Palvelutalo Tupalan ruokapalveluyrittäjän kilpailutus
Eurajoen kunta

1.1. Eurajoen kunta

Eurajoen ja Luvian kunnat yhdistyivät vuoden 2017 alussa. Nykyisessä Eurajoen kunnassa on noin 9500 asukasta. Vahvuuksiamme ovat hyvä työtilanne, alhainen veroprosentti, toimivat palvelut ja turvallinen asuinympäristö.

1.2. Kilport-palvelu

Eurajoen kunta käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport -kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankinta julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavalla. Kilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjat ovat avoimesti ladattavissa Kilport- palvelusta, osoitteesta https://kilport.fi.

Eurajoen kunta (myöhemmin myös tilaaja) hakee ruokapalvelun tuottajaa palvelutalo Tupalaan. Tupalan alue palveluineen turvaa ikääntyneille yksilöllisen, aktiivisen ja kodinomaisen asumisen. Ikäihmisten ja erityisryhmiin kuuluvien käytössä ovat Tupalan vanhustentaloalueen rivitaloasunnot sekä liikuntaesteisille suunniteltu palvelutalo. 

Tupalan palvelutalossa, osoitteessa Kaivettulantie 2, on 10 yksiötä ja 22 vuokrarivitaloasuntoa sekä osoitteessa Karvarintie 2 on 10 asuntoa, joiden asukkailla on mahdollisuus ruokailla palvelutalo Tupalan ruokasalissa. Tila toimii myös henkilöstöravintolana niin kunnan työntekijöille kuin muillekin ulkopuolisille kävijöille.  

Hankinnan tarkoituksena on valita ruokapalvelutuottaja, joka toimii Tupalan valmistuskeittiössä ja vastaa kokonaisvaltaisesti kunnan tukipalveluaterioista (myöhemmin kotipalveluaterioista). Tällä hetkellä aterioita valmistetaan keskimäärin n.1600 annosta kuukaudessa.  Ateriakuljetukset hoidetaan kunnan omana toimintana. 

Palvelun tuottaja vuokraa tilat tilaajalta. Vuokra on 848€/kk ja kuukausivuokra on sidottu tilastokeskuksen laskemaan elinkustannusindeksiin (1951:10)=100. Perusindeksinä on sopimushetkellä oleva, syyskuun 2019 pisteluku x. Tarkistusindeksinä käytetään kunkin kalenterivuoden syyskuun indeksilukua. Palvelun tuottaja tekee omat sopimukset vedestä ja sähköstä eli maksaa vuokran lisäksi veden ja sähkön perusmaksuineen, kulutuksen mukaan sekä on vastuussa keittiöstä sekä keittiön yhteydessä olevan ruokasalin puhtaanapidosta ja siitä johtuvista kustannuksista.

2.1. Kohteen perustiedot

Palvelutalo Tupalan keittiö ja ruokasali on remontoitu vuonna 2016, jolloin uusittiin kaikki pinnat ja osa keittiön laitteista. Loput koneista ja laitteista pyritään uusimaan heti tammikuussa 2020 ja aikataulu tämän osalta täsmentyy ennen sopimuskauden alkua. Tämän muutostyön ajan kotipalveluateriat valmistetaan palvelukeskus Jokisimpukan keittiöllä kunnan henkilöstön toimesta ja Tupalan palveluntuottaja hoitaa palvelutalon ja päivätoiminnan asiakkaiden ateriapalvelut kunnanviraston keittiöstä käsin. Vuokra määritellään tälle ajalle erikseen. 

Keittiössä olevat koneet ja laitteet kuuluvat vuokraan. Palvelun tuottajan tulee hankkia muut tarpeelliseksi katsomansa astiat, välineet, koneet ja laitteet, joita tarvitsee toiminnoissaan. Tilaaja vastaa omistamiensa, keittiössä olevien koneiden huollosta ja kunnossapidosta ja palveluntuottaja omistaan. Palvelun tuottajan tulee noudattaa koneiden ja laitteiden käytöstä ja puhdistuksesta annettuja ohjeita.  Mahdollisista muutostarpeista ja hankinnoista tulee keskustella tilaajan kanssa.

2.2.  Sopimusaika

Sopimuskausi alkaa aikaisintaan 1.1.2020 kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja hankintasopimus päättyy 31.12.2022 ilman erillistä irtisanomista. Sopimusajan päättymisen jälkeen hankintaan sisältyy mahdollisuus kahden (2) vuoden optioaikaan. Option mahdollisesta käyttämisestä tehdään erillinen päätös viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 

2.3. Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä hankintalain liitteessä E määriteltyjen muiden erityisten palveluhankintojen mukaisena hankintana. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 

Hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Tarjousvertailuun otetaan mukaan vain palvelutasovaatimukset sekä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat. Tarjoukset vertaillaan ensin laadullisten kriteerien osalta ja sen jälkeen hintojen osalta. Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin edullisuusperustein tarjouspyynnössä mainittujen arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteerinä on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta. Arviointikriteerinä tarjoushinnan lisäksi ovat tarjoukseen annetut laadullisuuden tiedot.

Tarjoajan on tarjouksessaan mainittava, täyttääkö tarjous tarjouspyynnössä määritetyt vähimmäisvaatimukset. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.

2.3.1. Hankintamenettelyn yleisiä periaatteita

Julkisessa hankinnassa annettu tarjous on tekijäänsä sitova ja velvoittava. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa eikä yksipuolisesti peruuttaa.

Tarjous on toimitettava hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen, pyydetyllä tavalla ja annetussa määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta oikein on tarjouksen tekijällä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen eikä se saa sisältää omia ehtoja. Vaatimus on ehdoton ja koskee niin tarjoajan soveltuvuutta, tarjouksen sisältöä, pyydettyjä asiakirjoja kuin myös tarjouksen liitteitä. Tarjouksessa annettu hinta on lopullinen eikä sitä voi muuttaa tai tinkiä.

Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee pyytää tarjousaikana ja tämän tarjouspyynnön kappaleen 7 ohjeiden mukaisesti. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Hankintayksikkö ei anna väliaikatietoja saaduista tarjouksista, hankintapäätöksen valmistelusta eikä sen aikataulusta.

3.1. Palvelutasovaatimus 

Tarjouspyynnön ja sen liitteenä olevien palvelutasovaatimusten mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun. Palvelutasovaatimuksiin kuuluvat tarkemmat ohjeistukset eri ateriapalvelujen laadullisista ja määrällisistä sisällöistä, aikatauluista sekä ruokalistaan liittyvistä asioista (liite 1). Pitkien pyhien ateriapalvelutarjonnasta esim. joulun aikaan, sovitaan aina erikseen palveluntuottajan kanssa. 

Ruokalan palvelut tulee olla käytettävissä vähintään kuutena päivänä viikossa; maanantaista perjantaihin klo 8 – 14 ja lauantaisin klo 8-13.  Asukkaille tulee tarjota vähintään lounas ja he ruokailevat lounasravintolassa, niin halutessaan. Osa talon asukkaista tarvitsee pöytiintarjoilua. Ravintolapalveluja saa tarjota myös ulkopuolisille ja keittiötä saa käyttää myös muuhun ruokapalvelutoimintaan. Palvelujen tuottajan tulee huomioida tarjonnassaan ikäihmisten ravitsemussuositukset, ystävällinen ja palvelualtis asiakaspalvelu, asiakastoiveet sekä omavalvonnalliset asiat ja niiden todennettavuus (mm. puhtaus- ja ruokanäytteet ja siivoussuunnitelma). Palvelun tuottajan tulee pystyä reagoimaan mahdollisiin muutoksiin ja muuttamaan toimintaansa. Muutostarpeet voivat johtua joko asiakkaista, tilaajasta tai toimintaympäristöstä.

Eurajoen kunta on savuton työyhteisö. Savuttomuutta edellytetään myös palvelutalo Tupalassa työskenteleviltä.

3.2. Palvelun seuranta ja valvonta

Tilaajan edustaja seuraa ja valvoo ruokapalvelutuottajan toimintaa.  Tilaajan ja palveluntuottajan kanssa pidetään vähintään kerran vuodessa yhteinen asiakas- ja raportointipalaveri. 

3.3. Palvelun sisältö (kts. liite 1)

Ateriapalvelu palvelutalon ruokasalissa

• lounasta tulee olla tarjolla asukkaille vähintään kuutena päivänä viikossa (ma-la)
• osa talon asukkaista tarvitsee pöytiintarjoilua
• asukkaat joko maksavat itse ruokansa heti tai ne laskutetaan kerran kuukaudessa

(Ruokapalvelun tuottajan tulee pystyä laskuttamaan itse suoraan asiakasta, jos asiakas näin haluaa. On myös mahdollista, että tuottaja laskuttaa kuntaa kerran kuukaudessa ja kunta laskuttaa asiakasta)

• palveluja saa tarjota myös ulkopuolisille

Kotiin kuljetettavat yksittäispakatut kotipalveluateriat

• kotipalvelun tukipalvelujen piirissä olevien asiakkaiden ateriapalvelut toteutetaan palvelutarpeen mukaisesti, asiakas voi tilata aterian joka päivälle tai muutamalle päivälle viikossa
• käytössä kertakäyttöastiat, yksittäispakattavat kuljetuslaatikot ovat kunnan hankkimia
• kuljetus hoidetaan kunnan omana toimintana, aikataulu sovitaan erikseen
• ateriat kuljetetaan arkisin lämpiminä, perjantaisin viikonlopun ruoat jäähdytettyinä, kotipalveluhenkilöstö kuljettaa myös joitain aterioita lauantaisin lämpiminä ja/tai kylminä

Päivätoiminnan ateriat

• toimitetaan palvelutarpeen mukaan, tällä hetkellä kerran viikossa n.7:lle, hajautetusti, kuljetus kunnan toimintana

3.5. Palveluntuottajalta edellytetyt vaatimukset

3.5.1. Yrityksen kelpoisuusehto

Tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavanlaisesta palvelutuotannosta. Tarjouksessa tulee esittää vähintään yksi (1) hankinnan kohdetta vastaava referenssi tällaisista kohteista viimeisen kolmen vuoden ajalta. Referenssit tulee määritellä erillisellä liitteellä. Vastaavana referenssinä pidetään sopimusta, jossa tarjoaja on vastannut (toiminut esim. yrittäjänä) tai toiminut esimiesasemassa kotipalveluaterioiden tuottamisesta vähintään yhden (1) vuoden ajan ja viikkokohtainen kotipalveluaterioiden määrä on ollut vähintään 150 ateriaa. 

Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus.

Tarjoavan yrityksen luottoluokituksen tulee olla vähintään A (tyydyttävä). 

Tilaajan pyynnöstä toimitettavat selvitykset:

• Tiedot ennakkoperintä-, työnantaja- ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus
• Tiedot arvonlisäverovelvollisuudesta
• Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty.
• Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty.
• Todistus siitä, että tarjoajalla on voimassa oleva vakuutus työsuhteessa oleville työntekijöilleen.
• Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta
• Selvitys työntekijöiden työterveyshuollosta

• Vakuutusyhtiön todistus vakuutusten voimassaolosta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta
• Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa- luottoluokitusraportti tai muu vastaava luottolaitoksen tarjoajaa koskeva lausunto, jossa tarjoajan luottoluokitus on ilmoitettu

Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia sopimuksen allekirjoitushetkellä. Vastaavat selvitykset on toimitettava myös ulkomaisen sopimuspuolen osalta. Hyväksytyksi tulleen palveluntuottajan on varauduttava toimittamaan palvelun tilaajalle vastaavat selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista sekä sopimuskauden aikana pyydettäessä.

3.5.2. Henkilöstön kelpoisuus

Toiminnasta vastaavalla henkilöllä tulee olla riittävä alalle soveltuva koulutus (kokki- tai keittäjäkoulutus) ja vähintään yhden (1) vuoden kokemus esimiestehtävistä/alan yrittäjyydestä ja käytännön töistä sekä osaamista ikäihmisten ravitsemuksesta laaja-alaisesti. Keittiöllä toimivilla työntekijöillä tulee olla riittävä alan koulutus (vähintään ravitsemisalan perustutkinto) ja kokemus sekä kaikilla tulee olla hygieniapassit. Henkilöstön tulee pystyä kommunikoimaan asiakkaiden  kanssa selvästi ja suomen kielellä. Pyydämme toimittamaan selvityksen koulutuksesta ja kokemuksesta erillisellä liitteellä. 

3.6. Tilaajavastuu

Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä (kts.edellä). Tilaaja varmistaa tilaajavastuulain ehtojen toteutumisen ennen hankintasopimuksen tekemistä. Valittu palveluntuottaja toimittaa lisäksi tilaajavastuulain edellyttämät todistukset vuosittain tilaajalle. 

Mikäli selvityksiä ei ole toimitettu määräajassa tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös.

3.7. Alihankinta

Jos palveluntuottaja aikoo käyttää toiminnoissaan alihankintaa, tulee alihankinta määritellä tarjouksessa tilaajan hyväksyttäväksi. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Alihankkijalla ei ole oikeutta käyttää alihankkijaa eli alihankkijoiden ketjutus ei ole mahdollista.

3.8 Muut vaatimukset

Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.12.2019 asti.

Pyydämme ilmoittamaan erillisellä hintalomakkeella tukipalveluaterioiden sekä päivätoiminnan aterioiden hinnat (alv0%):

Tarjoushinnat annetaan ja vertaillaan kahden desimaalin tarkkuudella. Kotipalveluaterioiden ja päivätoiminnan aterioiden sisältö liitteen 1 mukaisesti. Hintojen tulee sisältää kaikki kustannukset. Kuljetus hoidetaan kunnan toimesta.

4.1. Hintamuutokset

Tarjoushinnan tulee olla kiinteästi voimassa 31.12.2020 saakka. Tarjoushinta sidotaan palkansaajien ansiotasoindeksiin siten, että perustasona on vuoden 2019 I vuosineljänneksen perusluku (104,4). Esitykset hintojen muutoksista tulee tehdä kirjallisesti vuosittain elokuun loppuun mennessä. Hinnanmuutosesityksen tulee perustua ansiotasoindeksin (I vuosineljännes) muutoksiin. Mikäli hinnankorotuksista ei päästä sopimukseen, on kummallakin sopijapuolella oikeus irtisanoa sopimus seuraamuksetta 4 kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ja irtisanomisaikana sovelletaan voimassa olevia sopimushintoja.

Tarjoushintaa on mahdollista tarkistaa ensimmäisen kerran 1.1.2021 alkaen. 

Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin edullisuusperustein alla mainittujen arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteerinä on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta. Arviointikriteerinä tarjoushinnan lisäksi ovat tarjoukseen annetut laadullisuuden tiedot.

Laatupisteet 60 % (max 60 pistettä)

Laadun arvioinnissa huomiota kiinnitetään siihen, miten tarjoaja varmistaa aterioiden monipuolisuuden ja palveluiden saatavuuden.

1. Palvelun yleislaatu (painoarvo 1/3, max 20 pistettä)

a) Asiakkaalla on valinnanvapaus eri ateriavaihtoehdoista (max 5 pistettä)

• ateriavaihtoehtoja on kolme (3) viikon jokaiselle, ma-pe, päivälle (5p.)
• ateriavaihtoehtoja on kaksi (2) viikon jokaiselle, ma-pe, päivälle (3p.)
• ateriavaihtoehtoja on vain yksi (1) viikon jokaiselle, ma-pe, päivälle (1p.)

b) Tarjottavien aterioiden omavalmistusaste (max 10 pistettä)

Tarjoaja liittää tarjoukseensa ikäihmisille soveltuvan ja itse laatimansa kolmen viikon ruokalistan, johon korostetusti merkitsee laskennassa huomioidut aterian osat eli ne aterian osat, jotka hän valmistaa alusta asti itse. Tähän ruokalistaan suunnitellaan vain yksi vaihtoehto per päivä. Suunnittelussa tulee huomioida kokonaisuus ja ruokien vaihtelevuus kolmen viikon jaksolla. Tarjoaja ilmoittaa omavalmistusasteen prosentuaalisena lukuna. Ruokalistaan tulee olla merkittynä ruuat, jotka ovat omavalmisteisia. Laskennassa tulee huomioida vain seuraavat aterioiden osat: pääruoka, salaatti, jälkiruoka.  Suunnittelussa tulee huomioida liitteen 1 kriteerit.

Omavalmistusaste on 100 %, kun aterian kaikki osat valmistetaan itse.

Muuten omavalmistusaste lasketaan seuraavasti: 

• pääruoan osuus on 100 %, salaatin 100 %, jälkiruoan 100 % - jokainen erikseen
• pääruoassa pala/jauheliha saa olla kypsää lihaa – ei alenna omavalmistusastetta
• pääruokaan huomioidaan esim. lihapullat ja kastike, jos lihapullat ovat eineksiä ja kastike tehdään itse, on omavalmistusaste silti 0 % eli koko aterian kaikki osat tulee olla itse tehtyjä, että saa täydet prosentit, osaprosentit eivät ole mahdollisia
• raaka-pakasteiden, einesten ja valmisruokien käyttö nollaa omavalmistusasteen
• salaatissa saa käyttää valmiiksi paloiteltuja raaka-aineita kuten esim. jäävuorisuikaletta pussissa
• jälkiruoissa valmisjauheiden käyttö vie omavalmistusasteen nollaan

Laskentamalli: 

• pääruokia on 21 erilaista, joista 15 on omavalmisteista - > omavalmistusaste on 71,43% (kahden desimaalin tarkkuudella)
• salaatteja on 21 erilaista, joista 19 on omavalmisteista -> 90,48%
• jälkiruokia on 21 erilaista, joista 17 on omavalmisteista ->80,95%

Laskennassa kaikkien aterianosien laskennallisista prosenttiluvuista lasketaan keskiarvo. Esimerkkilaskelmassa keskiarvoksi muodostuisi 80,95. 

Osion laatupisteet muodostuvat seuraavasti:

Keskiarvo 90,0 tai enemmän - 10 pistettä
Keskiarvo 80,0 tai enemmän - 8 pistettä
Keskiarvo 70,0 tai enemmän - 5 pistettä
Keskiarvo alle 70,0 - 0 pistettä

c) Kotipalveluaterioiden piiriin pääsee, kun tekee tilauksen arkipäivänä ennen klo 14 (max 5 pistettä)

• heti seuraavana päivänä tilauksesta (5p.)
• 2 päivän päästä tilauksesta (3p.)
• 3- 4 päivän päästä tilauksesta (1p.)

2.  Aterioiden aistinvarainen testaus (painoarvo 2/3, max 40 pistettä)

Laadulliseen arviointiin pyydetään tarjouksen jättäjiltä viisi eri vaihtoehtoa. Arvioitavat vaihtoehdot ilmoitetaan tarjoajille tarjousten avaamisen jälkeen ja näytteet on toimitettava erikseen sovittuna ajankohtana tilaajan määrittämään osoitteeseen. Tarjoaja vastaa näytteiden valmistukseen ja toimitukseen liittyvistä kustannuksista. 

Aistinvarainen testaus suoritetaan Eurajoen kunnanvirastolla 15.8.2019 klo 16.00. Hankintayksikkö lähettää ohjeistuksen sähköpostitse hyväksytyille tarjoajille.

Tarjoajan tulee toimittaa: (annospakattuina kertakäyttöastioissa, joissa ruoka lähetetään asiakkaalle)

• yksi keittolounasvaihtoehto, ei sosekeitto
• yksi lounasruokavaihtoehto, jossa liha on pääraaka-aineena (ei jauheliha), lisäkkeenä perunamuusi ja lämmin kasvis
• yksi laatikkoruokavaihtoehto, jossa pääraaka-aineena on kala (ei säilyke, ei muusilaatikko)
• yksi jälkiruokavaihtoehto, ei leivonnainen
• yksi lounassalaattivaihtoehto, jossa vähintään kolmea eri raaka-ainetta

Sokkovertailuun toimitettavien ruokien merkinnät tulee olla siten, että arviointiprosessi on mahdollisimman helppoa eikä merkintä paljasta tarjoajaa. Laadulliseen arviointiin osallistuu ns. sokkotestissä tilaajalta seitsemän (7) arvioijaa, joista jokainen antaa omat pisteensä kustakin vaihtoehdosta. 

Laatutekijät pisteytetään; jokainen vaihtoehto erikseen asteikolla 1- 10 pistettä per ateria, arvioijien omien näkemysten mukaan. Arvioinnissa annetaan kokonaislukuja ilman desimaaleja. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota seuraaviin asioihin:

• soveltuvuus asiakaskunnalle (helppo pureskeltavuus, suupalojen koko/aterian osien helppo paloiteltavuus)
• ulkonäkö (houkuttelee syömään) ja rakenne (ruuan koostumus)
• tuoksu kuumennuksen jälkeen
• maku

Arvioitsijoiden antamista pisteistä lasketaan keskiarvo. Kaikki yksittäisistä vaihtoehdoista saadut keskiarvot lasketaan yhteen ja tästä muodostuu tarjoajan yhteispisteet kaikista vaihtoehdolla olleista ruuista. Yhteispisteet muuttuvat laatuvertailuluvuksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla kaavalla ((keskiarvo x 40)/10). 

Tarjousvertailussa tarjoajan laatupisteet muodostuvat kohtien 1. ja 2. yhteispisteiden summasta. 

Hintapisteet 40 %

Jokaisesta kokonaisuudesta halvin tarjoushinta saa täydet painoarvoilla painotetut pisteet. Muiden tarjoajien pistemäärä kokonaisuuksittain muodostuu suhteessa halvimpaan hintaan kaavalla (halvin/vertailtava hinta x kokonaisuuden maksimipisteet). Tarjoajan saamat hintapisteet lasketaan yhteen ja saatua vertailulukua käytetään hintavertailussa.

5.1. Hankintapäätös

Hankintapäätös perustuu eniten hinta- ja laatupisteitä saaneeseen tarjoukseen. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. Hankintaan valitaan yksi palveluntuottaja. Hankintayksikkö varaa oikeuden valita kilpailutuksen perusteella varapalveluntuottajan, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli valittu palveluntuottaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tai sopimuskauden aikana  tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä ja hankintasopimus puretaan. 

Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutusrytmi on kerran/kalenterikuukausi. Vuokra laskutetaan kerran kuukaudessa, kuun 5.päivänä.

6.1. Hankintasopimus

Kirjallinen hankintasopimus ja vuokrasopimus laaditaan, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman.

6.2. Reklamointi ja sopimuksen mahdollinen purkaminen

Mikäli palvelussa on huomautettavaa, asiasta reklamoidaan palveluntuottajaa. Reklamointiprosessi toteutetaan kirjallisesti ja palveluntuottajan tulee vastata siihen kirjallisesti kolmen (3) työpäivän kuluessa reklamoinnista. Jos tilaajan näkemys palvelun laadusta reklamoinnista huolimatta ei vastaa hankinnan vaatimuksia, tilaaja antaa palveluntuottajalle enintään kaksi (2) kirjallista huomautusta.

Mikäli reklamoitavaa edelleen on, tilaaja määrittää kirjallisen 1000 euron sopimusrikkomussakon jokaisesta seuraavasta reklamoinnista. Mikäli palvelutoiminta ei kokonaisuutena kolmen (3) sopimusrikkomussakon jälkeenkään vastaa kirjallisen hankintasopimuksen sisältöä, hankintasopimus puretaan kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla. 

Hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä, ellei optiota oteta käyttöön. Option mahdollisesta käyttämisestä tehdään erillinen päätös.

6.3. Julkiset sopimusehdot

Hankintaan sovelletaan muilta osin julkisia yleisiä sopimusehtoja, JYSE 2014 Palvelut (päivitetty 2017).

7.1. Kohteen esittely

Tilaaja edellyttää tarjouksen tekemiseksi kohteeseen tutustumisen paikan päällä sovittuna kohdekierrosaikana Eurajoen kunnan edustajan läsnä ollessa. Kohdekierros pidetään 17.06.2019 klo 14.00 alkaen osoitteessa Kaivettulantie 2, Eurajoki.

Ilmoittautuminen esittelyyn on tehtävä sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@eurajoki.fi perjantaihin 14.06.2019 klo 12.00 mennessä. Esittelytilaisuuteen voi osallistua enintään kaksi henkilöä per tarjoaja. Esittelytilaisuudessa ei vastata kysymyksiin, vaan esille nousevat kysymykset tehdään Kilport-palvelussa osoitteessa https://kilport.fi, jossa niihin vastataan myös kirjallisesti.

Kohdekierrokselle osallistuminen on ehdoton vaatimus tarjouksen hyväksymiseksi.

7.2. Kysymykset ja niihin vastaaminen

Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää Kilport-palvelussa viimeistään 28.06.2019 kello 16.00 mennessä. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport-palvelun käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä avoimesti ja anonyyminä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman reaaliajassa ja viimeistään 3.7.2019 kello 16.00 mennessä. Vastaukset näkyvät edellä mainitussa paikassa.

Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.

Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.

8.1. Tarjouksen jättäminen

Tarjousaika päättyy 2.8.2019 klo 14.00. Tarjoukset jätetään Kilport- palveluun osoitteessa https://kilport.fi.

Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä johon tarjous on turvallista jättää. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan umpeutumista. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.

8.2. Asiakirjojen julkisuus

Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne ilmoittaa selkeästi asiakirjoissa. Tilaaja harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviä.

8.3. Tietosuoja

Hankintayksikkö noudattaa toiminnassaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) liitteen 07 mukaisesti.

8.4. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten

Tilaaja toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan.

Eurajoen kunta

Anja Hakamaa
palvelupäällikkö

Tarjouspyyntöä täydentävät asiakirjat:

LIITE 01 Palvelutasovaatimukset

LIITE 02 Keittiön pohjakuva

LIITE 03 Listaus keittiössä olevista laitteista

LIITE 04 Keittiössä olevien laitteiden sijainti (kunnan laitteet väritettyinä)

LIITE 05 Hintalomake

LIITE 06 JYSE Palvelut 2014 (päivitetty 2017) sopimusehdot

LIITE 07 Tietosuojaohjeistus

Tarjouksen mukana palautettavat asiakirjat:

LIITE 05 Hintalomake
Henkilöstön koulutus- ja kokemustiedot
Referenssit 
Mahdolliset muut tarjousta täydentävät asiakirjat