Eurajoen ja Luvian kunnat yhdistyivät vuoden 2017 alussa. Nykyisessä Eurajoen kunnassa on yli 9 500 asukasta. Vahvuuksiamme ovat hyvä työtilanne, alhainen veroprosentti, toimivat palvelut ja turvallinen asuinympäristö.
1.1. Kilport- palvelu
Eurajoen kunta käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport -kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankinnan tarjouspyyntöasiakirjat ovat maksutta ladattavissa Kilport- palvelusta, osoitteesta https://kilport.fi tarjouspyynnön saaneille tarjoajille.
2.1 Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on asiakkaiden omatoimisen asioinnin mahdollistavan tekniikan toteuttaminen Eurajoen pääkirjastoon (Weener-tie 1, 27100 Eurajoki) sekä Luvian kirjastoon (Lukkarilantie 4, 29100 Luvia).
Eurajoen pääkirjasto on valmistunut v. 2016 ja Eurajoen lähikirjasto, Luvian kirjasto on valmistunut v. 2009. Molemmissa kirjastoissa on RFID-teknologiaan perustuva lainaus- ja palautusjärjestelmä, hälytysportit sekä kameravalvontajärjestelmä käytössä. Eurajoen kirjastot palvelevat sekä koululaisia, varhaiskasvatusta että kunnan asukkaita. Kirjastot varustetaan asiakkaiden omatoimisen asioinnin mahdollistavalla tekniikalla. Pääkirjaston ja lähikirjaston palveluaikoja voidaan omatoimikirjaston myötä laajentaa ja tarjota kuntalaisille paremmat mahdollisuudet käyttää kirjastojen tarjoamia palveluita. Eurajoen kirjastojen vuosilainaus v. 2018 oli 151 153 lainaa, kävijöitä 63 879 ja aineistoa yhteensä 106 494 kpl, josta kirjaniteitä 87 552 kpl.
Tarjouksen tulee sisältää tavoiteltuun toimintamalliin tarvittava laitteisto, sen hallintaohjelmisto sekä etähallintaohjelmisto. Hankinta-asiakirjoissa on kuvattu hankinnan kohde ja toimintaympäristö sekä hankinnalle asetetut vaatimukset.
2.2. Hankinnan aikataulu
Hankinnasta laaditaan hankintayksikön ja valitun toimittajan välinen kirjallinen hankintasopimus. Toimittaja saa aloittaa työt ja hankinnat, kun sopimus on allekirjoitettu tai kun tilaaja on antanut luvan töiden ja hankintojen aloittamiselle. Ratkaisun tulee olla toimintavalmiina käytössä molemmissa kirjastoissa 1.1.2020.
2.3. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan rajoitetulla menettelyllä kansallisen kynnysarvon alittavana tavarahankintana. Osa- ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Tarjousten tulee olla voimassa 6 kk tarjousajan päättymisestä.
Hankintaan sovelletaan ensisijaisesti hankintasopimuksen ja tarjouspyynnön vaatimuksia ja toissijaisesti julkisia yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 Tavarat (päivitetty 2017) sekä ylläpitopalvelun osalta Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehtoja (JIT 2015).
2.3.1. Hankintamenettelyn yleisiä periaatteita
Julkisessa hankinnassa annettu tarjous on tekijäänsä sitova ja velvoittava. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa eikä yksipuolisesti peruuttaa.
Tarjous on toimitettava hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen, pyydetyllä tavalla ja annetussa määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta oikein on tarjouksen tekijällä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen eikä se saa sisältää omia ehtoja. Vaatimus on ehdoton ja koskee niin tarjoajan soveltuvuutta, tarjouksen sisältöä, pyydettyjä asiakirjoja kuin myös tarjouksen liitteitä. Tarjouksessa annettu hinta on lopullinen eikä sitä voi muuttaa tai tinkiä.
Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee pyytää tarjousaikana ja tämän tarjouspyynnön kappaleen 7 ohjeiden mukaisesti. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Hankintayksikkö ei anna väliaikatietoja saaduista tarjouksista, hankintapäätöksen valmistelusta eikä sen aikataulusta.
3.1. Toimittajan kelpoisuusehto
Tarjoajalla on oltava riittävät taloudelliset, tekniset ja ammatilliset edellytykset toimeksiannon suorittamiseen. Tarjoajalla on oltava voimassa oleva vastuuvakuutus sekä työn suorittamisen aikana kaikki lakisääteiset vakuutukset.
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Asian varmistamiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseen Tilaajavastuu.fi -palvelun voimassa oleva todistus tai muu vastaava todistus. Todistuksesta on käytävä ilmi tilaajavastuulain edellytysten täyttyminen. Mikäli selvityksiä ei ole toimitettu tarjouksessa tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös.
Annettavien todistusten ja selvitysten tulee olla ajantasaisia ja voimassa tarjousajan päättymishetkellä.
3.2. Hankintaan kohdistuvat vaatimukset
Tarjouspyyntöä täydentävissä liitteissä on esitetty asiakirjat, joihin tarjouksen tulee perustua. Näitä asiakirjoja ei palauteta tarjouksen mukana.
Tarjottavan järjestelmän tulee olla yhteensopiva Aurora-kirjastojärjestelmän kanssa. Tarjoukseen tulee sisältyä tarvittavien laitteistojen ja ohjelmistojen asennus, henkilökunnan koulutus sekä laitteistojen ja ohjelmistojen suomenkieliset käyttöohjeet sekä tiedot ylläpidosta, huollosta ja takuuajasta.
Hankintayksikkö ja valittu toimittaja käyvät yhdessä asennuspaikat läpi. Ohjausyksikkö sijoitetaan lähtökohtaisesti samaan tilaan atk-ristikytkennän kanssa, jotta voidaan hyödyntää kiinteistössä olemassa olevaa yleiskaapelointiverkkoa ja olemassa olevaa kytkinverkkoa (ip-tietoliikenne).
IP-Tekniikkaa hyödyntävät laitteet kytketään ja niiden tulee olla kytkettävissä hankintayksikön olemassa olevaan tietoverkkoinfraan. Jos tarjottava ratkaisu edellyttää erillisiä kytkentöjä tai sovittimia yleiskaapelointiin liitettäväksi, tiedot on esitettävä tarjouksessa selvästi ja niiden hinnat on oltava tarjousasiakirjoissa selvästi eroteltuina ja esitettyinä.
Omatoimikirjastoratkaisun edellyttämät sähkölukot, kaapelointityöt ja verkkoavaukset tilaaja toteuttaa itse eivätkä ne täten sisälly hankintaan.
Ratkaisuun tulee sisällyttää molempien kiinteistöjen osalta vähintään Liitteen 01 Järjestelmävaatimukset mukaisesti :
| Tuote | Eurajoki | Luvia | Yhteinen |
| Ohjausyksikkö | 1 kpl | 1 kpl | |
| IP-tekniikalla Kulunvalvonta ulkokäyttöön, viivakoodinlukijalla ja numeronäppäimistöllä | 1 kpl | 1 kpl | |
| IP-tekniikalla Kamera (sisääntulokuvaus, sisäkamera) | 1 kpl | 1 kpl | |
| IP-tekniikalla Tallennin (Kuvat tallennetaan yhteiseen tallentimeen Eurajoen kiinteistön verkkoa hyödyntäen) | 1 kpl | ||
| IP-tekniikalla Kaiutin kuulutusjärjestelmään | 1 kpl | 1 kpl | |
| IP-tekniikalla hävikinestoportti Luvian kirjaston osalta (OPTIO) | 2 kpl |
Hankinta-asiakirjoissa mahdollisesti mainitsematta jääneet, järjestelmässä tarvittavat lisälaitteet, ohjelmat tms. on eriteltävä tarjoukseen ja sisällytettävä tarjoushintaan.
3.2.1. Takuuehdot
Tarjouksessa tulee ilmoittaa takuun kohteet sekä voimassaolo. Tarjottaville tuotteille tulee taata kuitenkin vähintään kahden (2) vuoden takuuaika.
Tarjoushinta annetaan liitteenä olevalla tarjoushintalomakkeella (Liite 02 Tarjouslomake). Tarjoushinnan vertailuluku muodostuu kokonaisratkaisun toimituskustannuksen (A) sekä ylläpitopalvelun vertailuhinnan (kk-maksu x 60 kk) (B) summasta.
Liite 02 Tarjouslomakkeella annetaan kokonaisratkaisun toimituskustannus (A) yhtenä hintalukuna ja ylläpitopalvelun vertailuhinta (B) yhtenä hintalukuna. Tarvittavat laitteet (hankinta ja asennus), tarvittavat ohjelmistot (hankinta ja asennus) sekä ohjelmistojen ja laitteiden vuotuiset ylläpitokustannukset tulee antaa erikseen eriteltyinä yksikköhintoina tarjousasiakirjoissa. Tarjoushinnan tulee sisältää kaikki mahdolliset maksut takuuajan päättymiseen saakka.
Ylläpitopalvelun tarjoushinta sidotaan elinkustannusindeksiin siten, että perustasona on vuoden 2021 tammikuun perusluku. Hinnanmuutosesityksen tulee perustua elinkustannusindeksin muutoksiin. Tarjoushintaa on mahdollista tarkistaa ensimmäisen kerran takuuajan päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen ylläpitopalvelun hinnat päivitetään kerran vuodessa tammikuun indeksin mukaisesti.
4.1. Hävikinestoportit Luvian kirjaston osalta
Molemmissa kirjastoissa on toiminnassa olevat hävikinestoportit. Hankintaan sisältyy mahdollisuus Luvian kirjaston nykyisten porttien purkutyölle sekä uusien porttien hankinnalle (2kpl). Eurajoen kunta tekee kuitenkin tästä hankintaprosessista erillisen päätöksen porttien mahdollisesta hankinnasta. Hävikinestoporteille pyydetään antamaan tarjoushinta tarjouslomakkeella (Liite 02 Tarjouslomake), mutta porteille annettua hintaa ei huomioida tarjousten hintavertailussa eikä niiden hinnoittelu ole hankinnassa ehdoton vaatimus.
Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin edullisuusperustein alla mainittujen arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valintaperusteena on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta. Arviointikriteerinä tarjoushinnan lisäksi on tarjoukseen annettu toteutussuunnitelma.
5.1 Toteutussuunnitelma
Tarjottavan ratkaisun laadulliset ominaisuudet tulee esittää erillisellä, tarjoukseen liitettävällä toteutussuunnitelmalla (max 3 A4). Toteutussuunnitelmassa tarjoaja määrittelee toimintatapansa tämän hankinnan toteuttamisessa tarjouspyynnön vaatimuksiin vastaten niin, että hankintayksikön on mahdollista todeta laatutason toteutuminen.
Toteutussuunnitelmassa tulee kuvata, kuinka tarjottava ratkaisu sopii yhteen tilajaan nykyisen toimintaympäristön kanssa. Mahdollisuus liittää tarjottava ratkaisu kirjastojen nykyisiin ylläpitosopimuksiin katsotaan eduksi. Tarjoajan tulee myös määritellä tarjousasiakirjoissaan ratkaisuun sisältyvät koneet ja laitteet.
Toteutussuunnitelmassa tulee kuvata tarjottavan ratkaisun tukipalveluiden toimintamalli sekä kuvaus ratkaisun vähimmäisvaatimukset ylittävistä laatulupauksista. Toteutussuunnitelma arvioidaan kokonaisuutena hankintayksikön arviointiryhmässä.
5.2. Arviointikriteerit
Valintaperusteet, niiden tarkemmat perustelut ja painoarvot ovat:
Laatupisteet 70 %, max 70 pistettä
Tarjoushinta 30 %, max 30 pistettä
5.3. Arvioinnin toteutus
Arviointikriteerien painoarvoprosentit muutetaan tarjousten arvioinnissa yhden desimaalin tarkkuudella oleviksi pisteiksi. Hinnan painoarvot pisteytetään siten, että halvin tarjoushinta saa 30 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan kaavalla halvin tarjous/tarjous * 30.
Laadullisten arviointikriteerien painoarvot arvioidaan hankintayksikön edustajien tarjousten arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa 4-10. Painoarvot muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän edustajien antamien arvioiden keskiarvo kokonaislukuina kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla.
Hankintapäätös perustuu eniten hinta- ja laatupisteitä saaneeseen tarjoukseen. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä.
Maksuehto vähintään 21 päivää netto. Viivästyskorko enintään korkolain mukainen.
Maksut maksetaan toimituserien mukaan, kun ratkaisu on hyväksytysti vastaanotettu sekä laskutettu. Laskujen tulee vastata arvonlisäverolain asettamia vaatimuksia. Hankintayksikkö edellyttää, että laskutus tapahtuu verkkolaskutuksena. Lisätietoa löytyy osoitteesta: https://www.eurajoki.fi/hallinto/yhteystiedot/.
6.1. Hankintasopimus
Hankintasopimus laaditaan, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusasiakirjoja noudatetaan seuraavassa pätevyysjärjestyksessä:
1) hankintasopimus
2) tarjouspyyntö liitteineen
3) tarjous mahdollisine liitteineen
4) sopimusehdot
6.2. Toimitusehdot
Tarjouksessa tulee ilmoitettaa toimitusaika viikkoina tilaussopimuksen tekemisestä. Toimituksessa ja asennuksissa noudatetaan tilauksen ohjeita, ja toimitusajankohdasta sovitaan tilaajan yhteyshenkilön kanssa tai hänen nimeämänsä henkilön kanssa. Toimitusehto on Toimitettuna (Weener-tie 1, 27100 Eurajoki sekä Lukkarilantie 4, 29100 Luvia) Finnterms 2001.
7.1. Kohteiden esittely
Tarjoajalla on mahdollisuus tutustua kohteisiin ja niiden olosuhteisiin ennen tarjouksen antamista paikan päällä. Kohteiden esittelystä voi sopia Eurajoen kunnan kirjastotoimenjohtaja Helena Kuivasniemi-Lehden (helena.kuivasniemi-lehti@eurajoki.fi, puh. 044 4312 523) kanssa.
7.2. Hankinnan lisäkysymykset
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätiedot tulee pyytää Kilport- järjestelmässä osoitteessa https:// kilport.fi. Ennen kysymysten jättämistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilportin käyttäjäksi.
Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä kyseisen hankinnan kohdalla avoimesti ja anonyymina. Kysymyksiä voi esittää 10.10.2019 klo 12.00 saakka ja niihin vastataan mahdollisimman nopeasti ja viimeistään 14.10.2019 klo 16.00 mennessä. Vastaukset kysymyksiin näkyvät samassa paikassa.
Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
Tarjoajien tulee varmistaa, että tarjous sisältää tarjouspyyntöasiakirjoissa mainitut, pakolliset tiedot:
Tilaajavastuu.fi -raportti tai vastaavat todistukset
Toteutussuunnitelma
LIITE 02 Tarjoushintalomake täytettynä
Selvitys tarjottavista koneista, laitteista ja ohjelmistoista eriteltyine yksikköhintoineen ja takuutietoineen
Selvitys toimitusajasta
8.1. Tarjousten jättäminen Kilport-järjestelmään
Tarjousaika päättyy 17.10.2019 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport- järjestelmään osoitteessa https://kilport.fi.
Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä johon tarjous on turvallista jättää milloin tahansa tarjousaikana. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan päättymistä. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.
8.2. Liike- ja ammattisalaisuudet
Mikäli tarjousasiakirjoihin liittyy salassapidettäviä asioita, tulee ne ilmoittaa selkeästi tarjousasiakirjoissa.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös osoitetaan.
Kaikki asiakirjat sisältävä zip-tiedosto LIITE 00 tarjouspyyntöasiakirjat, joka sisältää tiedostot:
LIITE 01 Järjestelmävaatimukset
LIITE 02 Tarjouslomake
LIITE 03 JYSE 2014 Tavarat (päivitetty 2017)
LIITE 04 Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015)
LIITE 05 Kiinteistöjen pohjakuvat
Tilaajavastuu.fi -raportti tai vastaavat todistukset
Toteutussuunnitelma
LIITE 02 Tarjoushintalomake täytettynä
Selvitys tarjottavista koneista, laitteista ja ohjelmistoista eriteltyine yksikköhintoineen ja takuutietoineen