1. Yleistä
Eurajoen kunnassa on yli 9 400 asukasta. Vahvuuksiamme ovat hyvä työtilanne, alhainen veroprosentti, toimivat palvelut ja turvallinen asuinympäristö.
1.1. Kilport-palvelu
Eurajoen kunta käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport - kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa, sähköisessä järjestelmässä. Hankinta julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavalla osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi. Hankinta-asiakirjat ovat avoimesti ladattavissa Kilport- palvelusta, osoitteesta https://kilport.fi.
2.1. Hankinnan kohde
Urakka sisältää tarjouspyynnön liiteasiakirjojen mukaisten kasvien hankinnan, istutuksen, ylläpidon ja poistamisen kaikkine tarvikkeineen, materiaaleineen, töineen ja aputoimintoineen. Hankinnan laajuus ja käytettävät kasvit on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevissa asiakirjoissa. Kevään, kesän ja talven kasvit istutetaan samoihin kohteisiin, joten uusien kasvien istutuksen yhteydessä aiemmat kasvit poistetaan.
Urakkamuotona on kokonaisurakka, jossa valittava urakoitsija toimii pääurakoitsijana ja lainsäädännön tarkoittamana päätoteuttajana. Kokonaishintaurakkaan sisältyvät tehtävät on kuvattu liitteessä 01 Työohjelma.
2.2. Urakka-aika
Työt voidaan aloittaa, kun urakkasopimus on allekirjoitettu ja rakennuttaja antanut aloittamiseen luvan. Sopimuskausi alkaa 1.1.2022 kirjallisen urakkasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista 31.12.2023.
Orvokkien on oltava istutettuna 1.5. mennessä. Kesäkukkien on oltava istutettuna 22.6. mennessä. Callunat ja Hopealangat istutetaan syksyllä, kun kesäkukkien kasvukausi päättyy. Ajankohta riippuu säästä, joten aikataulu sovitaan tilaajan ja urakoitsijan välillä erikseen. Työjärjestelyasiat täsmennetään tarvittaessa urakkaneuvottelussa.
2.3. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä hankintalain (1397/2016) kansallisen kynnysarvon alittavana palveluhankintana. Kyseessä on siten pienhankinta. Hankinta on palveluhankinta, josta käytetään nimitystä urakka ja palveluntuottajasta nimitystä urakoitsija. Urakkamuotona on kokonaishintaurakka.
Tarjous kaikkine asiakirjoineen on laadittava suomen kielellä. Osatarjouksia, rinnakkaisia tarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjousten tulee olla sitovana voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta viimeisestä tarjouksen sisäänjättöpäivästä lukien.
2.3.1. Hankintamenettelyn yleisiä periaatteita
Julkisessa hankinnassa annettu tarjous on tekijäänsä sitova ja velvoittava. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa eikä yksipuolisesti peruuttaa. Tarjous on toimitettava hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen, pyydetyllä tavalla ja annetussa määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta oikein on tarjouksen tekijällä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen eikä se saa sisältää omia ehtoja. Vaatimus on ehdoton ja koskee niin tarjoajan soveltuvuutta, tarjouksen sisältöä, pyydettyjä asiakirjoja kuin myös tarjouksen liitteitä. Tarjouksessa annettu hinta on lopullinen eikä sitä voi muuttaa tai tinkiä.
Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä urakan suorittamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa tarjoajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Toimittaja, joka syyllistyy väärien tietojen antamiseen toimittaessaan tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Tilaaja hylkää tarjouksen, jos se poikkeaa tarjouspyynnössä esitetyistä vaatimuksista ja ehdoista. Lisäksi tilaaja pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset, mikäli katsoo nämä itselleen epäedullisiksi. Tarjous voidaan hylätä myös muilla asiallisilla perusteilla, joita ovat esimerkiksi seuraavat:
- Tarjous on saapunut tarjouspyynnön kappaleessa 8 mainitun tarjousajan päättymisen jälkeen
- Tarjoushinnan perusteet ovat epämääräiset
- Tarjouksen tekijältä katsotaan puuttuvan teknilliset, taloudelliset tai muut edellytykset urakan suorittamiselle
- Tarjouksen tekijä on hankintamenettelyssä menetellyt vilpillisesti tai hyvän tavan vastaisesti
- Tarjoushinta on arvioituihin toteuttamiskustannuksiin verrattuna niin alhainen, ettei urakkaa ilmeisesti voida ilmoitetulla hinnalla suorittaa.
Tarjouksen hyväksymisen edellytyksenä on, että se on tarjouspyynnön mukainen. Tilaajalla on oikeus hylätä tarjoukset, joissa tarjoushinnat ovat yleistä hintatasoa huomattavasti korkeammat tai tarjoukset muutoin ovat ilmeisen epäedullisia tai poikkeustapauksessa hylkääminen muutoin harkitaan tilaajan edun mukaiseksi. Tarjouksen tekemisestä ei voi vaatia korvausta.
Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee pyytää tarjousaikana ja tämän tarjouspyynnön kappaleen 7 ohjeiden mukaisesti. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Hankintayksikkö ei anna väliaikatietoja saaduista tarjouksista, hankintapäätöksen valmistelusta eikä sen aikataulusta.
3.1. Urakoitsijan kelpoisuusehto
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Asian varmistamiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseen Vastuu Group -palvelun voimassa oleva Luotettava Kumppani-raportti tai muu vastaavat todistukset tai dokumentit. Selvityksistä on käytävä ilmi tilaajavastuulain edellytysten täyttyminen. Mikäli selvityksiä ei ole toimitettu tarjouksessa tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös.
Tarjoajalla tulee olla riittävät tekniset, taloudelliset ja tietotaidolliset edellytykset suorittaa urakka.
Urakoitsijalla on oltava koko sopimuskauden voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, joka otettu toimialalle, joka kattaa tämän hankinnan kohteena olevan urakan työt sekä tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai tämän omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Vastuuvakuutuksen vakuutusmäärän on oltava vähintään 200 000 €. Vastuuvakuutuksen todistusta ei tarvitse liittää tarjoukseen, mutta se on esitettävä tilaajalle pyydettäessä ennen hankintasopimuksen syntymistä.
Kaikkien tarjouksessa annettavien todistusten ja selvitysten tulee olla ajantasaisia, enintään kolme (3) kuukautta vanhoja sekä voimassa tarjousajan päättymishetkellä. Tarjoajan tulee varmistaa, että kaikkien hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten täyttyminen on selvästi ja yksiselitteisesti todennettavissa tarjousasiakirjoista. Tarjoajan tulee varautua myös siihen, että tilaaja tarkastaa valitun urakoitsijan tilaajavastuulain edellytysten täyttymisen tällöin voimassa olevasta selvityksestä vielä uudelleen ennen urakkasopimuksen allekirjoitusta.
3.2. Urakkaa koskevat vaatimukset
Urakoitsijan on laadittava työstä turvallisuusasiakirjat ennen töiden aloittamista. Asiakirjat pitää myös hyväksyttää rakennuttajalla ennen töiden aloittamista. Urakoitsijan on huolehdittava siitä, että jokaiselle työntekijälle annetaan riittävä opastus työmaan työturvallisuuteen.
Turvallisuus- ja riskienhallintasuunnitelma ei kuitenkaan miltään osin vähennä urakoitsijan vastuuta työmaalla toimimisesta. Urakoitsijan on nimettävä työmaalta tavoitettavissa oleva henkilö, joka toimii urakoitsijan edustajana turvallisuusasioissa eli ns. vastuunalaisena henkilönä. Kaikilla urakan työkohteissa työskentelevillä on oltava voimassa oleva Tieturva 1 ja Työturvallisuuskorttikoulutus ja todistukset vaatimuksen täyttymisestä tulee esittää pyydettäessä tilaajalle.
Työmaan hallintokielenä on suomi. Mikäli työmaalla työskentelee työntekijöitä, jotka eivät osaa suomea, pääurakoitsijan on varmistettava, että työmaalla löytyy työnjohtoa, joka osaa suomen lisäksi työntekijöiden käyttämää kieltä.
3.2.1. Vaihtoehtoiset kasvit
Määräluettelossa (liite 02) on esitetty istutettavat kasvit. Määräluettelossa mainituista kasveista seuraavien kohdalla voidaan käyttää vaihtoehtoista kasvia:
- Enkelinkukka (Angelonia angustifolia) voidaan korvata leijonankitalla.
- Poutapilvi (Euphorbia hypericifolia) voidaan korvata amppeliharsolla.
- Sirokesäkynttilä (Gaura Lindheimeri) voidaan korvata jättiverbenalla.
- Kirjotulikruunu (Lantana camara) voidaan korvata riippaverbenalla.
- Tsinnia (Zinnia elegans) voidaan korvata dahlialla.
3.2.2. Aliurakointi
Urakoitsija voi teettää osan töistä tilaajan hyväksymillä aliurakoitsijoilla YSE 1998 periaatteiden mukaisesti. Aliurakoitsijalla ei ole oikeutta käyttää aliurakoitsijaa ts. aliurakoitsijoiden ketjutus ei ole mahdollista. Tilaaja edellyttää, että ennen kunkin yksittäisen aliurakointisopimuksen solmimista urakoitsija esittää tilaajalle tilaajavastuulain mukaiset selvitykset aliurakoitsijasta. Tilaaja antaa urakoitsijalle kirjallisen hyväksymisilmoituksen kahden arkipäivän sisällä siitä kuin tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset on annettu tilaajalle.
3.3. Toimintakuvaus
Tarjoukseen on liitettävä erillinen, vapaamuotoinen toimintakuvaus (laajuus enintään kaksi (2) A4-arkkia), jossa tarjoajan tulee esittää kyseisen hankinnan toteutusperiaatteet ja määritellä toimintatapansa sekä resurssinsa urakan käytännön toteutuksessa. Toimintakuvauksessa on esitettävä ainakin
Toimintakuvausta ei huomioida tarjousten vertailussa, mutta toimintakuvauksen laadinta ja toimittaminen osana tarjousta on hankintamenettelyssä asetettu ehdoton vaatimus. Tilaaja arvioi saadun selvityksen perusteella tarjoajan kyvyn suoriutua hankinnan toteuttamisesta.
3.4. Hankinnan muut vaatimukset
Urakassa noudatetaan hankinta-asiakirjoista ilmenevin muutoksin Rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja YSE 1998 RT 16-10660 (viittauksissa on käytetty lyhennettä YSE). YSE 1998-sopimusehdot voi hankkia esim. osoitteesta www.sopimuslomake.net/lomakkeet/rt-16-10660.
Urakan maksuperusteena on urakkasopimuksen perusteella määräytyvä kokonaishinta. Kokonaishinta (urakkahinta) on urakoitsijan tarjouksessaan antama arvonlisäveroton hinta koko sopimuskaudelle.
Tarjouksessa annettujen hintojen tulee sisältää kaluston ja tarvikkeiden kuljetuksen työmaalle ja työmaalta. Kaikki työn toteuttamiseen tarvittavat materiaalit, tehtävät ja yleiskustannukset tulee sisältyä annettuihin hintoihin.
Urakkahinta annetaan liitteenä olevalla tarjouslomakkeella (Liite 03 Tarjouslomake) euroina, alv 0 %. Urakkahinta on kiinteä ilman indeksi- ja valuuttasidonnaisuutta. Hintojen ja palkkojen muutokset eivät vaikuta urakkahintaan.
Tarjousten vertailu perustuu tarjouslomakkeella annettavaan urakan arvonlisäverottomaan kokonaishintaan.
4.1. Muutos- ja lisätyöt
Tilaaja pidättää oikeuden tilata urakkaan liittyviä lisä- ja muutostöitä joko valittavalta urakoitsijalta tai muilta mahdollisilta urakoitsijoilta.
Vaatimukset täyttävistä tarjouksista urakoitsijaksi valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin.
6.1. Laskutusehdot
Urakkasopimukseen liitetään valitun urakoitsijan kanssa yhteistoiminnassa laadittu ja työn edistymisen mukainen maksuerätaulukko.
Sopimukseen perustuvat laskut maksetaan, kun lasku on esitetty rakennuttajalle ja vastaava sopimuksen mukainen työvaihe on todettu tehdyksi tai lasku muuten on todettu maksukelpoiseksi. Laskutukset tulee suorittaa sähköisesti. Laskujen maksuaika on 21 vuorokautta.
Verkkolaskutustiedot löytyvät osoitteesta https://www.eurajoki.fi/hallinto/yhteystiedot/ .
6.2. Urakkasopimus
Urakkasopimus laaditaan pääurakan osalta urakkasopimuslomakkeelle RT 80260. Sopimuslomakkeen mallipohja on tarjouspyynnön liitteenä nro 21.
6.3. Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys
Työssä noudatettavien asiakirjojen pätevyysjärjestys on esitetty liitteessä 01 Työohjelma.
6.4. Suoritusvelvollisuuden laiminlyönti ja vahingonkorvaus
Mikäli urakoitsija laiminlyö tehtävän suorituksen ja ei annetussa määräajassa suorita tehtävää, on tilaajalla oikeus suorittaa tai teettää työt ja periä kustannukset urakoitsijalta kaksinkertaisena.
Urakoitsija on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka urakoitsija, urakoitsijan työntekijä tai urakoitsijan alihankkija tai urakoitsijan sopimuksen mukaisen toiminnan täyttämisessä mahdollisesti käyttämä muu osapuoli virheellään tai laiminlyönnillään tai muulla moitittavalla toimella urakkasuorituksen tuottamisessa aiheuttaa.
6.5. Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely
Valittu urakoitsija sitoutuu kaikilta osin toimittamaan palvelun voimassa olevan tietosuoja-asetuksen mukaisena. Osapuolet noudattavat voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja henkilötietojen suojan ja käsittelyn osalta. Jokainen osapuoli vastaa osaltaan siitä, että urakkakohteen henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön, hankintasopimuksen ja tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti ja ainoastaan hankintasopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.
7.1. Tarkentavat kysymykset ja niiden vastaukset
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää suomeksi Kilport-palvelussa osoitteessa https://kilport.fi/ viimeistään 8.12.2021 kello 16.00 mennessä. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport-palvelun käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä avoimesti ja anonyyminä. Esitetyt kysymykset näkyvät nimettöminä niin, että kysymyksen esittäjää ei voida kysymyksestä tunnistaa. Tästä syystä kysymykset tulee muotoilla siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia.
Kysymyksiin vastataan mahdollisimman nopeasti ja viimeistään 13.12.2021 klo 22.00 mennessä. Vastaukset näkyvät edellä mainitussa paikassa.
Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset ja mahdolliset muut esitetyt lisätiedot sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata.
7.2. Hankinnan ilmoitusten tilaaminen
Tarjoaja voi antaa halutessaan Kilport-järjestelmässä sähköpostiosoitteensa kohdassa "Tilaa hankintaan liittyvät ilmoitukset". Antamalla sähköpostiosoitteen oheiseen kenttään tarjoaja voi tilata hankintaa koskevat ilmoitukset automaattisesti annettuun sähköpostiosoitteeseen. Järjestelmä lähettää tällöin tiedon mahdollisiin kysymyksiin annetuista vastauksista ja tarjoajan on helppoa saada ajankohtaisia tietoja hankintaan liittyen. Ilmoitusten tilaus on hankintakohtainen niin, että sähköpostiosoitteita ei käytetä muissa hankinnoissa. Tiedot sähköpostiosoitteista hävitetään automaattisesti viimeistään 30 päivää hankinnan tarjousajan päättymisen jälkeen eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin.
8.1. Tarjousten jättäminen Kilport-järjestelmään
Tarjoajien tulee varmistaa, että tarjous sisältää hankinta-asiakirjoissa mainitut, pakolliset tiedot ja että annetut tiedot ovat asiakirjoista helposti luettavissa ja löydettävissä. Antamalla tarjouksen tarjoaja sitoutuu ja hyväksyy kaikki tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat ehdot sellaisenaan ilman varaumia. Muita sopimusehtoja ei hyväksytä eikä niitä tule liittää tarjoukseen.
Tarjousaika päättyy 17.12.2021 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport- palveluun osoitteessa https://kilport.fi. Hankintayksikkö suosittelee, että tarjoaja tutustuu Kilport- palvelun toimintaan huolellisesti ja hyvissä ajoin. Tarjous on turvallista jättää hyvissä ajoin ennen tarjousajan päättymistä, sillä annetut tarjoukset eivät tule tilaajan tietoon ennen tarjousajan päättymistä.
Hankintayksikkö suosittelee, että tarjoukset jätetään vasta mahdollisiin lisäkysymyksiin annettujen vastausten julkaisun jälkeen. Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset ja käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä johon tarjous on turvallista jättää. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan umpeutumista. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.
8.2. Asiakirjojen julkisuus
Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjousasiakirjoihin sisältyy julkisuuslain nojalla salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia, tarjoajan tulee merkitä nämä yksityiskohtaisesti tarjoukseensa ja samalla perustella, miksi kyseiset tiedot ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdassa tarkoitettuja salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia.
Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liike- ja ammattisalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, hankintayksiköllä on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) mukaisesti, mikäli asianosainen tarjoaja on antanut tähän suostumuksensa. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan. Mikäli ehdotettu tiedoksiantotapa ei tarjoajalle sovi, tästä tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite 03 Tarjouslomake).
Liiteasiakirjat (zip-tiedosto), joka sisältää seuraavat asiakirjat:
Liite 01 Työohjelma
Liite 02 Määräluettelo
Liite 03 Tarjouslomake
Liite 04 Eurajoen kesäkukat
Liite 05 Orvokit ja callunat
Liite 06 Istutussuunnitelma
Liite 07 Kohdekartta Jokisimpukka
Liite 08 Kohdekartta Kirkkotie itäinen
Liite 09 Kohdekartta Kirkkotie keskinen
Liite 10 Kohdekartta Kirkkotie läntinen ja kirkon edusta
Liite 11 Kohdekartta Kunnanvirasto
Liite 12 Kohdekartta Lahdenperä
Liite 13 Kohdekartta Lapijoen koulu
Liite 14 Kohdekartta Hietatien ja VT 8 kulma
Liite 15 Kohdekartta Luvian keskusta sisältäen veneen
Liite 16 Kohdekartta Luvian Kirkkotie ja VT 8 risteys
Liite 17 Kohdekartta Riikontien ja VT 8 välinen alue
Liite 18 Kohdekartta Tupala
Liite 19 Kohdekartta Veteraanikivi
Liite 20 Kohdekartta Yhdystie ja VT 8 risteys
Liite 21 RT-80260 Urakkasopimuksen mallipohja
Tarjoukseen on sisällytettävä vähintään alla olevat asiakirjat: (tarjousta ei voi jättää ilman näitä asiakirjoja)
Liite 03 Tarjouslomake täytettynä
Luotettava Kumppani -raportti tai vastaavat selvitykset
Toimintakuvaus (vapaamuotoinen)