1.1 Hankintayksikkö
Länsirannikon Koulutus Oy WinNova järjestää toisen asteen ammatillista perus-, lisä- ja täydennyskoulutusta, oppisopimuskoulutusta sekä muuta ammatillista koulutusta. Työelämän kehittäminen on ammattikoulutuksen ohella keskeinen ydintehtävä. WinNovan työelämälle suunnatuissa palveluissa yhdistyvät ammatillisen koulutuksen vahva osaaminen sekä pitkäaikainen kokemus yrityksille ja julkisen sektorin työyhteisöille tarjottavista koulutus- ja kehittämispalveluista.
Yhtiön toiminimi on Länsirannikon Koulutus Oy ja aputoiminimi on WinNova, joka toimii myös oppilaitoksen nimenä. Yhtiön kotipaikka on Rauma. Yhtiön tarkoituksena ei ole tavoitella voittoa eikä se jaa omistajilleen osinkoa, vaan mahdollinen voitto on käytettävä yhtiön oman toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen. Länsirannikon Koulutus Oy WinNovan omistavat Porin, Rauman ja Laitilan kaupungit sekä Porin Aikuiskoulutussäätiö. Yhtiö kuuluu Porin kaupunkikonserniin. WinNovan toimipisteet sijaitsevat Satakunnan ja Vakka-Suomen alueella. Yhtiö on joulukuussa 2024 tehnyt päätöksen Laitilan toimipisteen lakkauttamisesta, joten myös kassakokonaisuuden osalta Laitilan ja Raision kaupungin toiminnot päättyvät syksyyn 2025 mennessä. Henkilöstöä on yhteensä noin 580.
1.2. Kilport –palvelu
Länsirannikon Koulutus Oy WinNova käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport -kilpailutuspalvelua. Hankinta julkaistaan myös HILMA-ilmoituskanavalla osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjousten jättäminen Kilport -järjestelmään opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjouksen jättäminen".
Tarjouspyyntö koskee hankintayksikön kassajärjestelmän, kassalaitteiden sekä niihin liittyvien oheispalveluiden ja -tarvikkeiden hankintaa palvelukokonaisuutena. Kassajärjestelmää käytetään hankintayksikön opetus- ja opiskelijaravintoloissa sekä erilaisten palveluiden ja tuotteiden palvelupisteissä. Palvelupisteitä on tällä hetkellä noin 25 ja ne sijaitsevat hankintayksikön eri toimipaikoissa ja -pisteissä liitteen 02 Tilaajan toimintaympäristön esittely mukaisesti.
Palvelu tulee toimittaa SaaS -palveluna ja se sisältää tarvittavan palvelinympäristön ja kassoilla tarvittavat maksupäätteet tarvittavine lisensseineen, kassajärjestelmän asennus- ja käyttöönottokokonaisuuden, käyttöoikeudet sekä järjestelmän päivitykset sekä tietoturvan ja tuki- ja ylläpitopalvelun. Toimittaja asentaa kaikki laitteet täydelliseen käyttökuntoon Tilaajan osoittamaan paikkaan siten, että Tilajaalle ei koidu asennuksesta työtä tai vastuita. Tilaaja voi tarjota suojatun tietoliikenneyhteyden omassa IT-ympäristössään.
2.1. Sopimusaika
Hankintasopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu. Sopimus on määräaikaisena voimassa neljä (4) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Määräaikaisen sopimuskauden estämättä Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen Toimittajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään 12 kuukauden irtisanomisajalla.
2.2. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan hankintalain (1397/2016) 32 § mukaisella avoimella menettelyllä mainitun lain EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana. Tarjous kaikkine asiakirjoineen on tehtävä suomen kielellä. Hankintaan valitaan yksi palveluntuottaja. Osatarjouksia, rinnakkaisia tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä, sillä osakokonaisuuksien koordinointi ei ole tilaajan kiinteistö- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurikokonaisuudessa mahdollista.
Hankintapäätökseen sisältyy hankintayksikölle mahdollisuus valita kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavaksi paras tarjoaja tarjoajan näin halutessa täydentämään palvelusopimuksen toimivuutta myös irtisanomisaikana mikäli hankintasopimus irtisanotaan tai puretaan. Korvaava palveluntuottaja valitaan hankintapäätöksen sijoittumisjärjestyksen perusteella. Tarjoajalla on tällaisessa tapauksessa oikeus kieltäytyä hankintasopimuksen allekirjoittamisesta mikäli annettu tarjous ei ole enää tällöin voimassa.
Tarjousten tulee olla sitovana voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta viimeisestä tarjouksen sisäänjättöpäivästä lukien.
2.2.1. Hankintamenettelyn yleisiä periaatteita
Julkisessa hankinnassa annettu tarjous on tekijäänsä sitova ja velvoittava. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa eikä yksipuolisesti peruuttaa. Hankintamenettelyyn annettu tarjous sitoo sen antajaa eikä annettua tarjousta voida peruttaa sen jälkeen, kun tarjouksen sisältö on tullut tarjouksen vastaanottajan tietoon. Tarjous on toimitettava hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen, pyydetyllä tavalla ja annetussa määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta oikein on tarjouksen tekijällä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen eikä se saa sisältää omia ehtoja. Vaatimus on ehdoton ja koskee niin tarjoajan soveltuvuutta, tarjouksen sisältöä, pyydettyjä asiakirjoja kuin myös tarjouksen liitteitä. Tarjouksessa annettu hinta on lopullinen eikä sitä voi muuttaa tai tinkiä.
Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä palvelun suorittamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa tarjoajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Toimittaja, joka syyllistyy väärien tietojen antamiseen toimittaessaan tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisista ja perustellusta syystä (Hankintalaki 125 §). Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen sekä sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa tai vertailussa tarvittavat, pyydetyt tiedot. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjoukseen ei saa liittää omia ehtoja.
Tilaaja hylkää tarjouksen, jos se poikkeaa tarjouspyynnössä esitetyistä vaatimuksista ja ehdoista. Lisäksi tilaaja pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset, mikäli katsoo nämä itselleen epäedullisiksi.
Tarjous voidaan hylätä myös muilla asiallisilla perusteilla, joita ovat esimerkiksi seuraavat:
- Tarjous on saapunut tarjouspyynnön kappaleessa 8 mainitun tarjousajan päättymisen jälkeen
- Tarjoushinnan perusteet ovat epämääräiset
- Tarjouksen tekijältä katsotaan puuttuvan teknilliset, taloudelliset tai muut edellytykset palvelun suorittamiselle
- Tarjouksen tekijällä on ollut merkittäviä tai toistuvia puutteita aiemmissa hankinta- tai käyttöoikeussopimuksissa
- Tarjouksen tekijä on hankintamenettelyssä menetellyt vilpillisesti tai hyvän tavan vastaisesti
- Tarjoushinta on arvioituihin kustannuksiin verrattuna niin alhainen, ettei palvelua ilmeisesti voida ilmoitetulla hinnalla suorittaa.
Tarjouksen hyväksymisen edellytyksenä on, että se on tarjouspyynnön mukainen. Tilaajalla on oikeus hylätä tarjoukset, joissa tarjoushinnat ovat yleistä hintatasoa huomattavasti korkeammat tai tarjoukset muutoin ovat ilmeisen epäedullisia tai poikkeustapauksessa hylkääminen muutoin harkitaan tilaajan edun mukaiseksi. Tarjouksen tekemisestä ei voi vaatia korvausta.
Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee pyytää tarjousaikana ja tämän tarjouspyynnön kappaleen 7 ohjeiden mukaisesti. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Hankintayksikkö ei anna väliaikatietoja saaduista tarjouksista, hankintapäätöksen valmistelusta eikä sen aikataulusta.
2.2.2. Hankintayksikön tilastrategia
Hankintayksikön strategisena tavoitteena on koulutustoimintojen kokoaminen kampuksiin. Pyrkimyksenä on saada samalle kampukselle toisiaan lähellä olevat alat. Uusilla tilajärjestelyillä pyritään myös lisäämään eri alojen tilojen ja työsalien yhteiskäyttöä. Hankintayksikön Oppimisympäristö-ohjelma 2025 sisältää ajatuksen luopua kaikista turhista tiloista vuoteen 2025 mennessä. Neliöissä tämä tarkoittaa siirtymistä 144 000 neliöstä noin 80 000 neliöön. Suunnitellusta aikataulusta on jouduttu hieman tinkimään rahoitusmarkkinoiden muutoksien vuoksi. Tämän hetkisen arvion mukaan valmistuminen siirtyy vuoteen 2027. Tämän hetkinen neliömäärä on noin 90 000.
Tilaaja on joulukuussa 2024 tehnyt päätöksen Laitilan toimipisteen lakkauttamisesta, joten myös kassakokonaisuuden osalta Laitilan ja Raision kaupungin toiminnot päättyvät syksyyn 2025 mennessä.
3.1. Palvelutasovaatimus
Liitteen 01 Palvelutasovaatimus mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun.
3.2. Palveluntuottajalta edellytettävät vaatimukset
Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää hankinta- asiakirjoissa esitetyt vaatimukset yhdessä. Jos tarjoaja vetoaa muiden yksiköiden voimavaroihin (voimavarayksiköt) vaatimuksen täyttämiseksi, tarjoaja yhdessä voimavarayksiköidensä kanssa voi täyttää vaatimuksen. Muiden yksiköiden kokemukseen liittyviä voimavaroja voidaan käyttää hyväksi vain, jos kyseiset muut yksiköt toimittavat hankinnan kohteena olevat palvelut taikka osan niistä.
3.2.1. Yrityksen kelpoisuusehto
Tarjoajalla tulee olla kokemusta vähintään kahden (2) hankintaa vastaavan kassajärjestelmäkokonaisuuden toimittamisesta viimeksi kuluneiden kolmen vuoden ajalta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten määräajasta laskettuna. Kassajärjestelmäkokonaisuudella tarkoitetaan suorituksia, jotka ovat sisältäneet sekä kassajärjestelmän että kassalaitteiden toimituksen. Kummankin toimitetun kassajärjestelmän on tullut olla asiakasorganisaatiolla tuotantokäytössä vähintään kuusi (6) kuukautta viimeisten kolmen (3) vuoden aikana tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten vastaanottamisen määräajasta laskettuna.
Referenssitietojen tulee sisältää tieto kohteiden yhteystiedoista (tilaaja, tilaajan yhteyshenkilö sekä yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite). Hankintayksiköllä on oikeus tarkastaa esitetyn referenssisuorituksen tiedot.
Tarjoajalta edellytetään vähintään 100 000 euron toteutunutta liikevaihtoa per tilikausi kahdelta (2) edelliseltä päättyneeltä tilikaudelta. Tarjoavan yrityksen luottoluokituksen tulee olla vähintään A (tyydyttävä). Tarjoajan luottoluokitus tulee esittää esimerkiksi Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa- luottoluokitusraportilla, Bisnode Finland Oy:n luottoluokitustuotteilla tai muulla vastaavalla luottolaitoksen tarjoavaa yritystä koskevalla lausunnolla, jossa luottoluokitus on yksiselitteisesti ilmoitettu.
Jos tarjoajalla ei ole takanaan kahta (2) päättynyttä tilikautta, tarjoaja voi esittää taloudellisen ja rahoituksellisen tilanteensa muulla hankintayksikön erikseen hyväksymällä asiakirjalla tai selvityksellä.
Annettavien todistusten ja selvitysten tulee olla ajantasaisia ja enintään kolme kuukautta vanhoja.
Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa palvelun laajuuteen ja riskeihin nähden. Vastuuvakuutustodistusta ei tarvitse liittää tarjoukseen, mutta voimassa oleva todistus on esitettävä hankintayksikölle erikseen pyydettäessä.
3.2.2. Poissulkuperusteet ja pakotteet
Euroopan unioni ja Yhdistyneet kansakunnat ovat asettaneet ja saattavat tulevaisuudessa asettaa pakotteita lainsäädännön ja/tai toimielintensä päätöksillä. Jättämällä tarjouksen tähän hankintamenettelyyn Tarjoaja vakuuttaa, että edellä tarkoitettuja pakotteita ei ole asetettu 1) Tarjoajalle, 2) Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenille tai määräys-, edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttäville henkilöille, 3) Tarjoajan välittömille tai välisille omistajille eikä 4) em. tahojen puolesta tai johdolla toimiville luonnollisille henkilöille, oikeushenkilöille, yhteisöille tai elimille. Lisäksi Tarjoaja vakuuttaa, ettei sen toiminta tai sen tuottamien tuotteiden tai palvelujen käyttö riko em. pakotteita.
Edellä esitetyt vaatimukset ja määräykset koskevat myös mahdollisia voimavara- alihankkijoita ja mahdollisen ryhmittymän kaikkia jäseniä sekä sellaisia Tarjoajan mahdollisia alihankkijoita, jotka osallistuvat hankinnan toteuttamiseen. Tarjoaja ilmoittaa välittömästi Tilaajalle, jos em. pakotteita asetetaan yhdellekään em. tahoista. Tarjoaja antaa pyynnöstä viipymättä Tilaajalle tiedot välittömistä tai välillisistä omistajistaan, alihankkijoistaan ja muista edunsaajistaan. Lisäksi Tarjoaja sitoutuu ilmoittamaan viipymättä Tilaajalle, jos hankintaan liittyvät suoritukset voivat välillisesti tai välittömästi päätyä tai ovat päätyneet pakotteiden kohteena olevalle taholle.
Jos 1) Euroopan unioni tai Yhdistyneet kansakunnat asettavat tai ovat asettaneet Tarjoajalle tai yllä mainituille tahoille pakotteita tai 2) hankintaan liittyvät suoritukset voivat päätyä tai ovat päätyneet välillisesti tai välittömästi taholle, jolle on asetettu tässä kohdassa tarkoitettuja pakotteita, Tilaaja voi irtisanoa tämän hankintamenettelyn sopimuksen päättymään välittömästi joko kokonaan tai niiden tuotteiden, toimitusten tai palvelujen osalta, joihin pakotteet kohdistuvat. Jos tämän kohdan mukaisia vakuutuksia tai ehtoja on rikottu, Tarjoaja on velvollinen korvaamaan Tilaajalle kaikki sille aiheutuneet vahingot.
3.3. Alihankinta
Palveluntuottajalla on oikeus käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita liitteiden 05 Sopimusluonnos kassajärjestelmästä ja 06 Sopimusluonnos kassalaitteista mukaisesti.
Palveluntuottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan sekä vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan hankintasopimuksen mukaisia velvoitteita. Myös alihankkijoiden tulee täyttää hankinta-asiakirjoissa asetetut vaatimukset.
Hankintayksiköllä on lisäksi oikeus tarkastaa, onko olemassa perusteita alihankkijan poissulkemiseksi hankintalain (1397/2016) pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden nojalla. Mikäli alihankkijaa koskee jokin laissa mainittu poissulkemisperuste, tarjoajan on korvattava ehdotettu alihankkija. Mikäli tarjoaja vetoaa alihankkijansa resursseihin täyttääkseen hankinta-asiakirjojen pakolliset soveltuvuusvaatimukset, hankintayksikkö voi pyytää tällaisten alihankkijoiden osalta rikosrekisteriotteet kohdan 3.4. mukaisesti.
3.4. Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD) ja rikosrekisteriote
Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa yhteinen eurooppalainen hankinta- asiakirja (ESPD) alustavana näyttönä siitä, että voimassa olevan hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet eivät rasita tarjoajaa sekä siitä, että tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Tarjoaja voi käyttää samaa yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa useissa hankintamenettelyissä osoituksena vaatimusten täyttymisestä edellyttäen, että tarjoaja vahvistaa asiakirjan sisältämien tietojen olevan edelleen voimassa ja vastaavan tämän tarjouspyynnön asettamia vaatimuksia.
ESPD-asiakirjan voi toimittaa joko sähköisellä, muokattavalla lomakkeella täytettynä (Liite 12 ESPD-asiakirja pdf-muodossa tai Liite 14 ESPD-asiakirja word- muodossa) tai sähköisessä ESPD-palvelussa (Liite 13 ESPD.xml). Liitettä 13 ESPD.xml voi hyödyntää Euroopan komission suosittelemilla työkaluilla. Lista työkaluista löytyy osoitteesta https://ec.europa.eu/growth/single-market/public- procurement/digital/espd_fi .
ESPD-asiakirja on mahdollista luoda myös Hilma-palvelussa, ja tällaisessa tapauksessa järjestelmän tuottama asiakirja pdf-muodossa tulee sisällyttää tarjousasiakirjoihin Kilportissa. Opasvideo ESPD:n täyttämiseen Hilmassa löytyy osoitteesta https://youtu.be/urd8yLcfAso sekä Hilman Ohjeet ja vinkit-osiosta.
Hankintayksikkö tarkistaa lisäksi voittaneen tarjoajan osalta rikosrekisteriotteen, joten tarjoajan kannattaa varautua esittämään tarjoajan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antama ote rikosrekisteristä. Rikostaustan selvittämiseksi esitetty rikosrekisteriote ei saa olla kahtatoista kuukautta vanhempi. Rikosrekisteriotteen voi tilata Oikeusrekisterikeskuksesta. Rikosrekisteriotetta ei kuitenkaan liitetä tarjoukseen, sillä se pyydetään vain valitulta palveluntuottajalta.
3.5. Käyttöönottoprojekti
Tarjoajalla on oltava palvelun käyttöönotosta valmis projektisuunnitelma, joka on liitettävä tarjoukseen ja jossa pitää olla kuvattuna vähintään;
Projektin vaiheistus
Projektin tehtävät
Vastuut projektin aikana
Tekninen ratkaisukuvaus
Päätöksenteko projektin aikana
Arvio projektin vaatimasta työmäärästä asiakkaalta
Projektin aikataulutus Tilaajan tavoiteaikatauluun perustuen
Tästä projektisuunnitelmasta tarjoaja ja tilaaja yhdessä muodostavat varsinaisen käyttöönottoprojektin liitteen 01 Palvelutasovaatimus mukaisesti. Projektisuunnitelmaa ei arvioida tarjousten vertailussa, mutta projektisuunnitelman laadinta ja toimittaminen osana tarjousta on hankintamenettelyssä asetettu ehdoton vaatimus. Tilaaja arvioi saadun selvityksen perusteella tarjoajan kyvyn suoriutua hankinnan toteuttamisesta sekä ratkaisun soveltuvuudesta tilaajan hankinta-asiakirjoissa kuvattuihin tarpeisiin ja oppilaitoskäyttöön. Tilaaja voi tarvittaessa antaa mahdollisuuden täsmentää tai kehittää suunnitelmaa tarjousten avaamisen jälkeen poikkeuksena hankintalain pääsääntöön tarjousasiakirjojen lopullisuudesta.
Käyttöönottoprojektin laskutuskäytäntö ja maksuerät voidaan sopia osapuolten kesken sopimusneuvotteluvaiheessa tai sen jälkeen. Käyttöönottoprojekti päättyy, kun tilaaja on hyväksynyt projektin kaikilta osin. Käyttöönottoprojektin hyväksyntä tilaajan toimesta on edellytys palveluntuottajan jatkuvan laskutuksen käynnistymiseen, ellei tilaaja erikseen muuta hyväksy.
Tarjouksen hinnoittelun tulee sisältää kaikki palvelun kustannukset. Tarjousten hintavertailu toteutetaan hintojen vertailulukuina liitteen 03 Tarjouslomake sekä tarjouspyynnön kappaleen 5 mukaisesti (alv 0 %). Hinnat annetaan euroina.
Tarjouksessa on ilmoitettava seuraavat hinnat:
4.1. Hintamuutokset sopimuskaudella
Kaikkien annettavien tarjoushintojen tulee olla kiinteästi voimassa 24 kuukautta sopimuskauden alusta lähtien. Mahdollisissa hinnanmuutosesityksissä noudatetaan liitteiden 05 Sopimusluonnos kassajärjestelmästä ja 06 Sopimusluonnos kassalaitteista mukaisia ehtoja.
Vaatimukset täyttävistä tarjouksista toimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin.
Tarjousten valintaperusteena on liitteen 03 Tarjouslomake mukainen tarjouksen vertailuluku, joka muodostuu laskennallisesta 48 kuukauden kokonaiskustannuksesta eli hinnoiteltavien kokonaisuuksien vertailulukujen summasta.
1. Hinnoiteltava kokonaisuus nro 1
kaava: 48 x annettu palvelumaksu per kuukausi
SAAS-palvelumaksu per kuukausi, palvelu sisältää hankinta-asiakirjoissa kuvatut tehtävät. Sisältäen myös kassajärjestelmän käyttämiseen tarvittavat lisenssit ja palvelinympäristön käyttöpalvelun, tuen ja ylläpidon.
2. Hinnoiteltava kokonaisuus nro 2
kaava: 48 x ((20 x yhden (1) varsinaisen kassapäätteen kuukausihinta) + (2 x yhden (1) langattoman mobiilikassaratkaisun kuukausihinta))
3. Hinnoiteltava kokonaisuus nro 3
kaava: annettava tarjoushinta kokonaishintana
Hankinnan kohteena olevan kassajärjestelmän hankinta, asennus, käyttöönotto ja järjestelmään tehtävät Tilaajan vaatimusten mukaiset muutostyöt kokonaisuudessaan. Sisältää tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyt kokonaisuudet lukuunottamatta sopimuskauden aikaista tuki- ja ylläpitopalvelua sekä asiantuntijatyötä.
4. Hinnoiteltava kokonaisuus nro 4
kaava: 48 x kahden (2) harjoittelukassaratkaisun yhteiskustannus per kuukausi
Jotta tarjoukset pysyvät vertailukelpoisina, hinta tulee antaa muodossa euroa per kuukausi, muita hinnoittelumalleja ei voida hyväksyä.
Pienimmän tarjouksen vertailuluvun saanut tarjous valitaan toimittajaksi. Pisteytyksen tulos perusteluineen ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. Mikäli tarjousvertailussa voittajaksi sijoittuu yksi tai useampi tarjous täysin samanarvoisina, tarjouskilpailun voittaja ratkaistaan arpomalla.
Mikäli tarjoaja hinnoittelee tarjouksessaan jonkin kokonaisuuden veloituksettomaksi, tulee tarjouslomakkeella kokonaisuuden tarjoushinta antaa muodossa nolla (0) euroa. Tällöin tarjoaja ei voi muuttaa kokonaisuutta myöhemmin sopimuskaudella maksulliseksi, jotta tarjoukset pysyvät vertailukelpoisina.
6.1. Maksuehto ja laskutusehto
Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen.
6.2. Hankintasopimus
Kirjallinen hankintasopimus laaditaan, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman.
6.3. Palvelun toteutuminen ja sen seuranta
Palvelun toimivuutta seurataan tilaajan ja palveluntuottajan yhteisissä palavereissa liitteen 05 Sopimusluonnos kassajärjestelmästä mukaisesti.
6.3.1. Reklamointi ja sopimuksen mahdollinen purkaminen
Hankintamenettelyn sanktiomalli on kuvattu liitteissä Liite 05 Sopimusluonnos kassajärjestelmästä, Liite 06 Sopimusluonnos kassalaitteista sekä Liite 11 Palvelutasoehdot.
Muiden laiminlyöntien ja puutteellisten suoritusten osalta sovelletaan seuraavaa:
Mikäli palveluntuottaja on laiminlyönyt palvelutasovaatimuksen tai muun hankinta- asiakirjoissa edellytetyn vaatimuksen eikä palvelusuoritus siten täytä hankintasopimuksen laatuvaatimuksia, hankintayksikkö reklamoi kirjallisesti palveluntuottajaa havaituista puutteista. Palveluntuottajalla on velvollisuus viimeistään seuraavien viiden (5) työpäivän aikana korjata muut puutteelliset suorituksensa.
Mikäli palvelusuoritusta ei reklamaatiosta huolimatta ole tehty edellä sovitussa ajassa tai suoritteen laatua ei reklamoinnista huolimatta ole kohtuullisessa ajassa saatu vastaamaan hankinta-asiakirjoissa ilmenevää ja hankintasopimuksessa sovittua palvelutasovaatimusta, on hankintayksiköllä oikeus vähentää sopimushinnasta sopimussakkomaksuna ensimmäisenä sopimussakkomaksuna 0 euroa (alv 0 %). Saman reklamaation toinen sopimussakkomaksu on 250 euroa (alv 0 %) ja seuraavat sopimussakkomaksut aina 1000 euroa (alv 0 %) kunnes suorite täytetään.
Sopimussakkomaksujen määrä on rajoitettu hankintasopimuksen arvoon. Sopimussakkomaksun määrä vähennetään välittömästi kohdekuukauden tai seuraavan kuukauden palvelumaksusta.
Mikäli palvelutoiminta ei kolmen (3) annetun sopimussakkomaksun jälkeenkään vastaa hankintasopimuksen sisältöä, tilaaja voi purkaa hankintasopimuksen kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla.
6.3.2. Vahingonkorvausmenettely
Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka palveluntuottaja, palveluntuottajan työntekijä, tai palveluntuottajan alihankkija tai palveluntuottajan sopimuksen mukaisen toiminnan täyttämisessä mahdollisesti käyttämä muu osapuoli virheellään tai laiminlyönnillään tai muulla moitittavalla toimella palvelun tuottamisessa aiheuttaa. Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 §:ssä säädetyllä tavalla.
6.4. Sopimusehdot
Hankintaan sovelletaan hankinta-asiakirjoista mahdollisesti ilmenevin muutoksin ja liitteen 05 Sopimusluonnos kassajärjestelmästä kassajärjestelmän osalta JHS 166 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja liite 8 Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista sekä JIT 2015 yleiset ehdot. Koska tilaaja on liitteellä 01 Palvelutasovaatimus esittänyt palvelun vähimmäisvaatimukset, tarjoajan ei tarvitse erikseen laatia JIT-ehtojen liitteessä 8 mainittua palvelukuvausta.
Lisäksi palveluna hankittavien laitteiden osalta noudatetaan liitteen 06 Sopimusluonnos kassalaitteista mukaisesti sopimusehtoja JYSE 2014 Palvelut (päivitysversio huhtikuu 2022).
6.5. Kartelliehto
Palveluntuottaja vahvistaa hankintasopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole sopimuksen tarjouskilpailun aikana tai sopimuksentekohetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) kyseistä palvelua koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli palveluntuottajan todetaan lainvoimaisella päätöksellä syyllistyneen edellä mainittuun kilpailulain tarkoittamaan elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin), palveluntuottaja on velvollinen suorittamaan tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetun ja maksetun palvelun kokonaisarvosta korkoineen vaatimuspäivästä lukien ja korvaamaan sopimussakon määrän ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi palveluntuottajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen.
Mikäli palveluntuottaja paljastaa kartellin ja vapautetaan kilpailulain 14 §:n (12.8.2011/948) perusteella kokonaan seuraamusmaksusta, palveluntuottaja vapautuu tämän ehdon mukaisen sopimussakon maksamisesta.
6.6. Henkilötietojen käsittely
Valittu toimittaja sitoutuu kaikilta osin toimittamaan palvelun kulloinkin voimassa olevan, tarjouspyynnön julkaisuhetkellä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, mukaisesti. Hankintasopimuksen osapuolet noudattavat voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja henkilötietojen suojan ja käsittelyn osalta. Jokainen osapuoli vastaa osaltaan siitä, että palvelun kohteen henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön, hankintasopimuksen ja tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti ja ainoastaan hankintasopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelyn osalta noudatetaan muun ohella liitteen 04 Henkilötietojen käsittelyn ehdot ehtoja.
7.1. Hankintaa koskevat lisätietopyynnöt
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää suomeksi Kilport-palvelussa osoitteessa https://kilport.fi viimeistään 7.1.2025 kello 16.00 mennessä. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport-palvelun käyttäjäksi. Esitetyt kysymykset näkyvät nimettöminä niin, että kysymyksen esittäjää ei voida kysymyksestä tunnistaa. Kysymykset tulee muotoilla siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset näkyvät rekisteröityneillä käyttäjillä avoimesti ja anonyyminä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman nopeasti ja viimeistään 10.1.2025 kello 22.00 mennessä.
Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä mahdolliset lisäkirjeet ja käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata.
7.2. Hankinnan ilmoitusten tilaaminen
Tarjoaja voi antaa halutessaan Kilport-järjestelmässä sähköpostiosoitteensa kohdassa "Tilaa hankintaan liittyvät ilmoitukset". Antamalla sähköpostiosoitteen oheiseen kenttään tarjoaja voi tilata hankintaa koskevat ilmoitukset automaattisesti annettuun
sähköpostiosoitteeseen. Järjestelmä lähettää tällöin tiedon mahdollisiin kysymyksiin annetuista vastauksista ja tarjoajan on helppoa saada ajankohtaisia tietoja hankintaan liittyen. Ilmoitusten tilaus on hankintakohtainen niin, että sähköpostiosoitteita ei käytetä muissa hankinnoissa. Tiedot sähköpostiosoitteista hävitetään automaattisesti viimeistään 30 päivää hankinnan tarjousajan päättymisen jälkeen eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin.
Tarjoajien tulee varmistaa, että tarjous sisältää hankinta-asiakirjoissa mainitut, pakolliset tiedot ja että annetut tiedot ovat asiakirjoista helposti luettavissa ja löydettävissä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot.
8.1. Tarjousten jättäminen
Tarjousaika päättyy 20.1.2025 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport- palveluun osoitteessa https://kilport.fi.
Hankintayksikkö suosittelee, että tarjoaja ei käytä tarjouksessaan yleisiä tarjousasiakirjapohjiaan, vaan tarjouksessa annettavat tiedot annettaisiin tarjouspyynnön liitteenä olevilla asiakirjoilla sekaannusten ja tarjouspyynnön ehtoja vastaamattomien ehtojen esittämisen välttämiseksi.
Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä, johon tarjous on turvallista jättää. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan umpeutumista. Tarjoajan tulee rekisteröityä tai kirjautua Kilport-palveluun osoitteessa https://kilport.fi. Rekisteröinnistä yritys saa itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolla pääsee kirjautumaan Kilportiin. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.
8.2. Liike- ja ammattisalaisuudet
Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjousasiakirjoihin sisältyy julkisuuslain nojalla salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia, tarjoajan tulee merkitä nämä yksityiskohtaisesti tarjoukseensa ja samalla perustella, miksi kyseiset tiedot ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdassa tarkoitettuja salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia. Tarjoukseen ladattavia liitteitä ei voi merkitä kokonaisuudessaan liikesalaisuudeksi, vaan liitteisiin tulee merkitä selkeästi ja yksiselitteisesti miltä osin ne sisältävät liikesalaisuuksia. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä.
Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liike- ja ammattisalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, hankintayksiköllä on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan.
Liite 00 Liiteasiakirjat (ZIP-tiedosto), joka sisältää asiakirjat:
Liite 01 Palvelutasovaatimus
Liite 02 Tilaajan toimintaympäristön esittely
Liite 03 Tarjouslomake
Liite 04a Henkilötietojen käsittelyn ehdot
Liite 04b Henkilötietojen käsittelyn kuvauksen luonnos
Liite 05 Sopimusluonnos kassajärjestelmästä
Liite 06 Sopimusluonnos kassalaitteista
Liite 07 Rajapintavaatimus - Tilaajan kirjanpitojärjestelmä (Sarastia S365 Talous)
Liite 08 JYSE Palvelut 2014 (päivitysversio huhtikuu 2022) sopimusehdot
Liite 09 JIT 2015 Yleiset sopimusehdot (JIT 2015 Yleiset ehdot)
Liite 10 JIT 2015 Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (JIT 2015 Palvelut verkon kautta)
Liite 11 Palvelutasoehdot
Liite 12 ESPD-asiakirja pdf-muodossa
Liite 13 ESPD.xml -lomake
Liite 14 ESPD-asiakirja word-muodossa
Tarjoukseen on sisällytettävä vähintään alla olevat tiedot:
ESPD-asiakirja täytettynä
Liite 03 Tarjouslomake täytettynä
Rating Alfa- luottoluokitusraportti tai vastaava
Referenssiselvitys (mikäli ei sisälly liitteeseen 03 Tarjouslomake)
Selvitys käyttöönottoprojektista (vapaamuotoinen)