Satakunnan ammattikorkeakoulu (SAMK) on noin 6000 opiskelijan ja 400 työnntekijän monialainen ja kansainvälisesti suuntautunut korkeakoulu. Länsirannikon vaikutusalueellamme olemme merkittävä osaajien tekijä, kehittäjä, kansainvälistäjä ja yrittäjyyden edistäjä. SAMK profiloituu teollisuuskorkeakouluksi painottaen uudistumista, vientiosaamista ja työvoiman toimintakykyä. Alueen tarpeiden perusteella valittu profiili suuntaa panostuksiamme teollisuuden uudistumista tukevaan koulutukseen ja tutkimus- , kehittämis- ja innovaatiotoimintaan. Satakunnan monipuolinen elinkeino- ja toimialarakenne edellyttää meiltä jatkossakin laajaa tekniikan, liiketalouden ja sosiaali- ja terveysalan koulutusta ja tutkimusta. Visiomme on, että jokainen opiskelijamme työllistyy. Alueen tarpeiden mukaan profiloitu koulutus, laaja työelämäyhteistyö ja yrittäjämäinen asenne luovat opiskelijoillemme kaikki edellytykset työllistyä. SAMK toimii tiiviissä yhteistyössä alueella toimivien yritysten, yliopistokeskuksen ja kehittämisorganisaatioiden kanssa. (lisätietoa: www.samk.fi/tietoa-meista).
1.1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on tarjouspyynnön mukaisten ravintola- ja kokouspalveluiden ja niihin liittyvien erillisten lisäpalvelujen tuottaminen tarjouspyynnössä määritellyillä ehdoilla seuraaviin SAMKin kohteisiin.
SAMK-kampus Pori Satakunnankatu 25, 28130 Pori
SAMK-kampus Rauma Satamakatu 26, 26100 Rauma
Taidekoulun kampus, Paasikivenkatu 24, 38700 Kankaanpää
1.2. Hankintayksikön perustiedot
Hankintalain tarkoittama hankintayksikkö on Satakunnan ammattikorkeakoulu Oy (Y-tunnus 2388924-4). SAMKissa työskentelee noin 400 henkilöä. SAMKin toimipisteissä työskentelee Porissa n. 280 henkilöä, Raumalla n.60 henkilöä, Huittisissa n.20 henkilöä ja Kankaanpäässä n.20 henkilöä. Opetushenkilöstöä on noin 3/5 ja muuta henkilöstöä noin 2/5. Tutkinto-opiskelijoita on kaupungeittain (vuonna 2015): Pori 3 769, Rauma 1 439, Huittinen 377 ja Kankaanpää 127. SAMKin Rauman kampus on uudistettu vuonna 2015. SAMKille valmistuu uusi kampus Porin keskusta-alueelle Asema-aukion viereen osoitteeseen Satakunnankatu 25, 28130 Pori. SAMK muuttaa Porin osalta näihin uusiin tiloihin toukokuusta 2017 alkaen ja opiskelu uudella kampuksella alkaa täydellä teholla syyskuun alussa 2017. SAMK on sekä esteetön että kokonaisuudessaan savuton kampus ja työpaikka.
PL 520, Tiedepuisto 3
28601 Pori Suomi
Henkilöstöpäällikkö Jari Lahti
puh. +358 44 710 3130
jari.lahti@samk.fi www.samk.fi
2. Kilport
Tässä kilpailutuksessa hankintayksikkö käyttää sähköistä Kilport -ohjelmistoa. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässa. Hankintalain mukaiset tarjouspyynnöt julkaistaan myös HILMA -ilmoituskanavalla.
Kilpailutukseen osallistuva yritys saa avoimesti ladata tarjouspyyntöasiakirjat itselleen Kilportissa. Tarjousten jättäminen Kilport –ohjelmistoon opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen".
2.1. Ravintolapalvelu tarkoittaa seuraavia palveluita SAMKin tiloissa:
opiskelija- ja henkilöstöruokailun järjestäminen
kahvilapalvelut ja / tai grillitoiminnan järjestäminen
kokous- ja edustus/tilaustarjoilu (kahvitukset ja tapahtumaruokailut).
Muut ravintolapalvelujen ohella hankittavat valinnaiset lisäpalvelut määräytyvät Toimittajan palvelutarjonnan mukaan. Näitä voivat olla muun muassa:
välipala- ja ateriapalvelut
SAMKin suostumuksella Toimittajalla on oikeus myydä Asiakkaille ja vierailijoille ruoka-annoksia, leivonnaisia ja sesongin mukaisia ruokia mukaan. Myynti tulee järjestää siten, ettei varsinainen palvelun tuottaminen häiriinny. SAMK voi antaa Toimittajalle myös mahdollisuuden tehdä lounas/tilaustarjoilusopimuksia muiden kuin tilaajan kanssa. Tällöin SAMK sopii erikseen ehdoista.
SAMK pidättää itsellään oikeuden kilpailuttaa erikseen tapahtuma/erityistilaisuuksien tarjoilut ja järjestelyt.
SAMK pidättää itselään oikeuden sallia mahdollisuusden opiskelijakunnan kahvilatoiminnalle, eli kahvilatuotteiden myyntiin opiskelijoille ja SAMKin henkilökunnalle. Opiskelijakunta SAMMAKKO on toivonut ko. toiminnan mahdollisuutta sisällytettäväksi sopimukseen.
Lisäksi SAMK pidättää itsellään oikeuden tarjota näitä varten osoitetuissa taukotiloissa työntekijöilleen kahvitaukojen tarjoilut maksutta.
SAMKin ravintola- ja kokouspalvelujen tuottamisesta tehdään yksi tai useampi hankintapäätös sekä yksi tai useampi hankintasopimus.
2.2. Hankinnan sisältö
Kilpailutettavat palvelut sisältävät palvelukuvausten mukaiset ravintola- ja kokouspalvelut. Palvelukuvauksissa ja erillisessä laadunhallintajärjestelmän kuvauksessa on selvitetty laatuvaatimukset, jotka ohjaavat Toimittajaa tarjouspyynnössä kuvatun laatutason tuottamisessa ja ylläpitämisessäa ja joihin Toimittajan edellytetään sitoutuvan sopimuskauden aikana.
SAMKin suurkeittiötilat, niihin liittyvät varastotilat ja ruokasalit sekä ravintolapalveluhenkilökunnan sosiaalitilat ovat Toimittajan käytössä. Tilat ovat valmiiksi kalustettuja ja varustettuja, pl. ravintolapäällikön toimisto(t) ja sosiaalitilat. Tarjouspyynnön liitteinä on luettelot laitteista, jotka keittiöissä ja ruokasaleissa ovat valmiina. Tilat ja niihin liittyvät ehdot on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Ravintoloiden palvelumallit.
Palvelusopimukseen sisällytettävät hankinnat ja ylläpitovastuut on kuvattu kustannusvastuuliitteessä. Toimittaja huolehtii keittiötilojen, salikalusteiden ja sosiaalitilojen asianmukaisesta puhtaanapidosta.
2.3. Hankinnan kohteen kriteerit
Opiskelijaruokailussa noudatetaan Kelan ja Valtion ravitsemusneuvottelukunnan laatimaa suositusta korkeakouluruokailun periaatteiksi (ISBN: 978-951-669-994-6). Opiskelijaruoan hinnoittelussa noudatetaan valtionavustuslaissa (688/2001) säädettyjä perusteita ja valtioneuvoston asetuksen (54/2012) perusteita korkeakouluopiskelijoiden ruokailun tukemisesta. Toimittajan tulee noudattaa kulloinkin voimassa olevia opiskelijaruokailusta annettuja säännöksiä.
Henkilöstöruokailussa noudatetaan Valtion ravitsemusneuvottelukunnan laatimaa ”Suomalaiset ravitsemussuositukset 2014” – suositusta. Henkilöstöruokailun ateriahinta noudattaa edellä mainittuja perusteita ja asetuksia sekä lisäksi verottajan vuosittain vahvistamaa verotusarvoa.
Osatarjoukset eivät ole sallittuja kohderyhmien sisällä.
2.4. Hankinnan sopimusaika
Sopimuskausi alkaa 1.8.2017. Sopimus on voimassa toistaiseksi kahdentoista (12) kuukauden molemmin puolisella irtisanomisajalla.
2.5. Hankintamenettely
Hankintamenettelynä on avoin menettely. Hankinnassa ei käytetä kahden kuoren menettelyä.
Tarjoaja voi jättää tarjouksen yhden, kahden tai kaikkien kolmen kampuksen ravintola- ja kokouspalveluista. Pelkkääkahden tai kolmen kampuksen yhteistarjousta ei voi jättää, vaan tällöiin tulee tarjota lisäksi erillisinä kunkin tarjotun kampuksen ravintola- ja kokouspalvelut.
Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei SAMK voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, SAMK voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan missä tahansa vaiheessa.
SAMK pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä/syistä.
Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Vertailuperusteet pisteytetään kohderyhmittäin.
Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen on oltava voimassa 31.5.2017 asti.
3.1. Hankinnan kohteen kriteerit
Opiskelijaruokailussa noudatetaan Kelan ja Valtion ravitsemusneuvottelukunnan laatimaa suositusta korkeakouluruokailun periaatteiksi (ISBN: 978-951-669-994-6). Opiskelijaruoan hinnoittelussa noudatetaan valtionavustuslaissa (688/2001) säädettyjä perusteita ja valtioneuvoston asetuksen (54/2012) perusteita korkeakouluopiskelijoiden ruokailun tukemisesta. Toimittajan tulee noudattaa kulloinkin voimassa olevia opiskelijaruokailusta annettuja säännöksiä.
Henkilöstöruokailussa noudatetaan Valtion ravitsemusneuvottelukunnan laatimaa ”Suomalaiset ravitsemussuositukset 2014” – suositusta. Henkilöstöruokailun ateriahinta noudattaa edellä mainittuja perusteita ja asetuksia sekä lisäksi verottajan vuosittain vahvistamaa verotusarvoa.
3.2. Ravintola- ja kokouspalvelujen laatuvaatimukset
Tavoitteena on lisätä ravintola- ja kokouspalvelujen vaikuttavuutta ja yhdessä sovittujen toimintamallien toteuttamista kustannustehokkaasti. Useampi tarjoaja voi saada samat pisteet.
Tarjoukseen tulee liittää kuvaus asiakkuudenhallintamallista, josta ilmenee mm. yhteistoiminta Toimittajan ja SAMKin välillä, ravintola- ja kokouspalveluiden kehittäminen ja vaikuttavuus, sekä asiakaspalautteiden hyödyntäminen. Kuvauksessa tulee olla esimerkkiehdotus siitä, millä tavalla toimintaa voisi ohjata molempien osapuolten kannalta taloudellisempaan, kehittävään suuntaan. Kuvauksen ja ehdotuksen laajuus yhteensä saa olla enintään viisi (5) sivua (A4). Vertailukohdan maksimipisteet 20,00 ja laskentatapa on manuaalinen.
Tarjoukseen tulee liittää kuudelle viikolle laadittu malliruokalista. Vertailukohdan maksimipisteet 25,00 ja laskentatapa on manuaalinen.
Tarjoukseen tulee liittää haltuunottosuunnitelma. Kuvauksen ja suunnitelman laajuus yhteensä saa olla enintään viisi (5) sivua (A4). Vertailukohdan maksimipisteet 5,00 ja laskentatapa on manuaalinen.
Päävertailukohtien pisteet yhteensä 100,00.
3.3. Toimittajan henkilöstö sekä heidän koulutusta, ammattitaitoa ja työkokemusta koskevat vaatimukset
Toimittaja käyttää palvelun tuottamisessa ammattitaitoista ja asiakkaan kulloisenkin palvelutarpeen mukaista, soveltuvan koulutuksen ja työkokemuksen omaavaa henkilökuntaa. Työnjohdollisissa tehtävissä toimivilla henkilöillä on oltava tehtävän edellyttämä riittävä koulutus, työkokemus ja osaaminen. Toimittaja vastaa työntekijöiden ammattitaidon ylläpitämisestäsäännöllisellätäydennyskoulutuksella. Työntekijan opastamisesta ja perehdyttämisestä vastaa Toimittaja.
3.3.1. Ammattiryhmiltä edellytettävät koulutusvaatimukset:
Ruokapalvelutyöntekijältä edellytetään hotelli-, ravintola- ja caterginalan perustutkintoa tai muuta tehtävään soveltuvaa ammatillista tutkintoa (yhdistelmätyöntekijä tms.) tai vähintään alan kuuden kuukauden työkokemusta.
Tarjoilijalta/kassatarjoilijalta edellytetään tarjoilijan perustutkintoa tai tehtävään soveltuvaa ammatillista tutkintoa ja vähintään yhden vuoden alan työkokemusta vastaavissa työtehtävissä tai työkokemuksen kautta hankittua osaamista.
Kokilta edellytetään hotelli-, ravintola- ja caterginalan ravintola tai suurtalousalan kokintutkintoa tai vastaavaa aikaisempaa tutkintoa ja vähintään yhden vuoden alan työkokemusta.
Palvelu/kohdevastaavalta edellytetään palveluvastaavan tai kokin koulutusta ja vähintään kolmen vuoden alan työkokemusta vastaavissa työtehtävissä.
Ravintolapäälliköltä, ruokapalveluesimieheltä, vastaavalta kokilta ja ravitsemistyönjohtajalta edellytetään alan amk-tutkintoa (restonomi), suurtalousesimiehen tutkintoa tai vastaavaa muuta esimiestutkintoa tai vastaavaa soveltuvaa aikaisempaa tutkintoa ja vähintään kolmen vuoden alan työkokemusta vastaavissa työtehtävissä tai työkokemuksen kautta hankittua osaamista.
3.3.2. Ammattiryhmiltä edellytettävät ammattitaitovaatimukset
Ammattitaitovaatimuksina edellytetään kykyä suoriutua itsenäisesti nimikkeen mukaisista työtehtävistä työhön ja tuöpisteeseen perehdyttämisen jälkeen. Asiakaspalvelutyössä edellytetään asiakaspalvelutaitoja.
3.3.3. Ammattiryhmiltä edellytettävät työkokemusvaatimukset
Työkokemuksella tarkoitetaan aikaisempaa työskentelyä ravitsemisalalla esimerkiksi henkilöstöravintolan, päiväkodin, sairaalan, koulukeittiön, banketeissa, tilaustarjoilutehtävissä tai kokous- tai kongressitapahtumissa vastaavissa tehtävissä, joihin työntekijä sijoittuu Asiakaskohteessa.
Ravintolapalveluhenkilöstöltä edellytetään ravitsemus- ja ympäristöpassin suorittamista viimeistään kolmen ensimmäisen asiakaskohtaisen / kohde- kohtaisen sopimuskuukauden aikana.
Palvelua tuottavilla henkilöillä tulee olla tehtävän edellyttämä riittävä suomen kielen taito (suullinen ja puheen ymmärtäminen sekä kirjallinen taito tehtävien niin edellyttäessä), hyvät asiakaspalvelutaidot sekä hyvä ja sovelias käytös.
Toimittaja vastaa työntekijöiden perehdytyksestä ja työnopastuksesta. Toimittaja vastaa perehdyttämisestä ja työhönopastuksesta antamansa kohdekohtaisen haltuunottosuunnitelman mukaisesti.
Toimittajan henkilökunnalla tulee olla yhtenäinen, työnantajan hankkima työasu. Toimittajan henkilöstön tulee olla ulkoiselta olemukseltaan siistejä. Työasun ja kenkien tulee olla siistit ja puhtaat ja täyttää työturvallisuusmääräykset. SAMKin tiloissa liikuttaessa Toimittajan henkilökunnalla on oltava (kuvallinen) henkilökortti tai muu tunniste mukanaan.
Toimittajan henkilöstömitoituksen ja koulutuksen tulee olla vähintään tarjouksessa mainitun mukainen.
Toimittaja nimeää vastuuhenkilön ja varahenkilön sopimuskauden alkaessa. Nimetyn vastuuhenkilön tai hänen varahenkilönsä tulee olla tavoitettavissa sovittuna työaikana. SAMK nimeää omasta organisaatiostaan yhteyshenkilön ja hänelle varahenkilön.
SAMKilla on oikeus perustellusta syystä kieltäytyä hyväksymästä henkilöä palvelun suorittajaksi. Toimittajan on SAMKin pyynnöstä viivytyksettä ja veloituksetta vaihdettava henkilö, jolta puuttuu riittävä ammattitaito tai joka ei muutoin ole sopiva kyseiseen työhön.
3.4. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset
Kotimaisen tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.
Kotimaisen tarjoajan tulee olla huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoajan tulee toimittaa edellä mainitut rekisteriotteet ja todistukset tai Tilaajavastuu.fi –rekisteriote. Todistukset eivät saa olla 3 kk vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä (koskee myös Tilaajavastuu.fi-rekisteriotteen päivittämistä).
Kotimaisella tarjoajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä kalusto, työnjohto ja henkilöstö sekä taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Pyydettäessä tarjoajan on toimitettava asiasta tarvittavat asiakirjat.
Ulkomaisen tarjoajan on pyydettäessä toimitettava edellä pyydetyt selvityksissä tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.
Tarjoajan on noudatettava alalla voimassa olevia (yleisiä) työehtosopimuksia ja pyydettäessä osoitettava tämä. Tarjoajan tulee ilmoittaa, mitä työehtosopimusta noudatetaan. Tarjoajan tulee liittää myös selvitys keskeisistä työehdoista.
Mikäli tarjoajalla on ulkomaisia työntekijöitä, tarjoajan tulee huolehtia, että heidän työlupansa on kunnossa.
Tarjoaja vakuuttaa tarjouksen jättämällä, ettei tarjoajan yrityksen tai sen edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö ole syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 53 §:ssä mainittuihin rikoksiin eikä yritystä koske hankintalain 54 §:ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Hankintalain 54 § löytyy osoitteesta: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348.
Tarjoaja sitoutuu toimittamaan SAMKille veloituksetta 9 kk välein SAMKin pyytämiä selvityksiä koko sopimuskauden ajan. Mikäli tarjoaja on rekisteröitynyt Tilaajavastuu.fi -palveluun, tilaaja hyödyntää sitä tietojen tarkistamisessa.
3.5. Asiakaspalvelujärjestelmä
Toimittajalla tulee olla asiakaspalautejärjestelmä. Tarjoukseen on liitettävä selvitys palveluntuottajan asiakaspalautejärjestelmästä (SAMKin ja palvelun käyttäjän näkökulmasta, reklamaatiokäytännöstä).
3.6. Tarjousmuoto
Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Toimittaja voi hankkia tarjouksessaan määrittelemänsä osan palvelusta alihankintana. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan ja alihankkijoita sekä ryhmittymää koskevat samat tarjouspyynnön vaatimukset kuin Toimittajaa. SAMK voi perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tarjoukseen tulee kuvata alihankkijan osuus tai ilmoittaa, että ei käytä alihankkijaa sopimuskauden aikana. Ryhmittymästä tai alihankkijoiden osuudesta (tai ettei käytä) tulee liittää tarjoukseen erillinen liite.
Tarjouksessa hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina, joissa on otettu huomioon kaikki alennukset. Hintojen tulee sisältää kaikki SAMKilta laskutettavat kustannukset, kuten verot, eläke- ja sosiaaliturvamaksut, vakuutukset, käsittelystä aiheutuvat sekä muut kustannukset. Mitään erikseen veloitettavia kustannuksia ei hyväksytä. Tarjouksessa tulee esittää hinnat pyydetysti eriteltynä, eikä niille saa asettaa ehtoja. Hintojen tulee olla kiinteitä 31.7.2018 saakka, jonka jälkeen niitä on mahdollista tarkistaa. Mahdollisesta hinnankorotustarpeesta voidaan neuvotella kerran vuodessa. Palveluntuottajan on toimitettava hinnanmuutosehdotus perusteluineen kirjallisesti vähintään kolme (3) kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Perusteeksi ei riitä "yleinen kustannustason nousu". Hinnanmuutosperusteet on selvitettävä yksityiskohtaisesti. Mikäli SAMK ei hyväksy hinnantarkistusta, käynnistetään mahdolliset tarkistusneuvottelut. Ellei hinnasta päästä sopimukseen, on molemmilla sopijaosapuolilla oikeus irtisanoa sopimus irtisanomisajan puitteissa. Hinnanmuutos astuu voimaan vasta, kun SAMK on sen kirjallisesti hyväksynyt.
Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon.
Ravintola- ja kokouspalvelujen kokonaiskustannus (€,alv 0 %, vuosikustannus) annetaan liitteiden mukaisesti. Ravintola- ja kokouspalveluiden tarkempi hinnoittelu kysytään erillisellä/erillisillä tarjouslomakkeilla (liitteinä). Hintojen tulee olla kiinteästi voimassa 31.7.2018 asti.
Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen hinnastonsa muista kuin pyydetyistä palveluista. Hinnasto on sitova 31.7.2018 asti. Hinnaston hintoja ei oteta huomioon hintavertailussa.
Vertailukohdan yhteishinnan maksimipisteet ovat 50,00. Pisteiden laskentatapa on pienin annettu arvo jaettuna tarjottu arvo kertaa maksimipisteet.
Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vertailuperusteet.
5.1. Tarjouksen arviointimenettely
SAMK arvioi tarjoukset pisteyttämällä. Tarjousten arivointi tehdään ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:
1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi tarkistaminen ja
3. TArjousten hintojen ja laadun vertailu
Vertailuhinnaltaan edullisin tarjous saa 50 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen hinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen hinnalla (Y) ja kerrottuna 50 pisteellä. Laskukaava X/Y x 50 pistettä.
Tarjotun palvelun laatua arvioidaan tarjoukseen liitettävien kuudelle (6) viikolle laaditun malliruokalistan, asiakkuudenhallintamallin ja palvelun haltuunottosuunnitelman perusteella. Pisteytys perustuu tarjotun palvelun laatuarviointiin. Palvelun laadusta voi saada enintään 50 vertailupistettä.
Toimittajaksi/toimittajiksi valitaan korkeimman yhteispistemäärän saanut tarjoaja/tarjoajayhdistelmä.
5.2. Laatuvertailun toteutus
Laatuvertailussa huomioidaan osa-alueiden toteutuminen hankintatarpeeseen
A. Ruokalistan ravitsemuksellisuus
- ruokalistalla käytettyjen raaka-aineiden ravitsemuksellisuus
- Kelan ja Valtion ravitsemusneuvottelukunnan laatiman suosituksen korkeakouluruokailun periaatteiden huomioon ottaminen
- Valtion Ravitsemus neuvottelukunnan julkaisemien ravitsemussuositusten huomioon ottaminen
B. Ruokalistan koostaminen
-ruokien monipuolisuus ja vaihtelevuus kuuden (6) viikon jaksolla -
-lounasvaihtoehtojen monipuolisuus
-tasapaino erityyppisten lounasvaihtojen kesken
- raaka-aineiden soveltuvuus lounasruokailuun
- ehdotetun aterian valmistustavan soveltuvuus lounaskäyttöön
C. Asiakkuudenhallintamalli
kuvatun palvelumallin soveltuvuus SAMKin opiskelija- ja henkilöstöravintolan toimintamalliksi
- ruokatuotanto
- asiakkuuden hoito
- raaka-aineiden hankinta
- toimenpiteet taloudellisemman, kehittävämmän suunnan saavuttamiseksi
- ravintola- ja kokouspalveluiden kehittäminen ja vaikuttavuus
- (ruuan)laadun parantamisen malli
D. Palvelun haltuunottosuunnitelma
- tarjoajan kyky ottaa ravintola- ja kokouspalvelut haltuun ja käynnistää toiminta sopimuksen mukaisesti
- palvelukuvauksen mukaisen palvelun (sis. mm. sopimus SAMKin kanssa, asiakasyhteistyö, asiakaspalvelu, käytössä olevat järjestelmät, ruoan laadun ja tasalaatuisuuden varmistaminen) perehdyttäminen työntekijöille
Ruokalistojen, palvelukuvausten ja haltuunottosuunnitelmien laatua arvioidaan annettuihin laatukriteereihin nähden sekä suhteessa toisiinsa. Pisteytys perustuu kokonaisarviointiin, jossa huomioidaan sekä vahvuudet että heikkoudet.
Kunkin osa-alueen (A – D) pisteytys suoritetaan asteikolla 1 – 5. Laatupisteitä annetaan seuraavasti:
5 = erinomainen laatu; poikkeaa kokonaisuutena arvioiden edukseen muista tarjouksista
4 = hyvää tasoa; vähintään yhdellä yksilöitävissä olevalla tekijällä yli keskimääräisen tason
3 = keskimääräistä tasoa
2 = puutteellinen laatu
1 = huono laatu; useita puutteita tai merkittävä puute
Osa-alueilla A - D saadut laatupisteet lasketaan yhteen ja eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 50 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet (Y) jaettuna eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteillä (X) ja kerrottuna 50 pisteellä. Laskukaava: Y/X x 50 pistettä.
5.3. Arviointi yksiköittäin
Kokonaistaloudellisuuden arviointi osa- ja kokonaistarjouksien välillä tehdään osatarjouksien painotetulla vertailulla. Kokonaistaloudellisuuden arvioinnissa SAMK-kampus Pori saa painoarvon 70 %, SAMK-kampus Rauma saa painoarvon 20 % sekä Kankaanpään taidekoulun kampus saa painoarvon 10 %.
Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset
Kotimaisen tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.
Kotimaisen tarjoajan tulee olla huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoajan tulee toimittaa edellä mainitut rekisteriotteet ja todistukset tai Tilaajavastuu.fi –rekisteriote. Todistukset eivät saa olla 3 kk vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä (koskee myös Tilaajavastuu.fi-rekisteriotteen päivittämistä).
Kotimaisella tarjoajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä kalusto, työnjohto ja henkilöstö sekä taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Pyydettäessä tarjoajan on toimitettava asiasta tarvittavat asiakirjat.
Ulkomaisen tarjoajan on pyydettäessä toimitettava edellä pyydetyt selvityksissä tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.
Tarjoajan on noudatettava alalla voimassa olevia (yleisiä) työehtosopimuksia ja pyydettäessä osoitettava tämä. Tarjoajan tulee ilmoittaa, mitä työehtosopimusta noudatetaan. Tarjoaja tulee liittää myös selvitys keskeisistä työehdoista.
Mikäli tarjoajalla on ulkomaisia työntekijöitä, tarjoaja tulee olla huolehtinut, että heidän työlupansa on kunnossa.
Tarjoaja vakuuttaa tarjouksen jättämällä, ettei tarjoajan yrityksen tai sen edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö ole syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 53 §:ssä mainittuihin rikoksiin eikä yritystä koske hankintalain 54 §:ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Hankintalain 54 § löytyy osoitteesta: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348.
Tarjoaja sitoutuu toimittamaan SAMKille veloituksetta 9 kk välein SAMKin pyytämiä selvityksiä koko sopimuskauden ajan. Mikäli tarjoaja on rekisteröitynyt Tilaajavastuu.fi -palveluun, tilaaja hyödyntää sitä tietojen tarkistamisessa.
6.1. Toimitusehdot
Valitun palveluntuottajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä):
1. Hankintapäätös
2. Tarjouspyyntö
3. Tarjous
4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut)
Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja ja oman alansa ehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan.
Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja ja oman alansa ehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan.
6.2. Maksu- ja laskutusehdot
Maksuehto on 30 pv netto laskun päiväyksestä, palvelut ja suoritukset veloitetaan jälkikäteen (poikkeaa JYSE 2014 PALVELUT sopimusehdoista). Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee rajoittaa kulloinkin voimassa olevan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon.
Laskut ja niiden liitteet otetaan vastaan sähköisessä muodossa. Laskutus tapahtuu kerran kuukaudessa jälkikäteen. Verkkolaskutustiedot:
Kun verkkolaskun välittäjänä toimii operaattori:
OVT -tunnus: 003723889244
Verkkolaskuoperaattorimme: Basware Välittäjän tunnus: BAWCFI22
Kun verkkolaskun välittäjänä toimii pankki: OVT -tunnus: 003723889244 Verkkolaskuoperaattorimme: Osuuspankki Välittäjän tunnus: OKOYFIHH.
Laskuissa tulee selkeästi käydä ilmi vähintään verottajan laskuja koskevat vaatimukset (Vero-ohjeen diaarinumero:1731/40/2003). Mikäli edellä mainitut tiedot eivät käy ilmi laskusta tai sen liitteistä, SAMKilla on oikeus jättää lasku/t maksamatta, eikä SAMKilla ole velvollisuutta maksaa mitään laskun/laskujen viivästykseen tai muita laskuun/laskuihin liittyviä kuluja. Mahdollisia laskutuslisiä yms. lisiä ei hyväksytä ja ne on sisällytettävä palvelutoiminnan hintoihin.
6.3. Palvelun häiriötön saatavuus
Jos henkilöstöresurssi, palvelu tai laatu ei vastaa sopimuksessa sovittua, SAMKilla on oikeus huomauttaa asiasta (kirjallinen reklamaatio) ja edellyttää resurssin, palvelun tai laadun saattamista sopimuksen mukaiseksi. Mikäli virhettä ei korjata, SAMKilla on oikeus veloittaa sopimussakkoa 5.000,00 € (alv 0 %). Jos tilanne ei tämänkään jälkeen korjaannu, veloitetaan toinen sopimussakko 15.000,00 € (alv 0 %). Mikäli virhettä ei ole korjattu tämänkään jälkeen, on SAMKilla oikeus purkaa sopimus ja vaatia Toimittajaa korvaamaan SAMKille aiheutuneet välittömät kustannukset JYSE 2014 Palvelut - sopimusehtojen mukaisesti.
6.4. Tarjouksen hylkääminen
Tarjoaja, joka ei täytä tämän tarjouspyynnön asetettuja kelpoisuusehtoja, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjouksen tulee olla sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat tiedot.
Tarjous hylätään, mikäli:
- tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä
- tarjoajalla / yrityksellä on verovelkaa tai tarjoaja / yritys ei ole suorittanut eläkemaksuja tai muita lakisääteisiä maksuja (SAMK voi hylätä sellaisen tarjoajan, jolla on esitetty maksusuunnitelma veroveloista ja eläkemaksuista) - tarjoaja, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyjä selvityksiä, suljetaan tarjouskilpailusta
- tarjous on ehdollinen.
SAMK pidättää itselleen oikeuden hyväksyä jokin tarjous tai hylätä ne kaikki perustellusta syystä (ml. aikaisemmat reklamaatiot). Päätös tehdään aikaisintaan viikon kuluttua tarjousten jättöpäivämäärästä. Määrärahan riittämättömyys voi olla tarjouskilpailun keskeyttämisen peruste. SAMK pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä.
6.5. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus
Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa sopimuskauden aikana tietoonsa tulleet toisen sopijapuolen liike- ja ammattisalaisuudet. Toimittaja sitoutuu pitämään salassa SAMKin asiakkaita ja henkilökuntaa koskevat salassa pidettävät tiedot sekä tiedot, joista lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus sitoo osapuolia myös tämän palvelusopimuksen päätyttyä.
Tarjoajalle luovutettua materiaalia tulee säilyttää huolella ja tuhota aineisto asianmukaisesti, mikäli tarjoajan ja SAMKin välillä ei solmita sopimusta.
6.6. Raportointi
Mikäli Toimittaja ei ole toimittanut määräajassa sähköisesti sopimuksen mukaisia raportteja, palveluntuottaja maksaa korvausta SAMKille 100,00 € (alv 0 %) jokaiselta alkavalta myöhästymispäivältä. Raporttien tietojen tulee olla oikein ja ajantasaisia.
6.7. Referenssit ja alihankinta
Tarjoajalla (päätarjoaja) tulee olla referenssejä vastaavista palvelutoimituksista (n. 400 työntekijää, 6000 opiskelijaa) viimeiseltä kolmelta (3) vuodelta (tai yksittäistarjouksessa kyseistä kohdetta vastaavista palvelutoimituksista). Tarjoajan tulee antaa näistä itsensä laatima selvitys. Ryhmittymää koskevat samat säännökset.
Alihankkijoiden tulee täyttää samat kelpoisuusvaatimukset kuin varsinaisen tarjoajan. Alihankkijoita koskevat rekisteriotteet, todistukset ja selvitykset tulee toimittaa ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Ryhmittymää koskevat samat säännökset.
Erikseen sovittaessa voidaan alihankinta laskuttaan läpilaskutuksena, eikä tarjoaja ole tällöin oikeutettu läpilaskutuslisiin.
Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteissä mainitut ehdot.
Valitun palveluntuottajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä):
1. Hankintapäätös
2. Tarjouspyyntö
3. Tarjous
4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014)
Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja ja oman alansa ehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan.
6.8. Sopimuksen irtisanominen
Sopimus voidaan sanoa irti molemmin puolin kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla.
6.9. Sopimuksen purkaminen
Sopimuksen purkaminen poikkeaa JYSE 2014 PALVELUT - sopimusehdoista, kohta 13 Virhe, hinnanalennus ja sopimuksen purku.
Mikäli Toimittaja ei kykene täyttämään sopimuksen ja sen liitteiden mukaisia tehtäviään ja velvollisuuksiaan aikataulullisesti, sisällöllisesti tai muuten, tulee Toimittajan ilmoittaa tilanteesta välittömästi SAMKille. Sopijapuolten välisin neuvotteluin voidaan sopia 30 vuorokauden lisä- tai määräajasta, jonka aikana edellä mainittu sopimushäiriö (esim. virhe, viivästys, sopimuksesta poikkeaminen) tulee korjata. Mikäli Toimittaja ei kykene korjaamaan sopimushäiriötään edellä mainitussa lisä- tai määräajassa, katsotaan Toimittajan ajautuneen olennaiseen sopimusrikkomukseen. Tällöin SAMKilla on oikeus vaatia sopimuksen purkamista rikkoneen sopijapuolen osalta. Purkamista koskevasta vaatimuksesta on ilmoitettava kirjallisesti Toimittajalle 30 päivän kuluessa lisä- tai määräajan päättymisestä.
Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään muun muassa sitä, ettei palvelu vastaa sovittua ja virhe tai siitä tilaajalle aiheutuneet seuraukset ovat vähäistä suurempia eikä virhettä SAMKin huomautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai virheet ovat toistuvia. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään myös sitä, että sopijapuoli on olennaisesti viivästynyt suorituksessaan tai viivästykset ovat toistuvia.
Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia sopimuksen ja sen liitteiden mukaisista tehtävistä ja velvollisuuksista maksusuoritusta, joita sopimushäiriö koskee. Poikkeuksena maksusuorituksen saamiselle on sopimushäiriön laajuus ja vaikutus, jolloin SAMKin suorittama maksusuorituksen suuruus voi korkeintaan olla 50 % arvonlisäverottomasti laskun loppusummasta. Tämä ratkaistaan keskinäisin sopimusneuvotteluin.
Erimielisyyksien ratkaiseminen on kerrottu JYSE 2014 PALVELUT – sopimusehdoissa kohdassa 24 Erimielisyydet ja sovellettava laki. Tämän hankinnan sopimukseen sovelletaan sopimuksen tekohetkellä Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, ratkaistaan ensimmäisenä asteena Satakunnan käräjäoikeudessa.
6.10. Vastuut
Toimittaja hoitaa kohteiden palveluja omana liiketoimintana omaan lukuunsa. Toimittaja vastaa itse veroistaan ja muista julkisoikeudellisista maksuistaan sekä vakuutuksistaan. Tuottamisvahingot korvataan Toimittajan vakuutuksesta.
Tarjoajille järjestetään tarjouskilpailua koskeva esittelytilaisuus ja kohdekierrokset ravintoloissa seuraavasti:
SAMK-kampus Pori (Satakunnankatu 25, 28130 Pori) 20.12.2016 klo 11.30
SAMK-kampus Rauma (Satamakatu 26, 26100 Rauma) 20.12.2016 klo 15.00
Esittelytilaisuuteen osallistujien tulee ilmoittautua 15.12.2016 klo 16.00 mennessä jari.lahti@samk.fi. Kaikilta tarjoajilta edellytetään osallistumista esittelytilaisuuteen ja kohdekierroksille. Koska SAMK-kampus Pori on vielä rakenteilla ja kulkeminen siellä rajoitettua, sekä muiden kohteidenkin ollessa rajattuja, voi kuhunkin kohteeseen tulla tutustumaan korkeintaan kaksi henkilöä tarjousta tekevästä yrityksestä.
7.1. Tarjouspyynnön lisätiedot
Mahdolliset lisätietokysymykset tulee esittää Kilport Juha - hankintajärjestelmään osoitteessa https://kilport.fi/ilmoitus viimeistään 23.12.2016 klo 16:00. Esitettyihin kysymyksiin vastataan mahdollisimman reaaliajassa ja viimeistään 04.01.2017 klo 12:00. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport - hankintajärjestelmän kä yttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä kyseisen hankinnan kohdalla avoimesti ja anonyyminä. Vastaukset näkyvät edellä mainitun hankintajärjestelmän osoitteessa. Rekisteröityminen ja tarjousten sähköinen jättäminen Kilport -hankintajärjestelmään on maksutonta.
Puhelimitse tai muutoin esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla.
Tilaaja ei vastaa muualle kuin ainoastaan edellä mainittuun hankintajärjestelmän osoitteeseen toimitettuihin kysymyksiin.
8.1. Tarjouksen jättäminen sähköisesti
Jättääkseen tarjouksen, yrityksen on rekisteröidyttävä ensimmäisellä kerralla Kilportiin osoitteessa https://kilport.fi. Tarjoukset on toimitettava Kilportiin https://kilport.fi viimeistään 18.01.2017 klo 12:00.
Tarjous liitteineen tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakioversioina. Tarjoukseen on mahdollista jättää myös muita kuin pakollisia asiakirjoja. Tekstiasiakirjan yleisiä muotoja ovat pdf, word, excel ja ppt.
8.2. Asiakirjojen julkisuus
Hankintaa koskevien tarjousasiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjouksen sisältämät tiedot liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta tulevat pääsääntöisesti julkisiksi asianosaisille sen jälkeen, kun hankintapäätös on tehty, ja muille kuin asianosaisille kun sopimusasiakirja on allekirjoitettu. Hintatiedot (kokonaishinta) ovat lain mukaan aina julkisia (JulkL 11 §). Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että tarjous sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen teon jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää merkinnällä ”salassa pidettävä”.
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
SAMK toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan.
Satakunnan ammattikorkeakoulu SAMK Oy
Juha Kämäri
Toimitusjohtaja
Tarjouspyyntöä täydentävät liitetiedostot löytyvät SAMK:n sivuilta osoitteesta:
https://www.dropbox.com/sh/krzch7vrnv3bz5g/AAC-vENks3QpFx0OoO2pd0pja?dl=0