1. YLEISTÄ
Pori Energia Oy on korkealuokkaisia energiapalveluja tuottava ja tarjoava yritys.
Yli 100-vuotinen historiamme energia-alalla antaa vakaan ja luotettavan pohjan toiminnallemme. Vahvuutemme energian ja palveluiden tarjoajana ovat oman maakunnan uusiutuviin luonnonvaroihin perustuva energiantuotanto sekä yli 250 ihmisen osaava ja ammattitaitoinen henkilostö.
Pori Energian merkittavimmat tuotteet ovat sähkö-, kaukolämpö-, teollisuuden energiapalvelut sekä urakointi-, tuulivoima- ja kunnossapitopalvelut.
Pori Energia Oy:llä on varasto, jossa on varastoituna sekä sähkö-, että kaukolämpötarvikkeita.
1.1. Kilport – kilpailutuspalvelu
Pori Energia Oy käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähkoistä Kilport - kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa jarjestelmässä.
2.1. Logistiikkapalvelun perusta
Pori Energia Oy hakee kumppania hoitamaan sekä sähkö-, että kaukolämpötarvikkeiden toimittamista ja laskuttamista logistisesti mahdollisimman tehokkaasti. Kilpailutuksella määritellään käytettävät tarvikkeet sekä Pori Energia Oy:n tarpeisiin kokonaisuudessaan tarkoituksenmukaisin hankintapalvelu.
Palvelukokonaisuuteen liittyy tarvikkeita sekä ennakoimattomasti suoraan varasto-ostoina että ennakoidusti työn etenemisen puitteissa työkohtaisina toimituksina.
Tarvikehankinnan sekä logistiikkapalvelun sopimusaika on 1.5.2017 - 30.4.2020. Hankintaan liittyy sopimusajan jälkeen (1 + 1) vuoden optioaika, joiden mahdollinen käyttöönotto käsitellään hyvissä ajoin ennen sopimuskauden päättymistä. Optio voidaan hyödyntää erikseen sähkötarvikkeiden ja/tai erikseen kaukolämpötarvikkeiden osalta.
Hankinnan vuosittainen ennakoitu arvo yhteensä on n. 1.200.000 euroa, alv 0 %.
2.2. Logistiikkapalvelun toteuttaminen
Pori Energia Oy:n tarpeeseen hankittavat, tarjousliitteiden mukaiset tarvikkeet varastoidaan Pori Energia Oy:n tiloissa olevassa kaupintavarastossa. Logistiikkapalveluun liittyy myös toimituksia ns. projekti- tai muina vastaavina toimituksina. Tilauksen arvosta ja luonteesta riippuvat tilaus- ja toimintatavat vaihtelevat sekä toimituspaikan että toimitusajan osalta. Tarjoajan tulee määritellä tarvikkeiden saatavuuteen liittyvät toimitustavat ja -ajat.
Kaupintavaraston ylläpidon lisäksi logistiikkapalvelun tarkoituksena on sovittujen tarvikkeiden tilaaminen sähköisesti suoraan työnumerolle ja toimittaminen työkohtaisena toimituksena työmaalle. Toimitusten tulee perustua sovittuun tuotevalikoimaan, toimitusrytmiin ja vastata edellytettyä toimitusvarmuutta.
Pori Energia Oy mahdollistaa varastonsa käytön osana logistiikkapalvelua.
2.3. Sopimustuotteet
Tarjouspyynnön liitteenä ovat erilliset tarjousliitteet
• sähkötarvikkeiden hinnoiteltavalle tuotevalikoimalle
• kaukolämpötarvikkeiden hinnoiteltavalle tuotevalikoimalle
Tarjousliitteiden rivejä ei saa miltään osin muuttaa, vaan tarjoajan tulee täyttää tarjoustiedot pyydetyiltä osin tarjoajalle määriteltyyn osaan. Mikäli tarjoaja jättää pyydetyn tuotekohtaisen hintatiedon täyttämättä, neuvottelun tuloksena sovitusta tuotteesta merkitään tarjousliitteessä puuttuvaan kohtaan riville tarjottu kallein tuote.
Sopimustuotteiden vaihto sopimuskauden aikana tulee hyväksyttää tilaajalla.
Hankinta on mahdollista jakaa erikseen sähkö- ja kaukolämpötarvikkeiden palveluntuottajalle. Kaukolämpötarvikkeiden hankinta voidaan jakaa myös elementteihin ja muihin kaupintavarastotuotteisiin.
2.4. Sähköiset menettelytavat
Pori Energia Oy:n logistisissa toimissa on käytössä materiaalihallinnon tietojärjestelmänä Tieto Oyj:n Efekto ja välityspalvelimena Enfo. Pori Energia Oy:n taloustietojärjestelmä vaihtuu sopimuskauden aikana. Logistiikkapalvelun tulee toimia yhteen olemassa olevien järjestelmien kanssa. Palveluntuottajan tulee määritellä omat sähköiset järjestelmänsä ja mahdollisuutensa logistiikkapalvelun toimivuuteen ja tehostamiseen.
2.5. Hankintamenettely
Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Tarjousten käsittelyn perustana ovat
• tarjous ja erillisellä liitteellä annettava palvelukuvaus, jotka muodostavat hankinnassa laadullisen tarjousosan ja
• tarjouspyynnön hintaliitteet täytettynä, jotka muodostavat tuote- ja hintatarjousosan.
Tarjouskäsittelyn ensimmäisessä vaiheessa varmistetaan tarjousten vastaavuus tarjouspyyntöön. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.
Tarjouskäsittelyn toisessa vaiheessa käydään tarvittavat neuvottelut palvelukuvauksen sisällöstä ja arvioidaan tarjouksen laadullisen sisällön soveltuvuus. Palvelukuvauksen tulee vastata palvelukuvauksen arvioinnin yhteydessä esitettyihin asioihin.
Samassa yhteydessä käydään tarvittavat neuvottelut tuotteiden ja hintojen tarjonnasta sekä tarjonnan vertailukelpoisuudesta. Tarjoushinta arvioidaan vertailukelpoisen tarjonnan hintakoosteesta. Tarjoushinnat tulee olla sitovat eikä neuvotteluissa käydä hintaneuvotteluja.
Tarjouksen hyväksymisen ehdottomina perusvaatimuksina ovat
• tarjoajan mahdollisuus kaupintavarastotoimintaan
• tarjoajan mahdollisuus työkohtaisiin toimituksiin ja
• tarjoajan mahdollisuus sähköisen toimintoketjun toteuttamiseen (tilaaminen,
laskutus, raportointi)
3.1. Palvelukuvaus
Tarjouksessaan palveluntuottajan tulee kuvata ja määritellä erillisellä liitteellä Pori Energia Oy:n tarpeisiin parhaiten sopiva logistiikkapalvelun toimintatapa. Logistiikkapalvelun kokonaisuuden toimivuudessa tarjoajan tulee esittää käytännön toteutustapoja niin tilaamiseen, palautusten toimivuuteen, suunnittelua tukevien tarvikelistojen ylläpitoon, tiloihin, toiminnan kehittämiseen, laskutukseen, raportointiin jne. Poistuvien tuotteiden tiedonkulun Pori Energia Oy:lle tulee olla saumatonta.
Palvelukuvauksen tulee sisältää käytännön toimenpiteet palveluntarjoajan saumattomaan tiedonkulkuun poistuvien, uudistuvien tai korvaavien tuotteiden toimituksista palveluvarastoon. Korvaava tuote tulee toimittaa sopimushintaan ja hyväksyttää Pori Energialla. Niinikään äkillisten luonnonmullistusten, esim. myrskytuhojen korjaamiseen varautuminen tulee selvittää.
Tarjoajan palvelukuvaus on logistiikkapalvelun toiminnallinen perusta ja sen sisältöä arvioidaan laadullisena arviointikriteerinä valittaessa kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntuottajaa.
3.2. Kaukolämpöelementtien tekniset vaatimukset
3.2.1. Kiinnivaahdotetut kaukolämpöelementit tulee vastata Energiateollisuus Ry:n suositusta L1/2010
3.2.2. Elementtien ja -osien valmistajalla tulee olla tuotteille EHP-sertifikaatti
3.2.3. Elementtien pituudet tulee olla
• 16 m (DN 600 - DN 200 )
• 6, 12 tai 16 m muilta osin
3.3. Tuotteiden toimituskäytäntö
Sopimustuotteiden toimitukset kaupintavarastoon sovitaan valitun palvelutuottajan kanssa. Palvelutoiminnan tulee varmistaa, että Pori Energia Oy:n tiloissa varastoitavien tuotteiden saatavuus on alle 1 tunti tilauksesta. Päivittäiset tilaukset tulee toimittaa seuraavana aamuna. Projektitoimitusten tulee tapahtua 1-2 viikon aikana. Kaukolämpöelementtien toimitusaika on 5 työpäivää.
3.4. Sopimustuotteiden toimitusvarmuus
Pori Energia Oy:n kaupintavarastossa varastoitavien sopimustuotteiden toimitusvarmuuden tulee olla 98 %. Varastoitavat tuotteet ovat palveluntuottajan omistuksessa. Varaston ylläpidon tasosta sovitaan tarkemmin neuvottelussa ja hankintasopimuksessa. Sopimustuotteiden muissa kuin varastotoimituksissa toimitusvarmuuden tulee olla 100 %.
3.5. Toimitussanktiot
Mikäli edellytetty toimitusvarmuus ei toteudu, tarjoajalle aiheutuu toiminnasta sanktioina seuraavaa:
• kaupintavaraston edellytetyn toimitusvarmuuden alittuessa ei kyseisenä kuukautena suoriteta pääoma- tai vastaavia veloituksia.
• projektitoimituksissa tarjoaja suorittaa Pori Energia Oy:lle vähintään 1 % materiaalioston kokonaisarvosta
• normaalitoimituksissa tarjoaja suorittaa Pori Energia Oy:lle vähintään 2 % materiaalioston kokonaisarvosta
3.6. Sopimustuotteiden palautuva materiaali
Palautettujen pakkausten osalta menettelyn tulee olla se, että tuotteet palautuvat joko palvelutuottajan varastoon tai muuten palveluntuottajalle. Palautuksista tulee pääsääntöisesti saada täysimääräinen hyvitys. Sekä avaamattomien että avattujen palautettujen pakkausten osalta palveluntuottajan tulee määritellä hankintayksikköä palveleva toimintatapa.
3.7. Takuu
Tarjotuilla tuotteilla tulee olla 2 vuoden takuu. Takuun kattavuus tulee määritellä tarjouksessa.
3.8. Sopimusehdot ja erimielisyyksien ratkaiseminen
Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE-palvelut 2014).
Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankintasopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä):
1. Hankintapäätös
2. Tarjouspyyntö
3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE-palvelut 2014)
4. Tarjous
Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Satakunnan käräjäoikeudessa.
3.9. Tilaajavastuu
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Pori Energia Oy varmistaa tilaajavastuulain toteutumisen viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä.
3.10. Muut edellytykset
Tarjous annetaan suomen kielellä.
Tarjoushinnat ilmoitetaan tarjousliitteillä rivikohtaisina nettohintoina alv 0 %.
Sopimustuotteiden tarjoushinnoittelun tulee olla kiinteästi voimassa vähintään 1.6.2018 saakka.
Tarjoushinta tulee tarjouksessa sitoa Tilastokeskuksen panosindeksiin (lokakuu 2016=100). Tarjouksesta on ilmettävä indeksimuutosten laskentakaavat.
Hankinta toteutetaan kokonaistaloudellisin valintaperustein. Neuvottelujen jälkeen tarjousten paremmuus arvioidaan alla olevien arviointikriteerien perusteella. Kokonaistaloudellisina arviointikriteereinä tarjoushinnan lisäksi ovat laadullisuutta kuvaamassa logistiikkapalvelun kuvaus ja toimintatapa.
5.1. Kokonaistaloudellisen arvioinnin perusta
Logistiikkapalvelun toteutuksen kuvaus 60 %
• käytännön toimintatavan esittely, määrittely ja käytön raportointi
• sähköisten tilaus- ja toimitusjärjestelmien soveltuvuus Pori Energian tarpeisiin
• tarjoajan ympäristöstrategian soveltuvuus asiakkaalle
Tarjoushinta 40 %
• tarjoushinnan edullisuus tarjousliitteen kokonaishinnan mukaisesti joko erikseen sähkö- ja kaukolämpötarvikkeista tai erikseen kummastakin.
5.2. Kokonaistaloudellisen arvioinnin toteutus
Arviointikriteerien painoarvoprosentit muutetaan tarjousten arvioinnissa pisteiksi. Hankinnan arvioinnissa laadullisten kriteerien maksimipistemäärä on 60 ja tarjoushinnan 40 pistettä.
Hinnan painoarvot pisteytetään siten, että tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 40 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan kaavalla halvin tarjous/ tarjous * 60.
Laadullisten arviointikriteerien painoarvot arvioidaan tarjousten arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa 4-10. Painoarvot muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla.
Eniten pisteitä saanut tai saaneet tarjoukset valitaan toimittajiksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksen täytäntöönpanon yhteydessä.
6.1. Toimitusehdot
Tuotteiden toimitusten tulee tapahtua vapaasti varastoon tai työmaalle sisältäen rahdin, pakkauksen ja vakuutuksen.
6.2. Maksuehto
Maksuehdon tulee olla 30 päivää netto, ellei toisin sovita.
6.3. Varastotila
Pori Energia Oy:n varasto on sovittavilta osin veloituksetta palveluntuottajan käytössä. Varastotilan käyttö, palveluntuottajan työvoiman tarve ja käytännön toimintatapa tulee selvittää palvelukuvauksessa.
7.1. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja vastaukset
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätiedot tulee pyytää Kilport - palvelussa osoitteessa https://dev.kilport.fi viimeistään 3.11.2016 klo 12:00. Vastaukset näkyvät samassa paikassa.
Pori Energia Oy vastaa kysymyksiin viimeistään 8.11.2016 klo 12:00. Vastauksia pyritään antamaan myös reaaliajassa.
Tarjoukset jätetään Kilport - palveluun osoitteessa https://dev.kilport.fi. Tarjous on jätettävä viimeistään 15.11.2016 klo 12.00.
8.1. Tarjouksen jättäminen sähköisesti
Jättääkseen tarjouksen, yrityksen on rekisteröidyttävä ensimmäisellä kerralla Kilportiin osoitteessa https://dev.kilport.fi.
Tarjous liitteineen tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakioversioina. Tarjoukseen on mahdollista jättää myös muita kuin pakollisia asiakirjoja. Tekstiasiakirjan yleisiä muotoja ovat pdf, word, excel ja ppt.
8.2. Asiakirjojen julkisuus
Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. Pori Energia Oy harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviä.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Pori Energia Oy toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan.
Pori Energia Oy
Jari Lappalainen
Johtaja, tekniset palvelut
Tarjouspyyntöä täydentävänä liitteenä JYSE 2014 palvelut
Tarjouksen mukana tulee toimittaa tarjousliitteet pyydetyiltä osin täytettynä. Liitteet tulee antaa molemmista tai vain toisesta tuoteryhmästä. Kaukolämpötarvikkeiden tarjousliite on mahdollisuus tarjota osatarjouksena.
Kaukolämpötarvikkeet (Tarjousliite kaukolämpötarvikkeet.xls)
Sähkötarvikkeet (Tarjousliite sähkölaitostarvikkeet.xls)