Eurajoen ja Luvian kunnat yhdistyivät vuoden 2017 alussa. Nykyisessä Eurajoen kunnassa on yli 9 500 asukasta. Vahvuuksiamme ovat hyvä työtilanne, alhainen veroprosentti, toimivat palvelut ja turvallinen asuinympäristö.
1.1. Kilport- palvelu
Eurajoen kunta käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport - kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankinta julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavalla. Kilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjat ovat avoimesti ladattavissa Kilport- palvelusta, osoitteesta https://kilport.fi.
Hankinnan kohteena on Eurajoen kunnan hankekohtaisesti sovittavat maankäytön infrahankkeiden rakennuttajakonsulttipalvelut. Palvelusta käytetään myöhemmin nimitystä rakennuttajakonsultti.
2.1. Palveluun sisältyvät tehtävät
Palveluun sisältyy rakennuttamisen ja rakennustöiden valvonta sisältäen hankkeen johtamisen ja rakennuttamisen tehtäväluettelon HJR18 (ST 41.02) mukaisia tehtäviä.
2.2. Hankintasopimus ja sopimusaika
Hankinnasta laaditaan hankintayksikön ja rakennuttajakonsultin välinen, kirjallinen hankintasopimus. Sopimusaika alkaa 15.4.2019 kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja päättyy 14.4.2021. Sopimusajan jälkeen hankintaan sisältyy mahdollisuus kahden (2) vuoden optioaikaan. Option käyttämisestä tehdään erillinen päätös. Tilaaja ilmoittaa option mahdollisesta käyttämisestä helmikuun loppuun 2021 mennessä.
2.3. Hankekohtaiset toimeksiannot sopimusaikana
Hankkeet määrittyvät vuosittain hankintayksikön talousarvion hyväksymisen jälkeen. Hankekohtaiset konsultoinnit toteutetaan puitejärjestelysopimuksen tarjoushintaa ja ehtoja käyttäen.
2.4. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä kansalliset kynnysarvot ylittävänä puitejärjestelynä. Puitejärjestelyyn valitaan yksi toteuttaja.
Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo koko sopimuskaudelta on 100 000 - 200 000 euroa. Hankintayksikkö ei voi kuitenkaan sitoutua tiettyyn hankintamäärään.
Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Tarjousten tulee olla voimassa 4 kk tarjousajan päättymisestä.
Palveluihin sovelletaan ensisijaisesti tarjouspyynnön vaatimuksia ja toissijaisesti konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 2013.
3.1. Tarjoavaa yritystä koskevat vaatimukset
Palveluntuottajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavanlaisista konsulttitehtävistä vähintään kolmen vuoden ajalta ja tarjoukseen on liitettävä referenssit viimeisen kolmen vuoden ajalta.
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Asian varmistamiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseen Tilaajavastuu.fi -palvelun voimassa oleva todistus tai muu vastaava todistus lisättynä vastuuvakuutuksen todistuksella mikäli vastuuvakuutuksen määrä ei ilmene todistuksesta. Todistuksesta on käytävä ilmi tilaajavastuulain (1233/2006) edellytysten täyttyminen. Mikäli selvityksiä ei ole toimitettu tarjouksessa tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös.
Valittu palveluntuottaja toimittaa lisäksi tilaajavastuulain edellyttämät todistukset vuosittain hankintayksikölle. Mikäli palveluntuottaja kuuluu tilaajavastuu.fi -järjestelmään, tilaajavastuulain mukaiset tiedot ovat tilaajavastuuraportin avulla aina ajan tasalla, eikä paperisia todistuksia tarvitse toimittaa.
Tarjoavan yrityksen luottoluokituksen tulee olla vähintään A (tyydyttävä). Mikäli luottoluokitus ei ilmene edellä mainituista todistuksista, tarjoukseen on lisäksi liitettävä Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa- luottoluokitusraportti tai muu vastaava luottolaitoksen tarjoajaa koskeva lausunto, jossa luottoluokitus on ilmoitettu.
3.1.1. Vastuuvakuutus
Tarjoajalla tulee olla riittävä, vähintään 200 000 euron suuruinen vastuuvakuutus, jossa on myös korvausvastuu kolmansille osapuolille ja omavastuu enintään 5.000 euroa. Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista tarjoajan on esitettävä vakuutustodistus voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta, mikäli tieto vakuutuksesta ei sisälly muihin tarjousasiakirjoihin.
3.2. Hankinnalle asetetut vaatimukset
Rakennuttajakonsultin on oltava työtehtävien niin vaatiessa käytettävissä työkohteessa arkisin klo 8.00 - 17.00 välillä 2 tunnin vasteajalla yhteydenotosta. Rakennuttajakonsultin on oltava työtehtävien niin vaatiessa lisäksi tavoitettavissa puhelimitse arkisin klo 8.00 - 19.00 välillä sekä viikonloppuisin 9.00 - 17.00 välillä 1 tunnin vasteajalla yhteydenotosta.
Palveluntuottajana rakennuttajakonsultilta edellytetään vähintään rakennusmestarin tai rakennusinsinöörin pätevyyttä. Rakennuttajakonsultilla on myös oltava Tieturva 1- ja 2 -pätevyys. Palveluntuottaja toimii myös vastuullisena työturvallisuuskoordinaattorina.
Palvelut ja kaikki hankkeissa vaadittavat dokumentit tulee tuottaa suomen kielellä ja toimittaa tilaajalle myös sähköisessä muodossa.
Tarjoajan tulee tarjouksessaan nimetä yhteyshenkilö, jonka kanssa hankintayksikkö toteuttaa sopimus- ja laskutusasiat.
3.3. Alikonsultointi
Rakennuttajakonsultilla on oikeus käyttää alikonsulttia, mutta alikonsultti on ennen tehtävän tai sen osan suorittamista hyväksytettävä tilaajalla KSE 2013 mukaisesti. Ennen hyväksymistä rakennuttajakonsultin tulee esittää tilaajalle alikonsultin tilaajavastuulain mukaiset tiedot. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltäytyä hyväksymästä esitettyä alikonsulttia.
3.4. Toimintakuvaus
Tarjottavan palvelun laadullinen toiminta tulee esittää vapaamuotoisella, tarjoukseen liitettävällä toimintakuvauksella (max 3 A4 sivua). Toimintakuvauksessa tarjoaja määrittelee toteutuneen ja vastuullisen toimintansa sekä toimintatapansa tarjouspyynnön mukaisten rakennuttajakonsulttipalvelujen toteuttamisessa. Koska rakennuttajakonsultin tehtäviin kuuluu keskeisesti myös työturvallisuuskoordinaattorin tehtävät, sen toiminta ja toteutuminen tulee toimintakuvauksessa määrittää. Hankintayksikkö arvostaa lisäksi hankintayksikön ja rakennuttajakonsultin välisen yhteistyön joustavuutta.
Tarjoajan toteuttama toimintakuvaus on perusta tarjouksen laadulliseen arviointiin. Tarjoajan tulee toimintakuvauksessaan kuvata myös laadunvarmistusmenetelmänsä. Tarjoukseen ei sisällytetä yrityksen markkinointi- tai yleisesitteitä.
Tarjoushinta (alv 0 %) annetaan yhtenä tuntihintana, jonka tulee sisältää kaikki korvaukset, mukaan lukien matkustuskorvaukset. Tuntihinta toimii tarjousvertailun vertailulukuna.
4.1. Hintamuutokset mahdollisella optiokaudella
Mahdollisen optiokauden alkaessa palveluntuottaja voi ehdottaa tarjoushinnan muuttamista vain palveluntuottajasta itsestään riippumattomia ja olennaisia muutoksia vastaavasti, kuitenkin korkeintaan 2 %-yksikköä. Palveluntuottajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen perustelu ja kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä.
Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin edullisuusperustein alla mainittujen arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteerinä on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta. Arviointikriteerinä tarjoushinnan lisäksi on tarjoukseen annettu toimintakuvaus.
5.1. Arvioinnin toteutus
Valintaperusteet ovat palvelun laadullisuus ja tarjoushinta, joiden tarkemmat perustelut ja painoarvot ovat:
Toimintakuvaus 60%
Toimintakuvauksen laadullisen osuuden maksimimäärä on 60 pistettä. Laadullisten arviointikriteerien painoarvot arvioidaan kokonaisuutena tarjousten arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa 4-10. Painoarvot muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kokonaislukuina kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla kaavalla ((keskiarvo x 60)/10).
Tarjoushinta 40 %
tarjoushinnan edullisuus toteutuu siten, että halvin tarjoushinta saa 40 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa halvimpaan hintaan kaavalla (halvin/vertailtava hinta x 40).
5.2. Hankintapäätös
Hankintapäätös perustuu eniten hinta- ja laatupisteitä saaneeseen tarjoukseen. Pisteytyksen tulos sanallisina ja numeraalisina arvioina ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä.
5.3. Sopimuksen tekeminen
Sitova sopimus tilaajan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan välillä syntyy kun hankinnasta on allekirjoitettu kirjallinen hankintasopimus.
6.1. Laskutus
Palvelusta voidaan laskuttaa kuukausittain hyväksytyn työn etenemisen mukaisesti tai erikseen sovittavien maksuerien mukaisesti.
Maksuehto on 21 vrk netto.
6.2. Reklamointi ja sopimuksen mahdollinen purkaminen
Mikäli palvelussa on huomautettavaa, asiasta reklamoidaan palveluntuottajaa. Reklamointiprosessi toteutetaan kirjallisesti kunnan teknisen johtajan kautta ja palveluntuottajan tulee vastata siihen kirjallisesti kolmen (3) työpäivän kuluessa reklamoinnista. Jos hankintayksikön näkemys palvelun laadusta reklamoinnista huolimatta ei vastaa hankinnan vaatimuksia, hankintayksikkö antaa palveluntuottajalle enintään kaksi (2) kirjallista huomautusta.
Mikäli reklamoitavaa edelleen on, hankintayksikkö määrittää kirjallisen 2000 euron sopimusrikkomussakon jokaisesta reklamoinnista. Mikäli palvelutoiminta ei kolmen (3) sopimusrikkomussakon jälkeenkään vastaa kirjallisen hankintasopimuksen sisältöä, hankintasopimus puretaan kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen annetaan tiedoksi sähköpostitse. Irtisanomisaikana jo tilatut, keskeneräiset työt tehdään valmiiksi ja aloittamattomien töiden tilaukset perutaan.
7.1. Kysymykset ja vastaukset
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää Kilport-palvelussa osoitteessa https://kilport.fi viimeistään 30.1.2019 kello 12.00 mennessä. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport-palvelun käyttäjäksi.
Kysymykset ja niihin annetut vastaukset näkyvät rekisteröityneillä käyttäjillä avoimesti ja anonyyminä.
Kysymyksiin vastataan mahdollisimman reaaliajassa ja viimeistään 1.2.2019 kello 16.00 mennessä.
Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
8.1. Tarjousten jättäminen
Tarjoukset jätetään Kilport-palveluun osoitteessa https://kilport.fi. viimeistään 8.2.2019 klo 12.00.
Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä johon tarjous on turvallista jättää. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan umpeutumista.
Tarjoajan tulee ensimmäisellä kerralla rekisteröityä Kilport-palveluun osoitteessa https://kilport.fi. Rekisteröinnistä yritys saa itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, joilla voi kirjautua Kilportiin.
Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat .pdf, .doc/.docx, .ppt/.pptx ja .xls/.xlsx.
8.2. Liike- ja ammattisalaisuudet
Mikäli tarjousasiakirjoihin liittyy salassapidettäviä asioita, tulee ne ilmoittaa selkeästi tarjousasiakirjoissa.
8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös osoitetaan.
Eurajoen kunta
Sami Nummi
tekninen johtaja
Tarjoajan vapaamuotoinen toimintakuvaus
Referenssit
Tilaajavastuu.fi -raportti tai vastaava sekä muut todistukset kelpoisuusehdoista