Palvelukeskus Jokisimpukan siivouspalveluhankinta
Eurajoen kunta

1.1. Eurajoen kunta

Eurajoen ja Luvian kunnat yhdistyivät vuoden 2017 alussa. Nykyisessä Eurajoen kunnassa on noin 9500 asukasta. Vahvuuksiamme ovat hyvä työtilanne, alhainen veroprosentti, toimivat palvelut ja turvallinen asuinympäristö.

1.2. Kilport- palvelu

Eurajoen kunta käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport - kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankinta julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavalla. Kilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjat ovat avoimesti ladattavissa Kilport- palvelusta, osoitteesta https://kilport.fi.

Tarjouspyyntö käsittää siivouspalvelun hankinnan Eurajoen kunnan Palvelukeskus Jokisimpukan tilojen puhtaanapitoon. Hankinta käsittää sekä ylläpito- että perussiivouksen.

Palvelukeskus Jokisimpukassa toimii: 

• terveyskeskus ja työterveyshuolto (tilat eriteltynä liitteessä 9) 
• terveyskeskuksen vuodeosasto ja intervalliyksikkö Tammi
• kaksi tehostetun palveluasumisen yksikköä (Karpalo ja Suvanto)
• pitkäaikaisen laitoshoidon yksikkö Vaahtera
• neljä (4) palveluasumisen yksikköä (Tyrnikari, Mäntykari, Kotokari, Kaunissaari)

2.1. Kohteiden perustiedot

Hankintaa koskevissa tiloissa järjestetään avoin kohdekierros 19.6.2018 klo 14.15 alkaen osoitteessa Rantaperentie 1, 27100 Eurajoki. Kohdekierrokselle osallistuminen on edellytys tarjouskilpailuun osallistumiselle. Kohdekierrokselle voi osallistua enintään kaksi henkilöä per tarjoaja. 

2.2. Sopimusaika

Sopimuskausi alkaa 1.1.2019 kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista 31.12.2021. Sopimusajan päättymisen jälkeen hankintaan sisältyy mahdollisuus 1 + 1 vuoden optioaikaan. Optioiden mahdollisesta käyttämisestä tehdään erillinen päätös. 

Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä tekee oman hankintapäätöksen ja -sopimuksen terveysaseman tilojen osalta. 

Mikäli hankintayksikkö luopuu jostakin tilasta sopimuskauden aikana, siitä ilmoitetaan palveluntuottajalle vähintään 4 kk ennen tilan luovutusta ja tilan palvelusopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista. Koska kyseessä on sote-kiinteistö, hankintasopimus voi siirtyä kolmannelle osapuolelle valtakunnallisen uudistuksen toteutuessa. Sosiaali- ja terveydenhuollon lakisääteisessä järjestämisvastuusssa olevalla on oikeus irtisanoa sopimus vuoden 2020 tai 2021 aikana päättymään kahdentoista (12) kuukauden kuluttua irtisanomisesta ilman, että irtisanomisesta syntyy korvausvelvollisuutta. 

2.3. Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä EU-hankintana. Tarjous on tehtävä suomen kielellä.
Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

3.1. Palvelutasovaatimus

Tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisten palvelutasovaatimusten mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun. Palvelutasovaatimuksiin sisältyy myös toiminnan kuvaukset, laatuohjeet sekä ylläpito- ja perussiivouksen ohjeistukset.

Palvelun tuottajan tulee tehdä suunnittelua, laadunvalvontaa ja -seurantaa yhteistyönä asiakkaan kanssa. Tämän lisäksi palveluntuottajan tulee tehdä itsenäistä laadunseurantaa ja toimittaa tästä oma kirjallinen raporttinsa sähköisessä muodossa kuuden kuukauden välein tilaajalle ja kiinteistön yhteyshenkilölle. Kohteiden työvuorotaulukot tulee pyydettäessä toimittaa hankintayksikölle ja pitää ajantasaisina.

Tilat siivotaan palvelutasovaatimusten mukaisesti, sisältäen kaikki tilaluettelon tilat. Kulkuluvat ja toiminta tiloissa sekä yleinen perehdytys sovitaan ennen toiminnan aloittamista.

Kalusteiden siirrot ja nostolaitteiden kustannukset tulee sisällyttää perussiivoukseen. Tämän lisäksi kalusteiden siirrot sisältyvät myös ylläpitosiivoukseen.

Kiinteistön siivoustilat ja – kaapit ovat siivouspalvelutuottajan yksinoikeudellisessa käytössä ja vastuulla. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan kunnan turvallisuusmääräyksiä sekä muita ohjeita tiloissa liikkumisen, avainten hallinnan jne. suhteen. Eurajoen kunta on savuton työyhteisö ja savuttomuutta edellytetään myös Palvelukeskus Jokisimpukassa työskenteleviltä.

3.1.1. Siivouspalvelun seuranta ja valvonta

Siivouksen laadullista ja toiminnallista tasoa seuraa kohteissa hankintayksikön nimeämä puhdistuspalvelun asiantuntija ja kiinteistövastaava, joka samalla toimii myös kohteen vastuullisena yhteyshenkilönä.

Tilaaja, puhdistuspalvelun asiantuntija ja palveluntuottajan määrittämä henkilö pitävät kaksi kertaa vuodessa kaikissa hankintakohteissa laaduntarkistuskierroksen arvioidakseen siivouspalvelun toimivuutta. Perussiivouksen palvelun toteutumisen laadunseurannan toteuttavat kerran vuodessa kaikissa kohteissa tilaajan puhdistuspalvelun asiantuntija sekä palveluntuottajan määrittämä henkilö.

Palveluntuottaja toteuttaa omaa laadunseurantaa ja raportoi vähintään kaksi kertaa vuodessa em. henkilöille. Tilaajan ja palveluntuottajan kanssa pidetään lisäksi vähintään kaksi (2) kertaa vuodessa yhteinen asiakas- ja raportointipalaveri.

3.2. Siivouspalvelun sisältö

Siivouspalvelu toteutetaan liitteenä olevan vastuunjakotaulukon ohjeiden mukaisesti. Liitteen 4 mukainen epidemiasiivous koskee myös tehostetun palveluasumisen yksikköjä (Karpalo ja Suvanto).

Ylläpitosiivous:

• siivousta tuotetaan joka päivä, arkisin klo 6 – 15 välisenä aikana, lauantaisin ja pyhinä klo 7- 15 välisenä aikana (poikkeuksena terveyskeskus ja työterveyshuolto, joiden poikkeamat sovitaan hankintasopimuksessa)
• jos pyhäpäiviä on peräkkäin enemmän kuin kaksi, tulee vaaditun siivoustason säilyttämiseksi resurssien lisääminen huomioida
• työohjeet, jotka määrittelevät vaaditun puhtaustason, liitteessä 1
• kustannusvastuut tilaajan ja tuottajan välillä kuvattuna liitteessä 2
• palveluasumisen yksikössä huonesiivous laskutetaan suoraan asiakkaalta (huoneen ylläpitosiivouksen (1krt/kk) sekä vaihtosiivouksen, joista tulee pitää omaa osastokohtaista kirjanpitoaan, asiakashinta ilmoitettava erikseen tarjouksessa) 
• vuoden 2017 vaihtosiivousten määrät liitteessä 10
• palveluasumisen yksiköistä Tyrnikari, Kaunissaari ja Mäntykari ovat käytössä, Kotokari on muuttumassa lyhytaikaisen hoidon yksiköksi
• tarkennuksia ylläpitosiivoukseen liitteessä 5

Perussiivouspalvelut:    

• WC:t, saunat ja muut peseytymistilat perussiivous kaksi kertaa vuodessa
• käytävät, portaat, yleiset tilat perussiivous kaksi kertaa vuodessa 
• kiinteistön kaikkien ikkunoiden pesu kerran vuodessa kaikki pinnat (myös asukashuoneet)
• verhojen tuuletus/imurointi/pesu tarpeen mukaan, vähintään kerran vuodessa
• tarkennuksia perussiivoukseen liitteessä 5

3.3. Palveluntuottajalta edellytettävät vaatimukset

3.3.1. Yrityksen kelpoisuusehto

Tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavanlaisista tai -kokoisista siivouspalvelutehtävistä ja tarjouksessa on esitettävä referenssit tällaisista kohteista viimeisen kolmen vuoden ajalta. Referenssit tulee määritellä erillisellä liitteellä 8. Tarjoajan on kuuluttava ennakkoperintärekisteriin ja esitettävä pyydettäessä verojäämätodistus sekä todistus sosiaaliturva- ja eläkemaksujen täyttämisistä.

Tarjoukseen on liitettävä Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa-luottoluokitusraportti tai muun luottolaitoksen tarjoajaa koskeva lausunto, jossa luottoluokitus on ilmoitettu sekä tieto tarjoajan viimeisestä vahvistetusta liikevaihdosta, jos se ei ilmene luottolaitoksen lausunnosta.

Tarjoajalla tulee myös olla riittävä, vähintään 300.000 euron suuruinen vastuuvakuutus, jossa on myös korvausvastuu kolmansille osapuolille ja omavastuu enintään 5.000 euroa. Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista tarjoajan on esitettävä vakuutustodistus voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta.

3.3.2. Toimipiste

Tarjoajalla tulee olla Satakunnassa toimipiste, josta palvelu logistisesti ja kestävän kehityksen periaatteita noudattaen voi luotettavasti toimia.

3.4. Siivouspalvelulta edellytettävät vaatimukset

Laitoshuoltajilta edellytetään laitoshuoltajan tai toimitilahuoltajan AT tai palvelutuottajan antamaa vastaavaa koulutusta sekä siivousalan 2 vuoden työkokemusta. Siivoushenkilökunnan edellytetään käyttävän yhtenäistä työasua, henkilökorttia ja heiltä odotetaan asiallista käyttäytymistä. Siivoushenkilökunnan tulee kyetä kommunikoimaan suomen kielellä sekä suullisesti että kirjallisesti. Siivoushenkilökunnalla tulee myös olla siivouskoneiden ajokortti.

Kohteesta vastaavalla työnjohtajalla tulee olla vähintään siivousteknikon koulutus ja lisäksi vähintään 2 vuoden kokemus siivoustyönjohtotehtävistä.

Työnjohtajan tulee olla tavoitettavissa klo 8.00-14.00 välisenä aikana ja työnjohdolla tulee olla mahdollisuus käydä siivottavassa kohteessa viimeistään siivousta seuraavana päivänä.

Tilaajalla tulee olla ajantasalla olevat tiedot kohteissa toimivasta vakinaisesta henkilöstöstä.

Ylläpitosiivouksen ajankäyttösuunnitelma tulee esittää tarjouksessa. Ajankäyttösuunnitelma tulee tehdä kirjallisesti sellaisessa muodossa, että tilaaja pystyy annettujen tietojen perusteella arvioimaan, toteutuuko vaadittu puhtaustaso. Suunnitelmassa tulee esittää kohteeseen suunnitellut, päiväkohtaiset kokonaistuntimäärät. Tilaaja on mitoittanut kohteen ja kokemuksen myötä on muotoutunut kuva työmäärästä, jota tässä tarjouspyynnössä kuvatun laatutason ylläpitäminen kiinteistön kohteissa vaatii. Mikäli tämä poikkeaa oleellisesti tilaajan määrittämistä luvuista eikä täten ole todennäköistä, että tässä tarjouspyynnössä asetettu laatutaso saavutetaan, arviointiryhmä voi tarjouksen kelpoisuutta arvioidessaan vaatia tarjoajalta selvityksen.

3.5. Alihankinta

Palveluntuottajalla on mahdollisuus käyttää alihankintaa osana palvelua. Alihankinta on määriteltävä tarjouksessa hankintayksikön hyväksyttäväksi. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. Alihankkijalla ei ole oikeutta käyttää alihankkijaa, eli alihankkijoiden ketjutus ei ole mahdollista.

3.6. Tilaajavastuu

Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Hankintayksikkö varmistaa tilaajavastuulain ehtojen toteutumisen ennen hankintasopimuksen tekemistä. Valittu palveluntuottaja toimittaa lisäksi tilaajavastuulain edellyttämät todistukset vuosittain hankintayksikölle.

3.7. Muut vaatimukset

Hankinnassa noudatetaan tarjouspyynnön liitteen 2 määrittelemää vastuunjakoa. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 5 kk tarjousajan päättymisestä.

Tarjouksen hinnoittelun tulee sisältää kaikki siivouspalvelun kustannukset. Tarjoushinta annetaan tarjouslomakkeella koko kiinteistön osalta. Tarjousten hintavertailu toteutetaan siivouksen kokonaisvuosikustannuksena (alv 0%). Kokonaisvuosikustannus muodostuu kaikista kokonaisuuksista allaolevin painotuksin:

Jokaisesta kokonaisuudesta halvin vertailuhinta saa täydet painoarvoilla painotetut pisteet. Tarjoajan saamat hintapisteet lasketaan yhteen ja saatua vertailulukua käytetään hintavertailussa.

Palveluasumisyksikön ylläpito- sekä vaihtosiivoushinta veloitetaan suoraan asukkaalta ja ilmoitetaan kertamaksuhintana. Ylläpitosiivouksen hinnoittelussa palveluasumisyksiköiden osalta tulee huomioida muuttuva tilojen käyttöaste osastokohtaisesti. Hintavertailu perustuu kuitenkin vuosikustannushintaan. Käyttöasteen muutokseen tulee varautua henkilöstön osalta. Perussiivoushinnassa tulee huomioida edellä mainitut ja liitteissä 1 ja 5 olevat, hinnoitteluun vaikuttavat työt ja taajuudet.

4.1 Hintamuutokset

Tarjoushinnan tulee olla kiinteästi voimassa 31.12.2019 saakka. Tarjoushinta sidotaan palkansaajien ansiotasoindeksiin siten, että perustasona on vuoden 2018 I vuosineljänneksen perusluku. Esitykset hintojen muutoksista tulee tehdä kirjallisesti vuosittain syyskuun loppuun mennessä. Hinnanmuutosesityksen tulee perustua ansiotasoindeksin (I vuosineljännes) muutoksiin. Mikäli hinnankorotuksista ei päästä sopimukseen, on kummallakin sopijapuolella oikeus irtisanoa sopimus seuraamuksetta 4 kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ja irtisanomisaikana sovelletaan voimassa olevia sopimushintoja.

Tarjoushintaa on mahdollista tarkistaa ensimmäisen kerran 1.1.2020 alkaen.

Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin edullisuusperustein alla mainittujen arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteerinä on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta. Arviointikriteerinä tarjoushinnan lisäksi on tarjoukseen annettu toteutussuunnitelma. 

Siivouspalvelun laadullinen toiminta tulee esittää erillisellä, tarjoukseen liitettävällä toteutussuunnitelmalla (max 4 A4 sivua). Toteutussuunnitelmassa tarjoaja määrittelee toimintatapansa tämän hankinnan siivouspalvelun toteuttamisessa tarjouspyynnön vaatimuksiin vastaten. Tarjoajan tulee myös määritellä kohteissa käyttämänsä siivouskoneet ja hyväksyttää ne tilaajalla. Toteutussuunnitelmaan sisällytetään kuvaus ympäristövaikutusten huomioimisesta.

Tarjoajan tulee esittää jaksoittaisista töistä sekä perussiivouksesta suunnitelma vuosikellona. Lisäksi tarjoajan tulee ilmoittaa se, miten suunnitelmaa seurataan, päivitetään ja raportoidaan tilaajalle. Suunnitelmat ja vuosikello arvioidaan tilaajan arviointiryhmässä. Tarjoajan tulee määritellä, miten tarjoaja varmistaa vaaditun laatutason toteutumisen ja miten toimintaa kehitetään. Tarjoukseen ei sisällytetä yrityksen markkinointi- tai yleisesitteitä.

Toteutussuunnitelmassa tarjoaja määrittää myös siivouspalvelun toimintavarmuuden toteutumisen. Toteutussuunnitelma toimii hankinnan laadullisena arviointiperusteena tarjoushinnan ohella.

5.1. Arvioinnin toteutus

Valintaperusteet ovat palvelun laadullisuus ja tarjoushinta, joiden tarkemmat perustelut ja painoarvot ovat:

Laatupisteet 40 %

Laatuvertailun maksimimäärä on 40 pistettä. Laatuvertailu perustuu alla oleviin kriteereihin ja toteutussuunnitelmassa annettuihin tietoihin.

1. Työn organisointi ja toimitusvarmuus, painoarvo 40 %, max 16 pistettä
Toimitusvarmuutta arvioidaan koko sopimuskauden osalta. Arviointityöryhmän jäsenet antavat oman arvionsa välillä 0p-16p. Annetuista arvioista lasketaan keskiarvo, joka osoittaa tarjouksen saamat laatupisteet tämän arviointiosion kohdalta.

Toteutussuunnitelman soveltuvuus hankintayksikön tarpeisiin ja toimintatavan vastaavuus tarjouspyynnön tavoitteisiin

2. Tarjouspyynnön kohteen jaksoittaisten töiden sekä perussiivouksen suunnittelu eli vuosikello ja sen seuranta, painoarvo 20%, max 8 pistettä

Arviointityöryhmän jäsenet antavat oman arvionsa välillä 0p-8p. Annetuista arvioista lasketaan keskiarvo, joka osoittaa tarjouksen saamat laatupisteet tämän arviointiosion kohdalta.

• Tarjoajalla on sähköinen, dokumentoitu järjestelmä, jolla vuosikellon toteumista seurataan ja raportoidaan (esimerkkiraportti liitettävä tarjoukseen, järjestelmän nimi mainittava) = 8 pistettä
• Tarjoaja on laatinut kohteelle toiminnan vuosikellon (malli lisättävä tarjouksen liitteeksi) = 4 pistettä
• Tarjoajalla ei ole kohteelle toiminnan vuosikelloa = 0 pistettä

3. Henkilöstön pysyvyys, painoarvo 15%, max 6 pistettä

Henkilöstön pysyvyys lasketaan 12 kk:n keskiarvona siten, että kaikkien (määräaikaisten ja toistaiseksi voimassa olevien) yli kaksi vuotta kestäneiden työsuhteiden määrä jaetaan kaikkien työsuhteiden määrällä x 100 %. Luku määritellään Suomessa toimivien työsuhteiden perusteella. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä materiaali, josta tilaaja voi varmistaa annetut tiedot. Tarkistusajankohta on 31.12.2017 ja sitä ennen. Tarjoaja laskee luvun ja ilmoittaa sen tarjouksessaan.

• Luku 90 tai yli = 6 pistettä
• Luku 80 tai yli = 3 pistettä
• Luku 70 tai yli = 1 piste
• Luku 60 tai alle = 0 pistettä

4. Asiakaspalaute- ja reklamaatiojärjestelmä, painoarvo 15%, max 6 pistettä

Vertailussa arvostetaan monipuolisia palautteenantokanavia, nopeaa ja vakioitunutta reklamaatioiden käsittelyprosessia ja selkeää kuvausta tarjoajan palvelukuvauksessa siitä, miten annettuja palautteita hyödynnetään toiminnan ja palvelutuotannon kehittämisessä. Esittelyn maksimipituus 1 A4. Arviointityöryhmän jäsenet antavat oman arvionsa välillä 0p-6p. Annetuista arvioista lasketaan keskiarvo, joka osoittaa tarjouksen saamat laatupisteet tämän arviointiosion kohdalta.

• Tarjoajalla on käytössä ja tarjouksessaan määriteltynä sähköinen järjestelmä (nimi ilmoitettava tarjouksessa), jossa palautteet ja reklamaatiot sekä niiden aiheuttamat toimenpiteet dokumentoidaan ja josta toimitetaan tilaajalle tilastoja = 6 pistettä
• Asiakaspalaute ja reklamaatiot hoidetaan kirjallisesti, esim. sähköpostitse = 2 pistettä
• Ei kirjallista järjestelmää käytössä = 0 pistettä

5. Sähköinen työajanseuranta (painoarvo 10%, pisteet max 4 pistettä)

• Arviointityöryhmän jäsenet antavat oman arvionsa välillä 0p-4p. Annetuista arvioista lasketaan keskiarvo, joka osoittaa tarjouksen saamat laatupisteet tämän arviointiosion kohdalta.
• Tarjoajalla on käytössä sähköinen, reaaliaikainen työajanseurantajärjestelmä (nimi ilmoitettava tarjouksessa), josta selviää pyydettäessä kohteessa työskentelevien työntekijöiden toteutuneet työtunnit reaaliaikaisesti. Tämän vaatimuksen todentamiseksi liitetään esimerkkiraportti yhdeltä kuukaudelta vuodelta 2017, josta työtunnit voidaan todentaa. Excel-taulukko ei ole hyväksyttävä esitysmuoto. = 4 pistettä
• Tarjoajalla on käytössä työajanseurantajärjestelmä, josta käytetty työaika kohteittain voidaan toimittaa pyydettäessä = 1 piste
• Tarjoaja ei kykene toimittamaan työajanseurantaraportteja = 0 pistettä 
•  

Tarjoushinta 60 %

tarjoushinnan edullisuus siten, että halvin vertailuhinta saa 60 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa halvimpaan hintaan kaavalla (halvin/vertailtava hinta x 60).

5.2. Hankintapäätös

Hankintapäätös perustuu eniten hinta- ja laatupisteitä saaneeseen tarjoukseen. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. Hankintaan valitaan yksi palveluntuottaja.

6.1. Maksuehto ja laskutusehto

Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutusrytmi koko kiinteistön, myös palveluasumisyksiköiden osalta, on kerran kalenterikuukaudessa.

6.2. Hankintasopimus

Kirjallinen hankintasopimus laaditaan, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman.

6.3. Palvelun toteutuminen ja sen seuranta

Siivouspalvelun toimivuutta seurataan tilaajan ja palveluntuottajan yhteisissä palavereissa kohdan 3.1.1. mukaisesti. Toiminta vahvistetaan hankintasopimuksessa.

6.3.1. Reklamointi ja sopimuksen mahdollinen purkaminen

Mikäli palvelussa on huomautettavaa, asiasta reklamoidaan palveluntuottajaa. Reklamointiprosessi toteutetaan kirjallisesti ja palveluntuottajan tulee vastata siihen kirjallisesti kolmen (3) työpäivän kuluessa reklamoinnista. Jos hankintayksikön näkemys palvelun laadusta reklamoinnista huolimatta ei vastaa hankinnan vaatimuksia, hankintayksikkö antaa palveluntuottajalle enintään kaksi (2) kirjallista huomautusta.

Mikäli reklamoitavaa edelleen on, hankintayksikkö määrittää kirjallisen 2000 euron sopimusrikkomussakon jokaisesta seuraavasta reklamoinnista. Mikäli palvelutoiminta ei kolmen (3) sopimusrikkomussakon jälkeenkään vastaa kirjallisen hankintasopimuksen sisältöä, hankintasopimus puretaan kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla.

Hankintasopimus päätttyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä, ellei optiota oteta käyttöön. Optioiden mahdollisesta käyttämisestä tehdään erillinen päätös. 

6.4. Julkiset sopimusehdot

Hankintaan sovelletaan muilta osin julkisia yleisiä sopimusehtoja, JYSE 2014 Palvelut (päivitetty 2017).

7.1. Kohteen esittely

Hankintayksikkö edellyttää tarjouksen tekemiseksi kiinteistöön tutustumisen paikan päällä. Esittely pidetään 19.6.2018 klo 14.15 alkaen osoitteessa Rantaperentie 1, 27100 Eurajoki. Ilmoittautuminen esittelyyn on tehtävä sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@eurajoki.fi viimeistään 15.6.2018 klo 12.00 mennessä.

Esittelytilaisuuteen voi osallistua enintään kaksi henkilöä per tarjoaja. Esittelytilaisuudessa ei vastata kysymyksiin, vaan esille nousevat kysymykset tehdään Kilport-palvelussa, https://kilport.fi, jossa niihin vastataan myös kirjallisesti.

7.2. Kysymykset ja niihin vastaaminen

Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää Kilport-palvelussa osoitteessa https://kilport.fi/ viimeistään 4.7.2018 kello 12:00 mennessä. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport-palvelun käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä avoimesti ja anonyyminä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman reaaliajassa ja viimeistään 6.7.2018 kello 12:00 mennessä. Vastaukset näkyvät edellä mainitussa paikassa.

Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.

8.1. Tarjousten jättäminen Kilport-järjestelmään

Tarjousaika päättyy 31.7.2018 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport- palveluun osoitteessa https://kilport.fi.
Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä johon tarjous on turvallista jättää. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan umpeutumista.

Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.

8.2. Asiakirjojen julkisuus

Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne ilmoittaa selkeästi tarjouksen kansilehti-asiakirjassa. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviä.

8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten

Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksen kansilehti-asiakirjassa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan.

Eurajoen kunta

Anja Hakamaa
palvelupäällikkö

Tarjouspyyntöä täydentävät asiakirjat: 

LIITE 1 Tilattavan siivouspalvelun kuvaus ja laatuvaatimukset taajuuskuvineen

LIITE 2 Kustannusvastuut

LIITE 3 JYSE Palvelut 2014 (päivitetty 2017) sopimusehdot

LIITE 4 Ohjeistus epidemiasiivouksiin

LIITE 5 Tarkennuksia ylläpito- ja perussiivoukseen

LIITE 6 Asukashuoneen siivousohje

LIITE 7 Tilakaaviot

LIITE 8 Referenssit

LIITE 9 KSTHKY:n tilat huoneittain

LIITE 10 Vaihtosiivousten määrä

LIITE 11 Kaikki asiakirjat (zip-tiedosto)

Tarjouksen mukana palautettavat asiakirjat:

Tarjouslomake

Kansilehti

ESPD-asiakirja

Toteutussuunnitelma, vapaamuotoinen

Referenssit (LIITE 8)

Rating Alfa- luottoluokitusraportti tai vastaava

Ylläpitosiivouksen ajankäyttösuunnitelma

mahdolliset muut tarjousta täydentävät asiakirjat