Talous- ja kiinteistöjohtopalveluiden hankinta
Urjalan seurakunta

1.1 Hankintayksikkö

Urjalan seurakunta (hankintayksikkö, tilaaja) on n. 4000 jäsenen maalaisseurakunta Pirkanmaan laidalla. Seurakuntamme on toinen Hämeeseen  vuonna 1589 perustetuista seurakunnista ja nykyinen kirkkomme on valmistunut vuonna 1806.

1.2. Kilport –palvelu

Hankintayksikkö käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport -kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankinta julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavalla. Hankinnan tarjouspyyntöasiakirjat ovat avoimesti ladattavissa Kilport- palvelusta, osoitteesta https://kilport.fi.

Tarjouspyyntö koskee talous- ja kiinteistöjohdon palveluhankintaa seurakunnan tarpeisiin. Hankintayksikkö on hankkinut talouspäällikön ja kiinteistöpäällikön palvelut ostopalveluna jo aiemmin. Palvelun sisältö ja vaatimukset on kuvattu hankinta-asiakirjoissa ja erityisesti liitteessä 01 Palvelukuvaus.

2.1. Sopimusaika

Sopimuskausi alkaa 1.1.2021 kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista 31.12.2022. Sopimusajan päättymisen jälkeen hankintaan sisältyy mahdollisuus yhden (1) vuoden optiokauteen. Optiokauden mahdollisesta käyttämisestä tehdään erillinen päätös neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkua.

2.2. Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä kansalliset kynnysarvot ylittävänä palveluhankintana hankintalain (1397/2016) 32 § mukaisesti. Tarjous kaikkine asiakirjoineen on laadittava suomen kielellä. Hankintaan valitaan yksi palveluntuottaja. Osatarjouksia, rinnakkaisia tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Hankintapäätökseen sisältyy hankintayksikölle mahdollisuus valita kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavaksi paras tarjoaja tarjoajan näin halutessa täydentämään palvelusopimuksen toimivuutta jo irtisanomisaikana mikäli hankintasopimus irtisanotaan tai puretaan. Korvaava palveluntuottaja valitaan hankintapäätöksen sijoittumisjärjestyksen perusteella. Tarjoajalla on tällaisessa tapauksessa oikeus kieltäytyä hankintasopimuksen allekirjoittamisesta mikäli annettu tarjous ei ole enää tällöin voimassa.

Tarjousten tulee olla sitovana voimassa vähintään 3 kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta viimeisestä tarjouksen sisäänjättöpäivästä lukien.

Hankintaan sovelletaan tarjouspyynnöstä ilmenevin muutoksin TAL2018 -yleisiä sopimusehtoja.

2.2.1. Hankintamenettelyn yleisiä periaatteita

Julkisessa hankinnassa annettu tarjous on tekijäänsä sitova ja velvoittava. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa eikä yksipuolisesti peruuttaa. Tarjous on toimitettava hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen, pyydetyllä tavalla ja annetussa määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta oikein on tarjouksen tekijällä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen eikä se saa sisältää omia ehtoja. Vaatimus on ehdoton ja koskee niin tarjoajan soveltuvuutta, tarjouksen sisältöä, pyydettyjä asiakirjoja kuin myös tarjouksen liitteitä.

Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee pyytää tarjousaikana ja tämän tarjouspyynnön kappaleen 7 ohjeiden mukaisesti. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.  Hankintayksikkö ei anna väliaikatietoja saaduista tarjouksista, hankintapäätöksen valmistelusta eikä sen aikataulusta.

3.1. Palvelutasovaatimus

Palvelun sisältö ja palvelulle asetetut vaatimukset on kuvattu hankinta-asiakirjoissa ja erityisesti tarjouspyynnön liitteessä 01 Palvelukuvaus. Kokoukset ja palvelukuvaukseen kuulumattomat muut tarkastukset, palaverit ja katselmukset sekä niihin verrattavat tapahtumat sekä kiinteään kuukausiveloitukseen kuulumattomien tehtävien hoitaminen tapahtuvat erilliskorvattavana tuntityönä. Palveluntuottaja voi lisäksi laskuttaa mahdolliset seurakunnalle kohdistuvat suoranaiset kulut, kuten esimerkiksi postimaksut, pankkisiirtomaksut, painatuskulut, osallistumismaksut, toimistotarvikkeet, kopiopaperit ynnä muut suoranaiset kulut toteutuneen mukaisesti.

3.2. Palveluntuottajalta edellytettävät vaatimukset

3.2.1. Yrityksen kelpoisuusehto

Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset palvelutuotannon toteuttamiseksi. Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Asian varmistamiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseen Vastuu Group -palvelun voimassa oleva Luotettava Kumppani-raportti tai muu vastaava todistus. Todistuksesta on käytävä ilmi tilaajavastuulain (1233/2006) edellytysten täyttyminen. Mikäli selvityksiä ei ole toimitettu tarjouksessa tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös. Palveluntuottaja toimittaa tilaajavastuulain mukaiset raportit vuosittain hankintayksikölle.

Tarjoajalla tulee olla kokemusta hankinnan kohdetta vastaavista tehtävistä ja tarjouksessa on esitettävä vähintään yksi referenssi kohteista vuosilta 2017, 2018, 2019 tai 2020. Referenssitietojen tulee sisältää tieto kohteiden yhteystiedoista (tilaaja, lyhyt kuvaus palvelusta, tilaajan yhteyshenkilö sekä yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite).

Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa palvelun laajuuteen ja riskeihin nähden. Vastuuvakuutustodistusta ei tarvitse liittää tarjoukseen, mutta voimassa oleva todistus on esitettävä hankintayksikölle erikseen pyydettäessä.

Palveluntuottajalla on oltava luotettava ja palvelutoiminnan laajuden vaatima varahenkilöjärjestelmä poissaolotilanteisiin. Varahenkilöjärjestelmä on kuvattava lyhyesti tarjouksessa.

Kaikkien tarjouksessa annettavien todistusten ja selvitysten tulee olla ajantasaisia, enintään kolme kuukautta vanhoja sekä voimassa tarjousajan päättymishetkellä.

3.3. Alihankinta

Palveluntuottajalla on oikeus käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita TAL2018-sopimusehtojen mukaisesti. Ehdotettu alihankinnan osuus sekä esitetyt alihankkijat on määriteltävä tarjouksessa hankintayksikön hyväksyttäväksi.

Palveluntuottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan sekä vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan hankintasopimuksen mukaisia velvoitteita. Myös alihankkijoiden tulee täyttää hankinta-asiakirjoissa asetetut vaatimukset. Hankintayksiköllä on lisäksi oikeus tarkastaa, onko olemassa perusteita tarjoajan tai alihankkijan poissulkemiseksi hankintalain (1397/2016) pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden nojalla. Mikäli alihankkijaa koskee jokin laissa mainittu poissulkemisperuste, tarjoajan on korvattava ehdotettu alihankkija.

3.4. Hankinnan muut vaatimukset

Hankintayksikkö käyttää toiminnassaan Kirkon palvelukeskuksen (Kipa) kirjanpidon ja palkanlaskennan palveluita ja järjestelmiä, kuten KiPa, Populus ja Jira. Valitun palveluntuottajan on hyödynnettävä ja käytettävä järjestelmiä hankintayksikön ohjeistuksen mukaisesti. Hankintayksikkö edellyttää, että palveluntuottajalla on kokemusta järjestelmien käytöstä, sillä edellä mainitut järjestelmät ovat palvelun tuottamisessa ehdottoman tärkeitä ja päivittäisessä käytössä.

Palveluntuottajan on otettava huomioon, että hankintayksikön käyttämä kieli on suomi. Hankintayksikön kirjalliset ohjeet, selvitykset ja määräykset ovat suomenkielisiä, joten työntekijällä tulee olla työn edellyttämä riittävä suomen kielen taito. Kaikkien palveluntuottajan toimittamien kirjallisten dokumenttien ja asiakirjojen tulee olla suomenkielisiä.

Hankintayksikön toiminnan luonteesta ja hankittavan palvelutoiminnan merkityksestä johtuen palveluntarjoajan on sitouduttava hankintayksikön hengelliseen taustaan sekä kirkkolain (1054/1993) mukaisiin Suomen evankelis-luterilaisen kirkon tehtäviin ja päämääriin.

Hankintayksikkö suosittelee, että tarjoajalla on Pirkanmaan maakunnassa toimipiste, josta palvelu logistisesti ja kestävän kehityksen periaatteita noudattaen voi luotettavasti toimia. Palvelun tuottaminen vaatii hankintayksikön arvion mukaan noin kerran viikossa käyntiä hankintayksikön tiloissa, kiireisimpinä ajanjaksoina mahdollisesti useammankin kerran viikossa.

Hankintayksikkö voi hyväksyä Verohallinnon kilometrikorvausta koskevan, kulloinkin voimassa olevan ohjeistuksen mukaisen korvauksen oman auton käytöstä täydennettynä niin, että erikseen sovituissa tilanteissa ja erikseen sovitun henkilöstömäärän mukaisesti toteutuneesta matka-ajasta 50 % voidaan laskea työajaksi erillisveloitettavan tuntihinnan mukaisesti. Hankintayksikkö ei korvaa palveluntuottajalle päivärahoja tai muita työmatkoista aiheutuneita korvauksia.

Palveluntuottajan on oltava työtehtävien niin erikseen vaatiessa käytettävissä hankintayksikön kohteessa arkisin klo 8.00 - 17.00 välillä neljän (4) tunnin vasteajalla yhteydenotosta ja työtehtävien niin erikseen vaatiessa lisäksi tavoitettavissa puhelimitse arkisin klo 8.00 - 19.00 välillä kahden (2) tunnin vasteajalla yhteydenotosta.

Tarjoushinta annetaan palvelun kuukausikustannuksena sekä erilliskorvattavan palvelun tuntihintana. Tarjoushinnat annetaan tarjouslomakkeella (liite 02 tarjouslomake) alv 0%.  Palvelun kuukausikustannuksen tulee sisältää kaikki liitteessä 01 Palvelukuvaus kuvatun palvelun kustannukset.

Hankintayksikkö voi halutessaan tilata tarjouspyynnön kohdassa 3.1. mainittuja erilliskorvattavia tuntitöitä, joille annetaan hinta euroa/h. Tarjousten vertailtavuuden varmistamiseksi tarjousten hintavertailussa käytetään yhden henkilön tuntihintaa.

Tarjousten hintavertailu toteutetaan palvelun kuukausikustannuksen ja erillistyöhinnan painoarvon mukaisesti painotettuna.

Molemmissa hintaryhmissä halvin vertailuhinta saa maksimipisteet. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa halvimpaan hintaan kaavalla (halvin/vertailtava hinta x painoarvo).

4.1. Hintamuutokset sopimuskaudella ja mahdollisella optiokaudella

Tarjoushintojen tulee olla kiinteästi voimassa 31.12.2021 saakka. Tarjoushinnat sidotaan Tilastokeskuksen Palvelujen tuottajahintaindeksiin (https://www.stat.fi/til/pthi/) siten, että perustasona on "Palvelut yrityksille ja julkiselle sektorille (BtoB) M71.12 Tekniset palvelut ja konsulttipalvelut" vuoden 2020 kolmannen (3.) vuosineljänneksen pisteluku. Esitys hintojen muutoksista tulee tehdä kirjallisesti vuosittain lokakuun loppuun mennessä. Hinnanmuutosesityksen tulee perustua hinnanmuutosesitysvuoden mainitun indeksin toisen (2.) vuosineljänneksen muutoksiin. Tarjoushintoja on mahdollista tarkistaa ensimmäisen kerran 1.1.2022 alkaen.

Vaatimukset täyttävistä tarjouksista palveluntuottajaksi valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin.

6.1. Maksuehto ja laskutusehto

Maksuehto on 21 päivää netto. Kuukausikorvaus maksetaan kunkin kuukauden 05. päivään mennessä. Muissa laskuissa maksuehto on 21 päivää netto. Laskuja koskevat huomautukset on tehtävä viipymättä kirjallisesti tai sähköisesti. Viivästys on korkolain mukainen.

6.2. Hankintasopimus

Kirjallinen hankintasopimus laaditaan, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman.

6.2. 1 Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys

Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä:

1. hankintasopimus
2. tarjouspyyntö liitteineen (hankinta-asiakirjat)
3. tarjous liitteineen
4. TAL2018-sopimusehdot

Sopimusta allekirjoitetaan kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi toimittajalle ja yksi tilaajalle.

6.3. Palvelun toteutuminen ja sen seuranta

Palvelun toimivuutta seurataan tilaajan ja palveluntuottajan yhteisissä palavereissa. Palvelun laadullista ja toiminnallista tasoa seuraa tilaajan osalta kirkkoherra.

Tarjouspyynnön julkaisuhetken tilanteessa Suomen valtioneuvosto on todennut yhteistoiminnassa tasavallan presidentin kanssa Suomen olevan poikkeusoloissa koronavirustilanteen vuoksi. Annettujen viranomaismääräysten vuoksi seurakunnan kiinteistöihin ei voi tutustua paikan päällä.

Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää suomeksi Kilport- järjestelmässä osoitteessa https://kilport.fi viimeistään 18.5.2020 kello 16.00 mennessä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman nopeasti, mutta viimeistään 20.5.2020 kello 16.00 mennessä. Ennen kysymysten tekemistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilportiin osoitteessa https://kilport.fi. Tehdyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset näkyvät rekisteröityneillä käyttäjillä.

Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.

8. Tarjouksen jättäminen

Tarjoajien tulee varmistaa, että tarjous sisältää tarjouspyyntöasiakirjoissa mainitut, pakolliset tiedot.

8.1. Tarjousten jättäminen Kilport-järjestelmään

Tarjousaika päättyy 1.6.2020 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport- järjestelmään osoitteessa https://kilport.fi.

Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä johon tarjous on turvallista jättää milloin tahansa tarjousaikana. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan päättymistä. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.

8.2. Liike- ja ammattisalaisuudet

Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjousasiakirjoihin sisältyy julkisuuslain nojalla salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia, tarjoajan tulee merkitä nämä yksityiskohtaisesti tarjoukseensa ja samalla perustella, miksi kyseiset tiedot ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdassa tarkoitettuja salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia.

Tarjoukseen ladattavia liitteitä ei voi merkitä kokonaisuudessaan liikesalaisuudeksi, vaan liitteisiin tulee merkitä selkeästi ja yksiselitteisesti miltä osin ne sisältävät liikesalaisuuksia. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä.

8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten

Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös osoitetaan.

LIITE 00 Liiteasiakirjat (ZIP-tiedosto), joka sisältää asiakirjat:

LIITE 01 Palvelukuvaus
LIITE 02 Tarjouslomake
LIITE 03 TAL2018-sopimusehdot

Tarjoukseen on sisällytettävä vähintään alla olevat tiedot:

LIITE 02 Tarjouslomake täytettynä
Luotettava Kumppani-raportti tai vastaavat todistukset
Referenssit
Selvitys alihankinnasta (jos alihankintaa aiotaan hyödyntää sopimuskaudella)
Selvitys varahenkilöjärjestelmästä