1.1 Hankintayksikkö
Länsirannikon Koulutus Oy WinNova järjestää toisen asteen ammatillista perus-, lisä- ja täydennyskoulutusta, oppisopimuskoulutusta sekä muuta ammatillista koulutusta. Työelämän kehittäminen on ammattikoulutuksen ohella keskeinen ydintehtävä. WinNovan työelämälle suunnatuissa palveluissa yhdistyvät ammatillisen koulutuksen vahva osaaminen sekä pitkäaikainen kokemus yrityksille ja julkisen sektorin työyhteisöille tarjottavista koulutus- ja kehittämispalveluista.
Yhtiön toiminimi on Länsirannikon Koulutus Oy ja aputoiminimi on WinNova, joka toimii myös oppilaitoksen nimenä. Yhtiön kotipaikka on Rauma. Yhtiön tarkoituksena ei ole tavoitella voittoa eikä se jaa omistajilleen osinkoa, vaan mahdollinen voitto on käytettävä yhtiön oman toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen. Länsirannikon Koulutus Oy WinNovan omistavat Porin, Rauman ja Laitilan kaupungit sekä Porin Aikuiskoulutussäätiö. Yhtiö kuuluu Porin kaupunkikonserniin. WinNovan toimipisteet sijaitsevat Satakunnan ja Vakka-Suomen alueella. Henkilöstöä on yhteensä noin 540.
1.2. Kilport –palvelu
Länsirannikon Koulutus Oy WinNova käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport -kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankinta julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavalla. Tarjousten jättäminen Kilport -järjestelmään opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen".
Hankintayksikkö pyytää tarjousta muuttopalveluista sekä oppimisympäristöjen pienimuotoisista asennustöistä. Muuttotyössä on kyse WinNovan eri toimipaikkojen sisällä sekä niiden välillä tapahtuvasta kalusteiden muuttotyöstä. Asennustyöllä tarkoitetaan oppimisympäristöihin tehtäviä kaluste- tms. asennuksia (esim. kellot, taulut, heijastepinnat).
2.1. Sopimusaika
Sopimuskausi alkaa kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista 31.12.2023. Hankintayksikön tavoitteena on saada sopimuskausi alkamaan 16.8.2021 alkaen.
2.2. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä hankintalain (1397/2016) 32 § mukaisella avoimella menettelyllä mainitun lain kansallisen kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana. Tarjous kaikkine asiakirjoineen on tehtävä suomen kielellä. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
Tarjousten tulee olla sitovana voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta viimeisestä tarjouksen sisäänjättöpäivästä lukien.
Hankintaan sovelletaan hankinta-asiakirjoista ilmenevin muutoksin tai poikkeuksin julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut, päivitysversio Huhtikuu 2017).
2.2.1. Puitejärjestely
Puitejärjestelyyn valitaan 1-3 palveluntuottajaa. Hankinnan ennakoitu arvo on 150 000 - 160 000 euroa koko sopimuskauden ajalta. Hankintayksikkö ei kuitenkaan sitoudu tiettyyn hankintamäärään. Tilattavat palvelut tilataan hankintayksikön kulloisenkin tarpeen mukaan ja niiden hintojen ja muiden ehtojen osalta noudatetaan tarjouksessa annettuja tietoja.
Hankintasopimus ei koske kaikkia tilaajan muuttopalveluiden tarpeita eikä hankintasopimus tuota valituille palveluntarjoajille yksinoikeutta kaikkiin tilaajan muuttopalveluhankintoihin. Tilaajalla on kuitenkin pyrkimys hyödyntää tätä hankintasopimusta mahdollisimman laajasti.
Tilaukset palveluntuottajilta tehdään ensisijaisesti hankintapäätöksen sijoittumisjärjestyksen perusteella. Jos etusijajärjestyksen perusteella ensisijainen palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan tilausta, tilaus voidaan tehdä etusijajärjestyksessä seuraavalta palveluntuottajalta.
Etusijajärjestyksestä voidaan poiketa myös, mikäli
Puitejärjestely ei velvoita tilaajaa ostamaan palvelua kaikilta palveluntuottajilta. Järjestely ei tuota puitejärjestelyyn valituille palveluntuottajille yksinoikeutta hankintasopimuksessa määriteltyihin palveluihin. Tilaajalla on pyrkimys edistää kumppanuutta puitesopimuskumppanien kanssa ja tilaaja pyrkii käyttämään hankinnoissaan puitejärjestelyä mahdollisimman laajasti.
2.2.1. Hankintamenettelyn yleisiä periaatteita
Julkisessa hankinnassa annettu tarjous on tekijäänsä sitova ja velvoittava. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa eikä yksipuolisesti peruuttaa. Tarjous on toimitettava hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen, pyydetyllä tavalla ja annetussa määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta oikein on tarjouksen tekijällä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen eikä se saa sisältää omia ehtoja. Vaatimus on ehdoton ja koskee niin tarjoajan soveltuvuutta, tarjouksen sisältöä, pyydettyjä asiakirjoja kuin myös tarjouksen liitteitä.
Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan.
Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee pyytää tarjousaikana ja tämän tarjouspyynnön kappaleen 7 ohjeiden mukaisesti. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
Hankintayksikkö ei anna väliaikatietoja saaduista tarjouksista, hankintapäätöksen valmistelusta eikä sen aikataulusta.
3.1. Palveluntuottajalta edellytettävät vaatimukset
3.1.1. Yrityksen kelpoisuusehto
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Asian varmistamiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseen Vastuu Group -palvelun voimassa oleva Luotettava Kumppani-raportti tai muut vastaavat todistukset tai dokumentit. Selvityksistä on käytävä ilmi tilaajavastuulain edellytysten täyttyminen. Mikäli selvityksiä ei ole toimitettu tarjouksessa tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös. Puitejärjestelyyn valitut palveluntuottajat toimittavat tilaajavastuulain mukaiset raportit vuosittain hankintayksikölle.
Tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavanlaisesta palvelutuotannosta ja tarjouksessa on esitettävä selvitys vähintään yhdestä (1) referenssikohteesta vuodelta 2018, 2019, 2020 tai 2021. Esitettävän referenssiselvityksen tulee sisältää tieto kohteen yhteystiedoista (tilaaja, lyhyt kuvaus palvelun sisällöstä, tilaajan yhteyshenkilö sekä yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite). Tilaajalla on oikeus selvittää esitetyn referenssisuorituksen tietojen oikeellisuus. Referensseillä tarkoitetaan toteutettuja suorituksia, joiden perusteella hankintayksikkö voi arvioida tarjoajan teknistä ja taloudellista kyvykkyyttä hankinnan kohteena olevan palvelukokonaisuuden suorittajana.
Kaikkien tarjouksessa annettavien todistusten ja selvitysten tulee olla ajantasaisia, enintään kolme (3) kuukautta vanhoja sekä voimassa tarjousajan päättymishetkellä. Tarjoajan tulee varmistaa, että kaikkien hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten täyttyminen on selvästi ja yksiselitteisesti todennettavissa tarjousasiakirjoista.
3.2. Palvelun tuottamiseen kohdistuvat vaatimukset
Muuttotyöt
Muuttotyö tapahtuu palveluntuottajan kalustolla, ellei muuta ole erikseen sovittu. Tarjouksessa tulee kuvata tarjouksen tehneen yrityksen muuttotyössä käytettävä kalusto. Mikäli muuttotyössä käytetään muuta kuin tarjoajan kalustoa sovitaan siitä aina tapauskohtaisesti erikseen. Muuttotyön tarjoajalla on oltava asianmukaiset työ- ja apuvälineet laadukkaan muuttotyön toteuttamiseksi sekä riittävästi osaavaa henkilöstöä. WinNovalla on toimipaikkoja Ulvilassa, Porissa, Raumalla, Laitilassa ja Uudessakaupungissa. Pääosa muutoista tapahtuu näissä kaupungeissa tai niiden välillä. Suuremmista muutoista määritellään enimmäistuntimäärä hankkeittain.
Tarjoushinnassa on huomioitava, että tilatun työn laskutus alkaa toimipaikalla. Matka-ajalta tai matkustamisesta (kilometrikorvaus) ei voi periä kustannuksia, ellei siitä ole erikseen sovittu. Kun kulkeminen ajoneuvolla tapahtuu kuormattuna (muuttotyö) maksetaan tästä tunti- ja kilometrikustannukset tarjouksen perusteella tehdyn sopimuksen mukaisesti.
Pienimuotoiset asennustyöt
Asennustyöllä tarkoitetaan tässä yhteydessä oppimisympäristöihin tehtäviä kaluste tms. asennuksia (kellot, taulut, heijastepinnat). Asennustyöt ovat luonteeltaan sellaisia, mitkä eivät edellytä erillisiä lupia. Palvelun tilaaja edellyttää, että palveluntuottajalla on käytössään kaikki asennustyön edellyttämät perustyökalut. Tarjoushinnan tulee sisältää kaikki pienimuotoisessa asennustyössä tarvittavat pientarvikkeet kuten ruuvit, aluslevyt, asennuslevyt, kiinnityskulmat, taulukoukut tms.
3.2.1. Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely
Valittu palveluntuottaja sitoutuu kaikilta osin toimittamaan palvelun voimassa olevan tietosuoja-asetuksen sekä hankintayksikön oman tietosuojaohjeistuksen mukaisena. Hankintayksikkö ei voi toimittaa omaa ohjeistustaan hankinta-asiakirjojen liitteenä, joten tietosuojatoimenpiteistä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa.
Palveluntuottajien tulee noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja henkilötietojen suojan ja käsittelyn osalta. Jokainen hankintasopimuksen osapuoli vastaa osaltaan siitä, että palvelukohteiden henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön, hankintasopimuksen ja tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti ja ainoastaan hankintasopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.
3.3. Alihankinta
Palveluntuottajalla on oikeus käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita. Palveluntuottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan sekä vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan hankintasopimuksen mukaisia velvoitteita. Myös alihankkijoiden tulee täyttää hankinta-asiakirjoissa asetetut vaatimukset.
Hankintayksiköllä on oikeus tarkastaa, onko olemassa perusteita alihankkijan poissulkemiseksi hankintalain pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden nojalla. Mikäli alihankkijaa koskee jokin laissa mainittu poissulkemisperuste, tarjoajan on korvattava ehdotettu alihankkija.
Tarjouksen hinnoittelun tulee sisältää kaikki palveluun liittyvät kustannukset. Tarjoushinnat annetaan tarjouslomakkeella (liite 1 Tarjouslomake) euroina, alv 0%. Tarjoushinnat annetaan eriteltyinä seuraavasti:
Muuttotöiden tarjoushinnassa on huomioitava, että tilatun työn laskutus alkaa toimipaikalla. Matka-ajalta tai matkustamisesta (kilometrikorvaus) ei voi periä kustannuksia, ellei siitä ole erikseen sovittu. Kun kulkeminen ajoneuvolla tapahtuu kuormattuna (muuttotyö) maksetaan tästä tunti- ja kilometrikustannukset tarjouksen perusteella tehdyn sopimuksen mukaisesti.
Tarjousten hintavertailu perustuu tarjouslomakkeella (Liite 1 Tarjouslomake) annettavien ja tässä kappaleessa esitettyjen tarjoushintojen yhteenlaskettuun summaan, joka toimii tarjousten hintavertailulukuna.
4.1. Hintamuutokset sopimuskaudella ja mahdollisella optiokaudella
Annettavien tarjoushintojen tulee olla kiinteästi voimassa 31.12.2022 saakka. Tämän jälkeen mahdollisissa hinnanmuutoksissa noudatetaan JYSE 2014 Palvelut (päivitysversio 2017) mukaista menettelyä.
Vaatimukset täyttävistä tarjouksista palveluntuottajiksi valitaan paremmuusjärjestyksessä kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti tarjoukset, jotka ovat hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvimpia. Tavoitteena on valita puitejärjestelyyn 1-3 palveluntuottajaa, ellei vaatimukset täyttäviä tarjoajia ole vähemmän.
6.1. Maksuehdot
Maksuehto on 21 päivää netto. Tilatut palvelut laskutetaan tuntikirjanpidollisen työraportoinnin perusteella kahden (2) viikon välein tai muulla hankintasopimuksessa täsmennettävällä tavalla.
6.2. Hankintasopimus
Kirjallinen hankintasopimus kunkin palveluntuottajan kanssa laaditaan, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman.
6.3. Sopimuserimielisyystilanteet
Mahdollisissa sopimuserimielisyystilanteissa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2014 Palvelut, päivitysversio Huhtikuu 2017) mukaista menettelyä.
7.1. Hankintaa koskevat lisätietopyynnöt
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää suomeksi Kilport-palvelussa osoitteessa https://kilport.fi viimeistään 16.7.2021 kello 16.00 mennessä. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport-palvelun käyttäjäksi. Esitetyt kysymykset näkyvät nimettöminä niin, että kysymyksen esittäjää ei voida kysymyksestä tunnistaa. Tästä syystä kysymykset tulee muotoilla siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset näkyvät rekisteröityneillä käyttäjillä avoimesti ja anonyyminä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman nopeasti ja viimeistään 20.7.2021 kello 22.00 mennessä.
Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata.
7.2. Hankinnan ilmoitusten tilaaminen
Tarjoaja voi antaa halutessaan Kilport-järjestelmässä sähköpostiosoitteensa kohdassa "Tilaa hankintaan liittyvät ilmoitukset". Antamalla sähköpostiosoitteen oheiseen kenttään tarjoaja voi tilata hankintaa koskevat ilmoitukset automaattisesti annettuun sähköpostiosoitteeseen. Järjestelmä lähettää tällöin tiedon mahdollisiin kysymyksiin annetuista vastauksista ja tarjoajan on helppoa saada ajankohtaisia tietoja hankintaan liittyen. Ilmoitusten tilaus on hankintakohtainen niin, että sähköpostiosoitteita ei käytetä
muissa hankinnoissa. Tiedot sähköpostiosoitteista hävitetään automaattisesti viimeistään 30 päivää hankinnan tarjousajan päättymisen jälkeen eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin.
Tarjoajien tulee varmistaa, että tarjous sisältää hankinta-asiakirjoissa mainitut, pakolliset tiedot ja että annetut tiedot ovat asiakirjoista helposti luettavissa ja löydettävissä. Antamalla tarjouksen tarjoaja sitoutuu ja hyväksyy kaikki tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat ehdot sellaisenaan ilman varaumia. Muita sopimusehtoja ei hyväksytä eikä niitä tule liittää tarjoukseen.
8.1. Tarjousten jättäminen Kilport-järjestelmään
Tarjousaika päättyy 28.7.2021 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport- järjestelmään osoitteessa https://kilport.fi.
Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä johon tarjous on turvallista jättää milloin tahansa tarjousaikana. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan päättymistä. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.
8.2. Liike- ja ammattisalaisuudet
Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjousasiakirjoihin sisältyy julkisuuslain nojalla salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia, tarjoajan tulee merkitä nämä yksityiskohtaisesti tarjoukseensa ja samalla perustella, miksi kyseiset tiedot ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdassa tarkoitettuja salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia.
Tarjoukseen ladattavia liitteitä ei voi merkitä kokonaisuudessaan liikesalaisuudeksi, vaan liitteisiin tulee merkitä selkeästi ja yksiselitteisesti miltä osin ne sisältävät liikesalaisuuksia. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä.
Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liike- ja ammattisalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, hankintayksiköllä on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös osoitetaan.
Liite 1 Tarjouslomake
Liite 2 JYSE 2014 Palvelut (päivitysversio 2017) sopimusehdot
Tarjouksen tulee sisältää kaikki hankinta-asiakirjoissa edellytetyt tiedot. Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa vähintään alla olevat tiedot :
Kuvaus muuttotyössä käytettävästä kalustosta (vapaamuotoinen)
Liite 1 Tarjouslomake täytettynä
Luotettava Kumppani-raportti tai vastaavat todistukset
Selvitys referenssivaatimuksen täyttymisestä (mikäli tiedot eivät sisälly liitteeseen 1 Tarjouslomake)
Selvitys alihankinnasta, jos alihankintaa aiotaan hyödyntää sopimuskaudella (mikäli tiedot eivät sisälly liitteeseen 1 Tarjouslomake)