainen niin, että sähköpostiosoitteita ei käytetä muissa hankinnoissa. Tiedot sähköpostiosoitteista hävitetään automaattisesti viimeistään 30 päivää hankinnan tarjousajan päättymisen jälkeen eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin.
Tarjoajien tulee varmistaa, että tarjous sisältää hankinta-asiakirjoissa mainitut, pakolliset tiedot ja että annetut tiedot ovat asiakirjoista helposti luettavissa ja löydettävissä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot.
8.1. Tarjousten jättäminen
Tarjousaika päättyy 14.8.2026 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport- palveluun osoitteessa https://kilport.fi.
Hankintayksikkö suosittelee, että tarjoaja tutustuu Kilport-palvelun toimintaan huolellisesti ja hyvissä ajoin ja jättää tarjouksensa myös riittävän ajoissa. Tarjous on turvallista jättää hyvissä ajoin ennen tarjousajan päättymistä, sillä annetut tarjoukset eivät tule tilaajan tietoon ennen tarjousajan päättymistä. Mikäli Kilport-palvelussa esiintyy sen käytettävyyteen liittyvä häiriö, joka estää tarjouksen jättämisen määräajassa, hankintayksikkö voi mahdollisuuksiensa mukaan muuttaa hankintailmoituksella esitettyä tarjousten määräaikaa, mutta on tilanteita joissa muutosta ei voida tehdä. Siksi tarjoaja vastaa siitä, että sen tarjous on jätetty Kilport-palveluun tarjouksille varatun määräajan aikana.
Hankintayksikkö suosittelee, että tarjoaja ei käytä tarjouksessaan yleisiä tarjousasiakirjapohjiaan, vaan tarjouksessa annettavat tiedot annettaisiin tarjouspyynnön liitteenä olevilla asiakirjoilla sekaannusten ja tarjouspyynnön ehtoja vastaamattomien ehtojen esittämisen välttämiseksi.
Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä, johon tarjous on turvallista jättää. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan umpeutumista. Tarjoajan tulee rekisteröityä tai kirjautua Kilport-palveluun osoitteessa https://kilport.fi. Rekisteröinnistä yritys saa itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolla pääsee kirjautumaan Kilportiin. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.
8.2. Liike- ja ammattisalaisuudet
Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjousasiakirjoihin sisältyy julkisuuslain nojalla salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia, tarjoajan tulee merkitä nämä yksityiskohtaisesti tarjoukseensa ja samalla perustella, miksi kyseiset tiedot ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdassa tarkoitettuja salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia. Tarjoukseen ladattavia liitteitä ei voi merkitä kokonaisuudessaan liikesalaisuudeksi, vaan liitteisiin tulee merkitä selkeästi ja yksiselitteisesti miltä osin ne sisältävät liikesalaisuuksia. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä.
Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liike- ja ammattisalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, hankintayksiköllä on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan.
Liite 00 Liiteasiakirjat (ZIP-tiedosto), joka sisältää asiakirjat:
Liite 01 Vaatimuslista
Liite 02 Hintaliite
Liite 03a Hankintasopimusluonnos
Liite 03b Palvelutasoehdot
Liite 04a JIT 2025 Henkilötietojen käsittelyn ehdot
Liite 04b JIT 2025 Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus
Liite 04c JIT 2025 liite 6 Palvelut verkon kautta
Liite 04d JIT 2025 yleiset ehdot
Liite 05 Referenssiselvityslomake
Liite 06 ESPD-asiakirja pdf-muodossa
Liite 07 ESPD-asiakirja xml-muodossa
Liite 08 ESPD-asiakirja word-muodossa
Liite 09 Suodatustoimintoesimerkki
Tarjoukseen on sisällytettävä vähintään alla olevat tiedot:
ESPD-asiakirja täytettynä
Liite 02 Hintaliite täytettynä
Liite 05 Referenssiselvityslomake täytettynä (mikäli tiedot eivät sisälly ESPD-asiakirjaan)
Projektisuunnitelma (vapaamuotoinen, mutta pakollinen)