1.1. Porin YH-Asunnot Oy
Porin YH-Asunnot Oy:n toimialana on omistaa ja hallita sekä rakennuttaa Porin kaupungin alueella sijaitsevia ja sinne rakennettavia kiinteistöjä sekä harjoittaa isännöintitoimintaa. Omistuksessamme on tällä hetkellä noin 1400 vuokra-asuntoa ja noin 600 opiskelija- asuntoa, joissa on 850 opiskelija-asuntopaikkaa. Isännöinnissä meillä on noin 2500 asuntoa sekä useita muita kiinteistöjä.
Henkilökuntaamme kuuluu 27 toimihenkilöä, joiden toimesta asukkaamme saavat monipuolisen palvelun sekä asumiseen että kiinteistöjen hallinnoimiseen ja rakennuttamiseen. Toimistopalveluumme sisältyvät mm. hallinto, isännöinti, vuokrauspalvelu, vuokravalvonta, kirjanpito, asiakaspalvelu, asumisneuvonta ja rakennuttaminen.
Porin YH-Asunnot Oy kuuluu osana Porin kaupunkikonserniin ja toimii kaupunginvaltuuston asettamien tavoitteiden toteuttajana ja noudattaa kaupunginvaltuuston määrittelemää omistajapolitiikkaa ja toimintalinjauksia.
1.2. Kilport-palvelu
Hankintayksikkönä Porin YH-Asunnot Oy käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport- kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankintalain mukaan kilpailutus ilmoitetaan HILMA-ilmoituskanavalla.
Tarjousten jättäminen Kilport- järjestelmään opastetaan kohdassa "tarjousten jättäminen".
2.1. Hankinnan perusta
Hankinta koskee tarjouspyynnön liitteessä esitettyjen kiinteistöjen paloilmoitus- ja sprinklerlaitteiden huoltosopimuksen tekemistä.
Mahdollisiin uusiin kiinteistöihin hankintayksikkö soveltaa tämän kilpailutuksen hankintapäätöstä. Vastaavasti, jos kohde poistuu sopimuskauden aikana, myös tällä kilpailutuksella toteutettu sopimus päättyy.
Kiinteistöissä mahdollisesti tapahtuvista olennaisista muutoksista sovitaan palveluntuottajan ja hankintayksikön kanssa erikseen.
2.2. Hankinnan sopimusaika
Hankinta-aika on 1.1.2018 - 31.12.2022. Hankinnasta laaditaan hankintasopimus.
2.3. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan julkisena hankintana avoimella menettelyllä. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Osatarjoukset hyväksytään erikseen kohdeyhteenvedon paloilmoittimista ja erikseen sprinklerlaitteista. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida.
Hankintaan liittyy sekä lainmukaisia viranomaismääräyksiä että hankintayksikön asettamia, hankintaan liittyviä vaatimuksia.
3.1. Hankintaa koskevat vaatimukset
Tarjoajan tulee vastata laitteiden vuosihuollosta ja päivystysluonteisesta korjaustoiminnasta. Laitteiden määräaikaistarkastukset toteuttavat TUKES:in hyväksymät tarkastuslaitokset. Tilaaja määrittelee käytettävän tarkastuslaitoksen.
Hankintayksikkö nimeää laitteille vastuuhenkilön sekä varahenkilön, jotka huolehtivat
3.1.1. Toimipiste
Tarjoajalla tulee olla toimipiste Satakunnassa, josta palvelu logistisesti ja kestävän kehityksen periaatteita noudattaen voi luotettavasti toimia.
3.2. Tarjoajan kelpoisuusehto
Tarjoavan yrityksen tulee olla TUKES:in ylläpitämässä rekisterissä (Laki Pelastustoimen laitteista 2007/10). Yrityksellä tulee myös olla kokemusta vastaavista tehtävistä. Referenssit vastaavanlaisista kohteista viimeisen kolmen vuoden ajalta on esitettävä tarjouksessa.
Tarjoajan on kuuluttava ennakkoperintärekisteriin ja esitettävä pyydettäessä verojäämätodistus sekä todistus sosiaaliturva- ja eläkemaksujen täyttämisistä. Tarjoajalla tulee myös olla riittävä, vähintään 500.000 euron suuruinen vastuuvakuutus, jossa on korvausvastuu myös kolmansille osapuolille ja omavastuu enintään 5.000 euroa. Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista tarjoajan on esitettävä vakuustodistus voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta.
Tarjoajalla tulee olla toimi- tai huoltopiste Satakunnassa, josta palvelu logistisesti ja kestävän kehityksen periaatteita noudattaen voi luotettavasti toimia.
3.3. Tarjousta koskevat vaatimukset
3.3.1. Tarjouksesta tulee ilmetä
Mainittujen toimintojen hinnoitteluperusta tulee määritellä liitteellä "Toiminnallisuusperustan hinnoittelu"
3.3.2. Tarjoushintaan tulee sisältyä
3.4. Tarjoajan toiminnan palvelukuvaus
Tarjoajan tulee laatia tarjouksen liitteeksi omaa palveluaan esittelevän palvelukuvauksen, max 2-3 sivua. Palvelukuvauksessa tarjoajan tulee esittää mahdollisimman kattavasti toimintansa, resurssinsa, raportointitapansa ja palvelumahdollisuutensa.
3.5. Alihankinta
Hankintaan ei sisälly alihankintamahdollisuutta, vaan tarjoajan tulee toteuttaa huoltopalvelu.
3.6. Tilaajavastuu
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Hankintayksikkö varmistaa tilaajavastuulain toteutumisen viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä.
3.7. Muut vaatimukset
Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 3 kk tarjousajan päättymisestä
Tarjoukseen annetaan kohdeyhteenvedon mukaisista paloilmoitus- ja sprinklerlaitteiden ylläpidosta tarjoushinta €/vuosi yhtiöittäin ja kiinteistökohtaisesti.
Tarjoushinnat annetaan liitteellä (tarjousliite.xlsx), alv 0 % sekä laitteiden ylläpidosta, hälytysveloitusten että vikakorjausten toteuttamisesta.
Tarjoushintoihin sovelletaan kulloinkin voimassa olevia verokantoja.
4.1. Hinnanmuutokset
Hintojen tulee olla kiinteänä voimassa 31.12.2018 saakka. Sen jälkeen hintoja on mahdollista tarkistaa kerran vuodessa - 1.1. alkaen. Hinnanmuutosperusteena käytetään indeksinä (Ansiotasoindeksi, 2015=100. Indeksin pistemäärä 2/2017 on 100,9) ja hinnanmuutosten kehitystä verrataan tähän.
Hinnanmuutosesitys tulee tehdä 3 kk ennen sen mahdollista voimaanastumista. Hankintasopimuksen mahdollinen irtisanomisaika molemmille osapuolille on kolme kuukautta.
4.2. Laskutus
Vuosittaisen laskutuksen tulee tapahtua kerran vuodessa, eräpäivä 30.6. Laskutus tulee toteutua yhtiökohtaisesti.
Hankintapäätös tehdään tarjoushinnoiltaan edullisimman tarjouksen perusteella.
Maksuehdon tulee olla 30 päivää netto.
6.1. Huoltojen ajankohta
Huollot toteutetaan vuosittain 1.1. - 31.5. välisenä aikana.
7.1. Kohde-esittely
Tarjoajan edellytetään tutustuvan kohteisiin, hankintayksikön puolesta esittelyjen yhteyshenkilönä toimii liitteessä mainittu kohdekohtainen kiinteistöhuoltoliike.
7.2.Lisätiedot
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätiedot tulee pyytää Kilport-palvelussa osoitteessa https:// kilport.fi. Ennen kysymysten jättämistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilport-palvelun käyttäjäksi. Rekisteröinti on maksutonta.
Mahdollisia kysymyksiä hankintaan voi tehdä 23.10.2017 klo 12.00 saakka ja niihin vastataan mahdollisimman pian, mutta viimeistään 25.10.2017 klo 12.00.
Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
Tarjoukset tulee jättää viimeistään 30.10.2017 klo 12.00.
Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakioversioina. Tekstiasiakirjan yleisiä muotoja ovat pdf, word, excel ja ppt.
8.1. Asiakirjojen julkisuus
Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun hankintapäätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen.
Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviä.
8.2. Osoitetiedot hankintapäätöksen täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan.
Porin YH-Asunnot Oy
Ari Urpulahti
Isännöitsijä
Tarjouspyyntöä täydentää seuraava liite: (liitteitä ei palauteta tarjouksen mukana)
Kohdeyhteenveto (Kohdeyhteenveto ja laitteet.pdf)
Tarjoukseen liitettävät asiakirjat
Palvelukuvaus
Referenssiluettelo
Tarjousliite