1.1. Yleistä
Porin YH-Asunnot Oy:n toimialana on omistaa ja hallita sekä rakennuttaa Porin kaupungin alueella sijaitsevia ja sinne rakennettavia kiinteistöjä sekä harjoittaa isännöintitoimintaa. Omistuksessamme on tällä hetkellä useita kiinteistöjä, ja strategiamme mukaisesti kilpailutamme kiinteistönhuoltopalvelumme alueittain.
Porin YH-Asunnot Oy kuuluu osana Porin kaupunkikonserniin ja toimii kaupunginvaltuuston asettamien tavoitteiden toteuttajana ja noudattaa kaupunginvaltuuston määrittelemää omistajapolitiikkaa ja toimintalinjauksia.
1.2. Kilport-palvelu
Porin YH-Asunnot Oy käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport -kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankinta julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavalla. Hankinnan tarjouspyyntöasiakirjat ovat avoimesti ladattavissa Kilport- palvelusta, osoitteesta https://kilport.fi.
Tarjouspyyntö koskee kiinteistönhuoltopalvelua Porin YH-Asunnot Oy:n omistamien tai hallinnoimien asuintalojen ylläpitoon tarjouspyynnön ja sen liiteasiakirjojen mukaisesti.
Kiinteistöhuoltopalvelun hankinta koostuu yhdestä aluekokonaisuudesta liitteen 02 kiinteistöluettelon mukaisesti.
Kiinteistöhuoltopalveluun sisältyy mahdollisuus myös traktoritallin ja sosiaalitilan vuokraamiseen. Tilat sijaitsevat osoitteessa Messintie 1, 28190 Pori. Traktoritallin vuokra on 150 e/kk ja sosiaalitilan 50 e/kk. Tilat vuokrataan arvonlisäverottomina.
2.1. Sopimusaika
Sopimuskausi alkaa 1.9.2019 kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista 31.8.2022. Sopimusajan päättymisen jälkeen hankintaan sisältyy mahdollisuus 1 + 1 vuoden optioaikaan. Optioiden mahdollisesta käyttämisestä tehdään erillinen päätös 6 kk ennen mahdollisen optiokauden alkua.
Mikäli sopimuskauden aikana hankintayksikkö luopuu jostakin kohteesta, asiasta informoidaan palveluntuottajaa ja kyseinen kohde poistuu tämän tarjouspyynnön kokonaisuudesta ilman hankintayksikön erillisiä velvotteita.
2.2. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä EU-kynnysarvot ylittävänä palveluhankintana. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä, sillä osakokonaisuuksien koordinointi ei ole mahdollista.
Tarjousten tulee olla sitovana voimassa vähintään 3 kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta viimeisestä tarjouksen sisäänjättöpäivästä lukien.
2.2.1. Hankintamenettelyn yleisiä periaatteita
Julkisessa hankinnassa annettu tarjous on tekijäänsä sitova ja velvoittava. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa eikä yksipuolisesti peruuttaa.
Tarjous on toimitettava hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen, pyydetyllä tavalla ja annetussa määräajassa. Vastuu tarjouksen toimittamisesta oikein on tarjouksen tekijällä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen eikä se saa sisältää omia ehtoja. Vaatimus on ehdoton ja koskee niin tarjoajan soveltuvuutta, tarjouksen sisältöä, pyydettyjä asiakirjoja kuin myös tarjouksen liitteitä. Tarjouksessa annettu hinta on lopullinen eikä sitä voi muuttaa tai tinkiä.
Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee pyytää tarjousaikana ja tämän tarjouspyynnön kappaleen 7 ohjeiden mukaisesti. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
Hankintayksikkö ei anna väliaikatietoja saaduista tarjouksista, hankintapäätöksen valmistelusta eikä sen aikataulusta.
3.1. Kiinteistöhuoltopalvelun palvelukuvaus
Tarjouspyynnön liitteessä 01 palvelukuvaus on hankintayksikön laatima palvelukuvaus kohteiden tiloista, kiinteistöhuollon tehtävistä sekä laadullisesta vaatimustasosta. Palvelukuvauksen mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun. Kiinteistöhuollon laadullista ja toiminnallista tasoa kohteissa seuraavat isännöitsijät, jotka toimivat myös kohteiden vastuullisina yhteyshenkilöinä.
Liitteen 01 palvelukuvauksen vaatimuksia on noudatettava koko sopimuskauden ajan.
3.1.1. Tampuuri-järjestelmä
Hankintayksikkö käyttää kiinteistöhuoltopalvelun hallinnoinnissa sähköistä Tampuuri- järjestelmää, jonka välityksellä palveluntuottaja saa kiinteistöjä koskevia tietoja sähköpostiviesteinä. Valitun palveluntuottajan on hyödynnettävä ja täydennettävä Tampuuri-järjestelmää hankintayksikön ohjeistuksen mukaisesti. Hankintayksikkö järjestää tarvittaessa käyttöönottokoulutuksen järjestelmän käyttöön.
3.1.2. Kiinteistöhuoltopalvelun sisältö
Palveluntuottajalla tulee olla vaaditun palvelutason täyttävät, tarvittavat työvälineet ja -koneet.
3.2. Palveluntuottajalta edellytettävät vaatimukset
3.2.1 Tilaajavastuu
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Asian varmistamiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseen Tilaajavastuu.fi -palvelun voimassa oleva todistus tai muu vastaava todistus lisättynä vastuuvakuutuksen todistuksella mikäli vastuuvakuutuksen määrä ei ilmene todistuksesta. Todistuksesta on käytävä ilmi tilaajavastuulain (1233/2006) edellytysten täyttyminen. Mikäli selvityksiä ei ole toimitettu tarjouksessa tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös.
3.2.2. Referenssit
Tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavanlaisista tehtävistä ja tarjouksessa on esitettävä vähintään kolme referenssiä kohteista viimeksi kuluneiden kolmen vuoden ajalta. Referenssitietojen tulee sisältää tieto kohteiden yhteystiedoista.
3.2.3. Vastuuvakuutus
Tarjoajalla tulee myös olla riittävä, vähintään 500 000 euron suuruinen vastuuvakuutus, jossa on myös korvausvastuu kolmansille osapuolille ja omavastuu enintään 5 000 euroa. Tarjouksessa on esitettävä vakuutustodistus voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta.
3.2.4. Toimipiste
Tarjoajalla tulee olla Satakunnassa toimipiste, josta palvelu logistisesti ja kestävän kehityksen periaatteita noudattaen voi luotettavasti toimia.
3.3. Kiinteistöhuoltopalvelulta edellytettävät vaatimukset
Tarjouksessa on määriteltävä työnjohtaja tai työstä vastaava henkilö. Tarjoajan tulee lisäksi nimetä palvelusta vastaavat kiinteistönhoitajat sekä näiden varahenkilöt. Kiinteistönhoitajilta sekä näiden varahenkilöiltä edellytetään vähintään kiinteistöhuollon kokemusta tai alan perustutkintoa. Kiinteistöhoitajien edellytetään käyttävän erottuvaa, siistiä työasua ja heiltä odotetaan asiallista käyttäytymistä. Henkilöstön tulee kyetä kommunikoimaan suomen kielellä sekä suullisesti että kirjallisesti. Kohteessa Peräsimentie 1 kiinteistöhoitajien tulee kyetä kommunoimaan lisäksi englannin kielellä myös päivystyspalvelun osalta.
Kohteeseen saapumisaika saa olla max. 30 min ilmoituksesta.
Kohteiden asukkaiden tulee voida soittaa palveluntuottajan päivystysnumeroon, palveluntuottajan omassa päivystysringissä olevalle päivystäjälle ilman erillisveloitusta.
3.4. Alihankinta
Palveluntuottajalla on oikeus käyttää alihankintaa
Alihankinta ja esitetyt alihankkijat on määriteltävä tarjouksessa hankintayksikön hyväksyttäväksi ja palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. Tilaaja voi kieltäytyä hyväksymästä ehdotettua alihankkijaa pätevästä syystä. Pätevänä syynä pidetään mm. aliurakoitsijan laadunvarmistuksen puutetta tai puutteita tai epäselvyyksiä tilaajavastuulain velvoitteissa.
Tarjoushinta annetaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla, koko hankinnan kattavalla tarjoushintalomakkeella (Liite 04), euroa/kk, alv 0 %. Tarjoushinnan tulee sisältää kaikki kiinteistönhuoltopalvelun kustannukset (mm. matkakustannukset ja yleiskustannukset). Tarjoushinnan tulee olla kiinteästi voimassa 31.8.2022 saakka. Tarjoushinta on annettava kaikille kohteille.
Mahdollisissa lisätyötilauksissa tilaaja hyväksyy työtuntihinnaksi perustuntihinnoitteluna (sisältäen matkakulut) korkeintaan 40e/h (alv 0%). Lisätyöhintaa ei tarvitse ilmoittaa tarjouksessa eikä se täten vaikuta hintavertailuun.
4.1. Kohde Peräsimentie 5
Kohteelle Peräsimentie 5 pyydetään antamaan tarjouslomakkeella tarjoushinta kuten muillekin kohteille. Kohteen hallitus tekee kuitenkin tästä hankintaprosessista erillisen päätöksen mahdollisesta hankinnasta. Kohteelle annettu hintaa ei myöskään huomioida tarjousten hintavertailussa eikä sen hinnoittelu ole hankinnassa ehdoton vaatimus.
4.2. Hinnanmuutokset mahdollisella optiokaudella
Tarjoushintaa on mahdollista tarkistaa ennen mahdollisen optiokauden alkua osapuolten yhteisten neuvotteluiden perusteella. Mikäli hinnankorotuksista ei päästä sopimukseen, on kummallakin sopijapuolella oikeus kieltäytyä optiokauden käytöstä.
Vaatimukset täyttävistä tarjouksista palveluntuottajaksi valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin.
6.1. Maksuehto ja laskutusehto
Maksuehto on 30 päivää netto. Laskutus tapahtuu kuukausittain siten, että maksu tapahtuu aikaisintaan kuukauden 10. päivänä.
6.2. Hankintasopimus
Kirjallinen hankintasopimus laaditaan kun hankintapäätös on saanut lainvoiman.
6.2.1. Asiakirjojen pätevyysjärjestys
Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan siten, että yhdessäkin asiakirjassa annettu määräys on pätevä, vaikka se puuttuisi muista sopimusasiakirjoista. Jos hankintasopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä:
1. Hankintasopimus
2. Hankintailmoitus
3. Tarjouspyyntö liitteineen
6.3. Palvelun toteutuminen ja sen seuranta
Kiinteistöhuoltopalvelun toimivuutta seurataan Tampuuri-järjestelmän mukaisesti.
6.3.1. Reklamointi ja sopimuksen mahdollinen purkaminen
Mikäli toiminnassa on huomautettavaa, asiasta reklamoidaan palveluntuottajaa. Reklamointiprosessi toteutetaan kirjallisesti sähköpostin välityksellä ja palveluntuottajan tulee vastata siihen kirjallisesti kolmen työpäivän kuluessa reklamoinnista. Jos hankintayksikön näkemys toiminnan laadusta reklamoinnista huolimatta ei vastaa hankinnan vaatimuksia, hankintayksikkö antaa palveluntuottajalle enintään kolme kirjallista huomautusta. Mikäli toiminta ei kokonaisuutena kolmen kirjallisen huomautuksen jälkeenkään vastaa kirjallisen hankintasopimuksen sisältöä, hankintasopimus voidaan purkaa kahden kalenterikuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen annetaan tiedoksi sähköpostitse.
Hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä, ellei optiota oteta käyttöön.
Myös reklamointiprosessissa voidaan käyttää jäljempänä mainittua sopimusrikkomuksen sakkomenettelyä.
6.3.1.1. Sopimusrikkomukset
Mikäli palveluntuottaja ei korjaa kiinteistönhoidon laiminlyöntiä mahdollisimman nopeasti (yhden viikon aikana, tai kiireellisissä tapauksissa eli ihmisten turvallisuuteen tai kiinteistöjen vahingoittumisvaaraan liittyen välittömästi), on hankintayksiköllä oikeus teettää työ ulkopuolisella, laskuttaa työstä palveluntuottajaa sekä saada vahingonkorvaus hankintayksikölle laiminlyönnistä aiheutuneista kustannuksista.
Mikäli palveluntuottaja laskuttaa tai merkitsee sähköiseen järjestelmään tehdyksi työn, jota ei todistetusti ole tehty, on hankintayksiköllä mahdollisuus teettää kyseinen työ ulkopuolisella palveluntuottajalla ja periä laskun arvo palveluntoimittajalta nelinkertaisena.
Tilaajalla on oikeus ottaa käyttöön sopimussakkomenettely. Palveluntuottaja on velvollinen maksamaan sopimusrikkeenä sopimussakon, mikäli palveluntuottaja ei ole suorittanut sovittua työtehtävää. Sopimussakko on suuruudeltaan 200 euroa. Mikäli työtehtävää ei suoriteta tilaajan antaman määräajan kuluessa, sopimussakko uusitaan. Sopimussakkojen määrää sopimuskaudella ei ole rajoitettu.
7.1. Kohteiden esittely
Hankintayksikkö edellyttää, että tarjoaja on tutustunut kohteisiin ja niiden olosuhteisiin ennen tarjouksen antamista paikan päällä, hankintayksikön edustajan läsnä ollessa alla mainittuna ajankohtana. Kohteiden esittelytilaisuus pidetään 21.5.2019 klo 9.00 alkaen. Kohteisiin tutustuminen aloitetaan kohteesta Messintie 1.
Kohdekierrokselle tulee ilmoittautua sähköpostitse osoitteeseen juha.roppanen@porinyhasunnot.fi 17.5.2019 klo 16.00 mennessä. Kohteet esittelee:
Juha Röppänen
tekninen isännöitsijä
044 701 2427
Kohteeseen tutustuminen on välttämätön. Tarjousta ei hyväksytä ilman kohteeseen tutustumista.
7.2. Kysymykset ja niihin vastaaminen
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää Kilport- järjestelmässä osoitteessa https://kilport.fi viimeistään 27.5.2019 kello 15.00 mennessä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman reaaliajassa, mutta viimeistään 29.5.2019 kello 16.00 mennessä. Ennen kysymysten tekemistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilportiin osoitteessa https://kilport.fi. Tehdyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset näkyvät rekisteröityneillä käyttäjillä.
Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
8.1. Tarjousten jättäminen Kilport-järjestelmään
Tarjousaika päättyy 6.6.2019 klo 14.00. Tarjoukset jätetään Kilport-järjestelmään osoitteessa https://kilport.fi.
Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä johon tarjous on turvallista jättää milloin tahansa tarjousaikana. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan päättymistä. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.
8.2. Liike- ja ammattisalaisuudet
Mikäli tarjousasiakirjoihin liittyy salassapidettäviä asioita, tulee ne ilmoittaa selkeästi tarjousasiakirjoissa.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös osoitetaan.
Porin YH-Asunnot Oy
Ari Urpulahti
isännöitsijä
LIITE 01 Palvelukuvaus
LIITE 02 Kiinteistöluettelo
LIITE 03 ESPD-asiakirja
LIITE 04 Tarjouslomake
LIITE 05 Esimerkki huoltokalenterista
Tarjoukseen on sisällytettävä alla olevat asiakirjat:
ESPD-asiakirja täytettynä
LIITE 04 Tarjouslomake
Referenssit
Tilaajavastuu.fi -raportti tai vastaavat todistukset