1.1 Hankintayksikkö
Länsirannikon Koulutus Oy WinNova järjestää toisen asteen ammatillista perus-, lisä- ja täydennyskoulutusta, oppisopimuskoulutusta sekä muuta ammatillista koulutusta. Työelämän kehittäminen on ammattikoulutuksen ohella keskeinen ydintehtävä. WinNovan työelämälle suunnatuissa palveluissa yhdistyvät ammatillisen koulutuksen vahva osaaminen sekä pitkäaikainen kokemus yrityksille ja julkisen sektorin työyhteisöille tarjottavista koulutus- ja kehittämispalveluista.
Yhtiön toiminimi on Länsirannikon Koulutus Oy ja aputoiminimi on WinNova, joka toimii myös oppilaitoksen nimenä. Yhtiön kotipaikka on Rauma. Yhtiön tarkoituksena ei ole tavoitella voittoa eikä se jaa omistajilleen osinkoa, vaan mahdollinen voitto on käytettävä yhtiön oman toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen. Länsirannikon Koulutus Oy WinNovan omistavat Porin, Rauman ja Laitilan kaupungit sekä Porin Aikuiskoulutussäätiö. Yhtiö kuuluu Porin kaupunkikonserniin. WinNovan toimipisteet sijaitsevat Satakunnan ja Vakka-Suomen alueella. Henkilöstöä on yhteensä 540.
1.2. Kilport –palvelu
Länsirannikon Koulutus Oy WinNova käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport -kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankinta julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavalla. Tarjousten jättäminen Kilport -järjestelmään opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen".
Tarjouspyyntö koskee siivouspalvelun hankintaa WinNovan alla eriteltyjen, Porissa sijaitsevien kiinteistöjen puhtaanapitoon. Hankinta sisältää ylläpito- että perussiivouksen ja lisäksi ateriapalvelutoiminnan osiossa 3 kohteessa Ulasoorintie 12 (Lounasravintola Salkkari).
Hankinta jakautuu eri kiinteistökokonaisuuksiin seuraavasti:
OSIO1 : Tiedepuisto 3, 28600 Pori (Tiedepuiston Kampus)
OSIO 2: Professorintie 5, 28600 Pori
OSIO 3: Ulasoorin toimipisteet osoitteissa Ulasoorintie 12 ja 14 ja Luuta-Kreetantie 1, 28600 Pori
2.1. Sopimusaika
Sopimuskausi alkaa 1.7.2020 kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista 31.7.2022. Sopimusajan päättymisen jälkeen hankintaan sisältyy mahdollisuus 1 + 1 vuoden optioaikaan. Optioiden mahdollisesta käyttämisestä tehdään erillinen päätös 6 kk ennen mahdollisen optiokauden alkua.
2.2. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä EU-kynnysarvot ylittävänä palveluhankintana. Tarjous kaikkine asiakirjoineen on tehtävä suomen kielellä. Hankintaan valitaan yksi palveluntuottaja osioittain. Tarjoajalla on mahdollisuus jättää tarjous joko yhdestä tai useammasta osiosta. Tällöin tarjouksessa on selkeästi määriteltävä, mitä osioita tarjous koskee. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
Hankintapäätökseen sisältyy hankintayksikölle mahdollisuus valita jokaisen osion osalta kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavaksi paras tarjoaja tarjoajan näin halutessa täydentämään palvelusopimuksen toimivuutta myös irtisanomisaikana mikäli hankintasopimus irtisanotaan tai puretaan. Korvaava palveluntuottaja valitaan hankintapäätöksen sijoittumisjärjestyksen perusteella. Tarjoajalla on tällaisessa tapauksessa oikeus kieltäytyä hankintasopimuksen allekirjoittamisesta mikäli annettu tarjous ei ole enää tällöin voimassa.
Jos siivottavassa pinta-alassa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, palvelumaksun muutoksesta sovitaan yhdessä. Mikäli hankintayksikkö luopuu jostakin tilasta sopimuskauden aikana, siitä ilmoitetaan palveluntuottajalle vähintään 4 kk ennen tilan luovutusta ja tilan palvelusopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista.
Tarjousten tulee olla sitovana voimassa vähintään 3 kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta viimeisestä tarjouksen sisäänjättöpäivästä lukien.
2.2.1. Hankintamenettelyn yleisiä periaatteita
Julkisessa hankinnassa annettu tarjous on tekijäänsä sitova ja velvoittava. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa eikä yksipuolisesti peruuttaa.
Tarjous on toimitettava hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen, pyydetyllä tavalla ja annetussa määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta oikein on tarjouksen tekijällä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen eikä se saa sisältää omia ehtoja. Vaatimus on ehdoton ja koskee niin tarjoajan soveltuvuutta, tarjouksen sisältöä, pyydettyjä asiakirjoja kuin myös tarjouksen liitteitä.
Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee pyytää tarjousaikana ja tämän tarjouspyynnön kappaleen 7 ohjeiden mukaisesti. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Hankintayksikkö ei anna väliaikatietoja saaduista tarjouksista, hankintapäätöksen valmistelusta eikä sen aikataulusta.
3.1. Palvelutasovaatimus
Osiokohtaisten palvelutasovaatimusten mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun. Palvelutasovaatimuksiin sisältyy myös toiminnan kuvaukset, laatuohjeet sekä ylläpito- ja perussiivouksen ohjeistukset.
Palvelun tuottajan tulee tehdä suunnittelua, laadunvalvontaa ja -seurantaa yhteistyönä asiakkaan kanssa. Tämän lisäksi palveluntuottajan tulee tehdä itsenäistä laadunseurantaa kiinteistöittäin ja toimittaa tästä oma kirjallinen raporttinsa sähköisessä muodossa kuuden kuukauden välein tilaajalle ja kiinteistön yhteyshenkilölle. Kohteiden työvuorotaulukot tulee toimittaa hankintayksikölle ja pitää ajantasaisina. Tehdyt työt tulee kyetä todentamaan tilaajalle pyydettäessä esim. kuittausraportilla.
Kaikissa osioissa ja kohteissa henkilökunnan työtilat on siivottava klo 8.00 mennessä. Kiinteistöjen opetustilojen ja auditorioiden siivousajankohdan määrittävät tilavaraukset. Pääsääntöisesti näidenkin tilojen tulee olla siivottuina klo 8.00 mennessä.
Tilat siivotaan palvelutasovaatimusten mukaisesti, sisältäen kaikki tilaluettelon tilat. Kulkuluvat ja toiminta tiloissa sekä yleinen perehdytys sovitaan riittävän tarkasti ennen toiminnan aloittamista. Kalusteiden siirrot ja nostolaitteiden kustannukset tulee sisällyttää perussiivoukseen. Tämän lisäksi kalusteiden siirrot sisältyvät myös ylläpitosiivoukseen.
3.1.1. Opetuksellinen ja opetukseton aika
Kiinteistöjen opetuksellinen aika kalenterivuodessa on 48 viikkoa. Hiihtoloma-, syys- ja joululomaviikoilla sekä kesälomaviikoilla 28-31 kiinteistöissä on opiskelijoita ja henkilökuntaa vähemmän. Tilat ovat pääsääntöisesti käytössä klo 8.00-18.00 ja siivous tehdään tilakohtaisten siivousohjeiden mukaisesti. Tiloissa on käyttöä vaihtelevasti myös iltaisin ja viikonloppuisin, jolloin tilat ovat käytössä mahdollisesti klo 8.00-21.00. Tilojen käyttöaste vaihtelee luku- ja kalenterivuoden aikana.
Perussiivoukset tehdään kesä-heinäkuussa. Perussiivoustyöt tehdään työohjeiden mukaisesti ja siivous pitää sopeuttaa joustavasti kiinteistön toiminnan tarpeen ja toimintarytmin mukaisesti.
3.1.2. Siivouspalvelun seuranta ja valvonta
Palveluntuottajan tulee tehdä itsenäistä laadunseurantaa kiinteistöittäin ja toimittaa tästä oma kirjallinen raporttinsa sähköisessä muodossa tilaajalle. Raportti toimitetaan kerran viikossa tai tilaajan erikseen niin ohjeistaessa kerran kuukaudessa. Tilaajan ja palveluntuottajan kanssa pidetään lisäksi kaksi (2) kertaa vuodessa yhteinen asiakas- ja raportointipalaveri.
Siivouksen laadullista ja toiminnallista tasoa seuraavat kohteissa WinNovan nimeämät puhdistuspalvelun asiantuntijat ja kiinteistövastaavat (useimmiten koulutuspäälliköt), jotka samalla toimivat myös kohteiden vastuullisina yhteyshenkilöinä. Tilaaja, puhdistuspalvelun asiantuntijat ja palveluntuottajan määrittämät henkilöt pitävät kaksi kertaa vuodessa kaikissa kohteissa laaduntarkistuskierroksen arvioidakseen siivouspalvelun toimivuutta.
Perussiivouksen palvelun toteutumisen laadunseurannan toteuttavat kerran vuodessa kaikissa kohteissa tilaajan puhdistuspalvelun asiantuntijat sekä palveluntuottajan määrittämä henkilö.
3.2. Siivouspalvelun sisältö
Palvelun tuottaja käyttää omia siivouskoneita, -välineitä ja -aineita mukaan lukien sisätiloissa ja ulkona käytettävät nostolaitteet. Pyykinpesukoneet nukkasihteineen sekä pyykinpesun kuivauskoneet kuuluvat myös tarjoushintaan. Siivoustekstiilit pestään aina koneellisesti. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan kiinteistön lajitteluohjetta ja toimittamaan lajittelun mukaiset biojäte- ja roskapussit sekä jätesäkit. Tilaajalla on mahdollisuus käyttää palveluntuottajan välineitä ja imuria äkillisissä tilanteissa. Palveluntuottaja hankkii tilaajan hankintasopimuksen mukaisesti ja nimiin hygieniatarvikkeet sekä huolehtii niiden täytön annostelijoihin.
3.2.1. Ateriapalvelun sisältö (osiossa 3)
Osiossa 3 kohteessa Ulasoorintie 12 sijaitsee Lounasravintola Salkkari, jonka ateriapalvelussa työskentelee valitun palveluntuottajan työntekijä. Työvuoro on kolme (3) tuntia päivässä ja 190 työpäivää vuodessa. Tilaaja vastaa ateriapalveluhenkilön perehdyttämistoimista, ja palveluntarjoaja vastaa henkilön sijaisten perehdyttämisestä. Ateriapalvelun työkuvaan kuuluu jakelukeittiötoiminta, lounastarjoilut, kassatoiminta ilman rahaliikennettä, astiahuolto, omavalvontamittaukset ja -kirjaukset, keittiön puhdistus, ruokasalin pöytien ja tuolien puhdistus sekä vastuu ruokailun ja keittiön toiminnasta. Ateriapalveluhenkilön osuus tulee sisällyttää tarjoukseen vuosihintana (190 työpäivää/v, 3h/päivä).
Ateriapalvelussa toimivalla henkilökunnalla tulee olla ateriapalvelun edellyttämä hygieniaosaaminen.
3.3. Palveluntuottajalta edellytettävät vaatimukset
3.3.1. Yrityksen kelpoisuusehto
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Asian varmistamiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseen Vastuu Group -palvelun voimassa oleva Luotettava Kumppani-raportti tai muu vastaava todistus. Todistuksesta on käytävä ilmi tilaajavastuulain (1233/2006) edellytysten täyttyminen. Mikäli selvityksiä ei ole toimitettu tarjouksessa tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös. Palveluntuottaja toimittaa tilaajavastuulain mukaiset raportit vuosittain hankintayksikölle.
Tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavanlaisista tehtävistä ja tarjouksessa on esitettävä vähintään yksi referenssi kohteista viimeksi kuluneiden kolmen vuoden ajalta. Referenssitietojen tulee sisältää tieto kohteiden yhteystiedoista (tilaaja, tilaajan yhteyshenkilö sekä yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite).
Tarjoajalta edellytetään vähintään 200 000 euron toteutunutta liikevaihtoa per tilikausi kahdelta edelliseltä päättyneeltä tilikaudelta . Tarjoavan yrityksen luottoluokituksen tulee olla vähintään A (tyydyttävä). Tarjoukseen on lisäksi liitettävä Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa- luottoluokitusraportti tai muu vastaava luottolaitoksen tarjoajaa koskeva lausunto, jossa luottoluokitus on ilmoitettu sekä selvitys tarjoajan vahvistetusta liikevaihdosta kahdelta edelliseltä päättyneeltä tilikaudelta, jos se ei ilmene luottolaitoksen lausunnosta.
Kaikkien tarjouksessa annettavien todistusten ja selvitysten tulee olla ajantasaisia, enintään kolme kuukautta vanhoja sekä voimassa tarjousajan päättymishetkellä.
Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa palvelun laajuuteen ja riskeihin nähden. Vastuuvakuutustodistusta ei tarvitse liittää tarjoukseen, mutta voimassa oleva todistus on esitettävä hankintayksikölle erikseen pyydettäessä.
3.4. Siivouspalvelulta edellytettävät vaatimukset
Siivoushenkilöstöltä edellytetään puhtaus- ja kiinteistöpalvelualan perus- tai ammattitutkintoa tai palveluntuottajan antamaa vastaavaa, todennettavissa olevaa koulutusta sekä siivousalan riittävää työkokemusta vastaavasta työkohteesta. Siivoushenkilöstön edellytetään käyttävän yhtenäistä työasua, henkilökorttia ja heiltä odotetaan asiallista käyttäytymistä. Siivoushenkilöstön tulee kyetä kommunikoimaan suomen kielellä sekä suullisesti että kirjallisesti. Siivoushenkilöstöllä tulee myös olla siivouskonekortti.
Tarjouksessa tulee nimetä kohteesta vastaava työnjohtaja sekä hänen varahenkilönsä yhteystietoineen (nimi, koulutustaso, puhelinnumero ja sähköpostiosoite). Kohteesta vastaavalla työnjohtajalla tulee olla vähintään siivousteknikon koulutus ja lisäksi vähintään kahden (2) vuoden kokemus siivoustyönjohtotehtävistä. Kohteesta vastaavan työnjohtajan tulee käydä kohteessa vähintään kerran viikossa erikseen hankintasopimuksessa sovittavana ajankohtana laadunvalvonnan varmistamiseksi. Työnjohtajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset koskevat sekä kohteesta vastaavaa työnjohtajaa että hänen varahenkilöään.
Työnjohtajan tulee olla tavoitettavissa klo 8.00-15.00 välisenä aikana ja työnjohdolla tulee olla mahdollisus käydä siivottavassa kohteessa viimeistään seuraavana päivänä. Valitun palveluntarjoajan tulee toimittaa kohteiden vakituisten työntekijöiden henkilötiedot hankintayksikölle sopimuskauden alkaessa ja pitää tiedot ajantasaisina koko sopimuskauden ajan.
Palveluntuottaja ja hänen mahdolliset alihankkijansa sitoutuvat noudattamaan kiinteistöjen turvallisuusmääräyksiä tiloissa liikkumisen ja avainten hallinnan suhteen. Mikäli siivoushenkilökunta havaitsee kiinteistöissä kiinteistönhoitoon liittyviä vika- tai huomiotilanteita, tulee asiasta ilmoittaa viipymättä hankintasopimuksessa määriteltävälle yhteyshenkilölle ja tarvittaessa kiinteistöhuoltoyhtiön päivystysnumeroon.
Hankinnassa noudatetaan tarjouspyynnön liitteen 05 Vastuunjakotaulukko mukaista vastuunjakoa.
3.4.1. Ylläpitosiivouksen ajankäyttösuunnitelma
Ylläpitosiivouksen ajankäyttösuunnitelma tulee esittää tarjouksessa. Ajankäyttösuunnitelma tulee tehdä kirjallisesti sellaisessa muodossa, että tilaaja pystyy annettujen tietojen perusteella arvioimaan, toteutuuko vaadittu puhtaustaso. Suunnitelmassa tulee esittää kohteeseen suunnitellut, päiväkohtaiset kokonaistuntimäärät. Tilaajalla on kokemuksen myötä muotoutunut kuva työmäärästä, jota tässä tarjouspyynnössä kuvatun laatutason ylläpitäminen kiinteistössä vaatii. Mikäli tämä poikkeaa oleellisesti tilaajan määrittämistä luvuista eikä täten ole todennäköistä, että tässä tarjouspyynnössä asetettu laatutaso saavutetaan, hankintayksikkö voi tarjouksen kelpoisuutta arvioidessaan vaatia tarjoajalta selvityksen.
Mikäli tarjoaja tarjoaa useampaan osioon, suunnitelmasta on käytävä ilmi tiedot jokaisen tarjottavan osion ajankäyttösuunnitelmasta.
3.4.2 Vakuusraha
Palvelun suoritusaikainen vakuus on valitun palveluntuottajan tarjouksessaan ilmoittaman perussiivouksen vuosihinnan määrä kuitenkin niin, että vakuussumma on vähintään 15 prosenttia ylläpitosiivouksen vuosihinnasta. Annettavan vakuuden tulee olla voimassa vähintään kuukausi palvelun tuottamisen päättymisen jälkeen. Vakuudeksi hyväksytään ensisijassa tilaajan nimiin tehty pankkitalletus tai vakavaraisen raha- tai vakuutuslaitoksen omavelkainen takaus tai muu tilaajan hyväksymä vakuus. Valittu palveluntuottaja vastaa kaikista vakuuden hankkimisesta aiheutuvista kustannuksista.
3.5. Alihankinta
Palveluntuottajalla on oikeus käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita. Esitetyt alihankkijat ja heidän tehtävänsä on hyväksytettävä tilaajalla JYSE 2014 Palvelut (päivitysversio huhtikuu 2017) -sopimusehtojen mukaisesti.
Palveluntuottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan sekä vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan hankintasopimuksen mukaisia velvoitteita. Alihankkijalla ei ole oikeutta käyttää alihankkijaa eli alihankkijoiden ketjutus ei ole mahdollista. Myös alihankkijoiden tulee täyttää hankinta-asiakirjoissa asetetut vaatimukset. Mikäli tarjoaja ei vetoa alihankkijansa resursseihin täyttääkseen hankinta-asiakirjojen pakolliset soveltuvuusvaatimukset, alihankkijoiden osalta ei tarvitse täyttää ESPD-asiakirjaa kohdan 3.6. mukaisesti.
Hankintayksiköllä on lisäksi oikeus tarkastaa, onko olemassa perusteita alihankkijan poissulkemiseksi hankintalain (1397/2016) pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden nojalla. Mikäli alihankkijaa koskee jokin laissa mainittu poissulkemisperuste, tarjoajan on korvattava ehdotettu alihankkija. Mikäli tarjoaja vetoaa alihankkijansa resursseihin täyttääkseen hankinta-asiakirjojen pakolliset soveltuvuusvaatimukset, hankintayksikkö voi pyytää tällaisten alihankkijoiden osalta rikosrekisteriotteet kohdan 3.6. mukaisesti.
3.6. Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD) ja rikosrekisteriote
Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa yhteinen eurooppalainen hankinta- asiakirja (ESPD) alustavana näyttönä siitä, että voimassa olevan hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet eivät rasita tarjoajaa sekä siitä, että tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Tarjoaja voi käyttää samaa yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa useissa hankintamenettelyissä osoituksena vaatimusten täyttymisestä edellyttäen, että tarjoaja vahvistaa asiakirjan sisältämien tietojen olevan edelleen voimassa ja vastaavan tämän tarjouspyynnön asettamia vaatimuksia.
ESPD-asiakirjan voi toimittaa joko sähköisellä, muokattavalla lomakkeella täytettynä (LIITE 09 ESPD-asiakirja) tai sähköisessä ESPD-palvelussa (LIITE 10 ESPD.xml). Liitettä 10 ESPD.xml voi hyödyntää Euroopan komission suosittelemilla työkaluilla. Lista työkaluista (Belgia, Bulgaria, Liettua, Puola ja Portugali) löytyy osoitteesta https://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/digital/espd_fi .
Hankintayksikkö tarkistaa lisäksi voittaneen tarjoajan osalta rikosrekisteriotteen, joten tarjoajan kannattaa varautua esittämään tarjoajan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antama ote rikosrekisteristä. Rikostaustan selvittämiseksi esitetty rikosrekisteriote ei saa olla kahtatoista kuukautta vanhempi. Rikosrekisteriotteen voi tilata esim. Oikeusrekisterikeskuksesta. Rikosrekisteriotetta ei kuitenkaan liitetä tarjoukseen, sillä se pyydetään vain valitulta palveluntuottajalta.
Tarjouksen hinnoittelun tulee sisältää kaikki siivouspalvelun kustannukset. Vuosikustannus käsittää sekä ylläpito- että perussiivouksen sekä ateriapalvelun osiossa 3. Tarjousten hintavertailu toteutetaan siivouksen vuosikustannuksena (alv 0%).
Tarjouksessa on ilmoitettava seuraavat hinnat:
ylläpitosiivous €/osio/vuosi, alv 0 %
perussiivous €/osio/vuosi, alv 0 %
ateriapalvelu €/vuosi, alv 0 % ( vain osiossa 3 )
Tarjoushinta annetaan tarjouslomakkeella (liite 08 tarjouslomake) osioittain. Mikäli tarjoaja ei halua jättää tarjousta johonkin osioon, jätetään kyseisen osion tarjoushintasolut tyhjiksi.
4.1. Hintamuutokset sopimuskaudella ja mahdollisilla optiokausilla
Tarjoushinnan tulee olla kiinteästi voimassa 31.7.2021 saakka. Tarjoushinta sidotaan Tilastokeskuksen Palvelujen tuottajahintaindeksiin siten, että perustasona on "Palvelut yrityksille ja julkiselle sektorille (BtoB) N81.2. Siivouspalvelut" vuoden 2020 kolmannen (3.) vuosineljänneksen pisteluku. Esitykset hintojen muutoksista tulee tehdä kirjallisesti vuosittain huhtikuun loppuun mennessä. Hinnanmuutosesityksen tulee perustua mainitun indeksin kolmannen (3.) vuosineljänneksen muutoksiin. Tarjoushintaa on mahdollista tarkistaa ensimmäisen kerran 1.8.2021 alkaen.
Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin edullisuusperustein alla mainittujen arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteerinä on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta. Arviointikriteerinä tarjoushinnan lisäksi on tarjoukseen annettu toteutussuunnitelma. Tarjousasiakirjoissa mainittujen laatulupausten on koskettava hankintaa koskevia kiinteistöjä, oltava käytössä hankintaa koskevissa kiinteistöissä ja niiden on oltava voimassa koko sopimuskauden ja mahdollisten optiokausien ajan.
5.1. Toteutussuunnitelma
Siivouspalvelun laadullinen toiminta tulee esittää erillisellä, tarjoukseen liitettävällä toteutussuunnitelmalla (max kahdeksan (8) A4 sivua). Toteutussuunnitelmassa tarjoaja määrittelee toimintatapansa tämän hankinnan siivouspalvelun toteuttamisessa tarjouspyynnön vaatimuksiin vastaten. Toteutussuunnitelmaan sisällytetään kuvaus ympäristövaikutusten huomioimisesta. Tarjoajan tulee myös määritellä kohteissa käyttämänsä siivouskoneet.
Vaikka tarjoaja tarjoaisi useampaan osioon, laaditaan kuhunkin tarjoukseen vain yksi toteutussuunnitelma. Samaa toteutussuunnitelmaa käytetään siten laatuarvioinnissa tarjoajan osalta kaikissa sen tarjoamissa osioissa.
Tarjoukseen ei sisällytetä yrityksen markkinointi- tai yleisesitteitä.
5.2. Tarjousten vertailu
5.2.1. Laatupisteet (toteutussuunnitelma), painoarvo 70% , max 70 pistettä
kohteen jaksoittaisten töiden sekä perussiivouksen suunnittelu eli vuosikello ja sen seuranta
henkilöstön töissäpysyvyys ja poissaolojärjestelyt varmistuvat
Vertailussa arvostetaan monipuolisia palautteenantokanavia, nopeaa ja vakioitunutta reklamaatioiden käsittelyprosessia ja selkeää kuvausta siitä, miten annettuja palautteita hyödynnetään toiminnan ja palvelutuotannon kehittämisessä. Vertailussa arvostetaan lisäksi käytännönläheistä kuvausta poissaolojärjestelyiden toteuttamisesta sekä siivoushenkilöstön, ohjaajien ja esimiesten ammatillisen osaamisen jatkuvaa ylläpitoa, jotta tilaaja saa mahdollisimman hyvän palvelun ammattitaitoisesti ja kustannustehokkaasti.
Tarjoajan tulee esittää jaksoittaisista töistä sekä perussiivouksesta suunnitelma vuosikellona. Lisäksi tarjoajan tulee ilmoittaa se, miten suunnitelman toteututumista seurataan, päivitetään ja raportoidaan tilaajalle. Suunnitelmat ja vuosikello arvioidaan tilaajan arviointiryhmässä. Tarjoajan tulee toteutussuunnitelmassa määritellä, miten tarjoaja varmistaa vaaditun laatutason toteutumisen ja miten toimintaa kehitetään. Toteutussuunnitelmassa tarjoaja määrittää myös siivouspalvelun toimintavarmuuden toteutumisen. Toteutussuunnitelma toimii hankinnan laadullisena arviointiperusteena tarjoushinnan ohella.
5.2.2. Tarjoushinta, painoarvo 30 %, max 30 pistettä
Hinnan painoarvot pisteytetään osioittain siten, että halvin tarjoushinta tarjousten vertailuluvun mukaisesti saa 30 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan kaavalla halvin tarjous/tarjous * 30.
5.3. Arvioinnin toteutus
Arviointikriteerien painoarvoprosentit muutetaan tarjousten arvioinnissa yhden desimaalin tarkkuudella oleviksi pisteiksi. Laadulliset arviointikriteerit arvioidaan hankintayksikön arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa 4-10. Arviointikriteerit muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla.
Osioittain eniten pisteitä saanut tarjous valitaan palveluntuottajaksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä.
6.1. Maksuehto ja laskutusehto
Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutus tulee toteuttaa kiinteistöittäin eriteltynä. Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen ja kuukausittaisen laskutuksen tulee sisältää ylläpitosiivouksen kustannukset. Perussiivous laskutetaan ja maksetaan vuosittain työn valmistuttua erikseen.
6.2. Hankintasopimus
Kirjallinen hankintasopimus osioittain laaditaan, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman.
6.3. Palvelun toteutuminen ja sen seuranta
Siivouspalvelun toimivuutta seurataan tilaajan ja palveluntuottajan yhteisissä palavereissa kohdan 3.1.2 mukaisesti.
6.3.1. Reklamointi ja sopimuksen mahdollinen purkaminen
Mikäli palveluntuottaja on laiminlyönyt palvelutasovaatimuksen tai muun hankinta-asiakirjoissa edellytetyn vaatimuksen eikä siivouspalvelusuoritus siten täytä hankintasopimuksen laatuvaatimuksia, hankintayksikkö reklamoi välittömästi sähköpostitse palveluntuottajaa havaituista puutteista.
Kiinteistöjen normaalina aukioloaikana jäljempänä luetellut kiireelliset työt on kuitenkin suoritettava välittömästi reklamoinnin jälkeen. Vasteaika on tällöin yksi (1) tunti niin, että siivoustyö on suoritettu yhden (1) tunnin aikana palvelupyynnöstä laskien. Näitä ovat:
Palveluntuottajalla on velvollisuus viimeistään seuraavan työpäivän aikana korjata muut puutteelliset suorituksensa.
Mikäli palvelusuoritusta ei reklamaatiosta huolimatta ole tehty edellä sovitussa ajassa tai suoritteen laatua ei reklamoinnista huolimatta ole kohtuullisessa ajassa saatu vastaamaan hankinta-asiakirjoissa ilmenevää ja hankintasopimuksessa sovittua palvelutasovaatimusta, on hankintayksiköllä oikeus osioiden 1 ja 2 osalta vähentää sopimushinnasta sopimussakkomaksuna ensimmäisenä sopimussakkomaksuna 0 euroa (alv 0 %). Saman reklamaation toinen sopimussakkomaksu on 3000 euroa (alv 0%), kolmas sopimussakkomaksu 10 000 euroa (alv 0%) ja seuraavat sopimussakkomaksut aina 12 500 euroa (alv 0%) kunnes suorite täytetään.
Mikäli palvelusuoritusta ei reklamaatiosta huolimatta ole tehty edellä sovitussa ajassa tai suoritteen laatua ei reklamoinnista huolimatta ole kohtuullisessa ajassa saatu vastaamaan hankinta-asiakirjoissa ilmenevää ja hankintasopimuksessa sovittua palvelutasovaatimusta, on hankintayksiköllä oikeus osioissa 3 vähentää sopimushinnasta sopimussakkomaksuna ensimmäisenä sopimussakkomaksuna 0 euroa (alv 0 %). Saman reklamaation toinen sopimussakkomaksu on 1500 euroa (alv 0%), kolmas sopimussakkomaksu 5 000 euroa (alv 0%) ja seuraavat sopimussakkomaksut 10 000 euroa (alv 0%) kunnes suorite täytetään.
Sopimussakkomaksujen määrä on rajoitettu hankintasopimuksen arvoon. Sopimussakkomaksun määrä vähennetään välittömästi kohdekuukauden tai seuraavan kuukauden palvelumaksusta.
Mikäli palvelutoiminta ei kolmen (3) annetun sopimussakkomaksun jälkeenkään vastaa hankintasopimuksen sisältöä, tilaaja voi purkaa hankintasopimuksen kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä, ellei optiota oteta käyttöön.
Palvelukuvaukseen kuuluva perussiivous suoritetaan yhdessä sovittuun ajankohtaan mennessä. Mikäli perussiivousta ei ole suoritettu sovittuun päivämäärään mennessä, maksaa palvelun tuottaja hankintayksikölle viivästyssakkoa jokaiselta alkavalta viikolta 1000 € (alv 0 %). Tilaajalla on tämän lisäksi mahdollisuus ottaa käyttöön yllä mainittu reklamaatiomenettely.
6.3.2. Vahingonkorvausmenettely
Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka palveluntuottaja, palveluntuottajan työntekijä, tai palveluntuottajan alihankkija tai palveluntuottajan sopimuksen mukaisen toiminnan täyttämisessä mahdollisesti käyttämä muu osapuoli virheellään tai laiminlyönnillään tai muulla moitittavalla toimella palvelun tuottamisessa aiheuttaa.
6.4. Sopimusehdot
Hankintaan sovelletaan tarjouspyynnöstä ilmenevin muutoksin julkisia yleisiä sopimusehtoja, JYSE 2014 Palvelut (päivitysversio huhtikuu 2017).
7.1. Kohteen esittely
Tarjouspyynnön julkaisuhetken tilanteessa Suomen valtioneuvosto on todennut yhteistoiminnassa tasavallan presidentin kanssa Suomen olevan poikkeusoloissa koronavirustilanteen vuoksi. Annettujen viranomaismääräysten vuoksi kiinteistöihin ei ole mahdollista tutustua paikan päällä.
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää suomeksi Kilport- järjestelmässä osoitteessa https://kilport.fi viimeistään 8.4.2020 kello 16.00 mennessä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman nopeasti, mutta viimeistään 15.4.2020 kello 16.00 mennessä. Ennen kysymysten tekemistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilportiin osoitteessa https://kilport.fi. Tehdyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset näkyvät rekisteröityneillä käyttäjillä.
Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
Tarjoajien tulee varmistaa, että tarjous sisältää tarjouspyyntöasiakirjoissa mainitut, pakolliset tiedot.
8.1. Tarjousten jättäminen Kilport-järjestelmään
Tarjousaika päättyy 23.4.2020 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport- järjestelmään osoitteessa https://kilport.fi.
Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä johon tarjous on turvallista jättää milloin tahansa tarjousaikana. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan päättymistä. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.
8.2. Liike- ja ammattisalaisuudet
Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjousasiakirjoihin sisältyy julkisuuslain nojalla salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia, tarjoajan tulee merkitä nämä yksityiskohtaisesti tarjoukseensa ja samalla perustella, miksi kyseiset tiedot ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdassa tarkoitettuja salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia.
Tarjoukseen ladattavia liitteitä ei voi merkitä kokonaisuudessaan liikesalaisuudeksi, vaan liitteisiin tulee merkitä selkeästi ja yksiselitteisesti miltä osin ne sisältävät liikesalaisuuksia. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös osoitetaan.
LIITE 00 Liiteasiakirjat (ZIP-tiedosto), joka sisältää asiakirjat:
LIITE 01 Osio 1 pohjakuvat
LIITE 02 Osio 2 pohjakuvat
LIITE 03 Osio 3 pohjakuvat
LIITE 04 Kiinteistötiedot
LIITE 05 Vastuunjakotaulukko
LIITE 06 Palvelutasovaatimus
LIITE 07 JYSE Palvelut 2014 (päivitysversio huhtikuu 2017) sopimusehdot
LIITE 08 Tarjouslomake
LIITE 09 ESPD-asiakirja
LIITE 10 ESPD.xml -lomake
Tarjoukseen on sisällytettävä vähintään alla olevat tiedot:
ESPD-asiakirja tai ESPD.xml -lomake
LIITE 08 Tarjouslomake täytettynä
Luotettava Kumppani-raportti tai vastaavat todistukset
Referenssit
Selvitys toteutuneesta liikevaihdosta
Selvitys yrityksen luottoluokituksesta
Selvitys vastaavasta työnjohtajasta ja hänen varahenkilöstään
Toteutussuunnitelma (vapaamuotoinen)
Ylläpitosiivouksen ajankäyttösuunnitelma (vapaamuotoinen)