1.1. Hankintayksikkö
Nurmijärven Vuokra-asunnot Oy on Nurmijärven kunnan omistama yritys, joka on erikoistunut asuntojen vuokraukseen, isännöintiin ja rakennuttamiseen. Yhtiö antaa vuokralle huoneistoja ja kiinteistöjä, rakennuttaa, omistaa ja hallitsee kiinteistöjä sekä vuokratonteilla olevia rakennuksia, minkä lisäksi ostaa ja vuokraa edelleen alueita, rakennuksia ja huoneistoja.
Yhtiö hoitaa myös omistamiensa ja hallinnoimiensa kiinteistöjen isännöintiä ja huoltotoimintaa.
1.2. Kilport-palvelu
Hankintayksikkö käyttää hankintojen kilpailuttamisessa sähköistä Kilport -kilpailutuspalvelua. Kilport-palvelu mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankintayksikkö julkaisee tarjouspyyntönsä avoimesti sekä Kilport-palvelussa että HILMA-ilmoituskanavalla. Kilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjat ovat avoimesti ladattavissa Kilport-palvelusta.
Tarjousten jättäminen sekä palveluun rekisteröinti opastetaan osoitteessa https://kilport.fi.
Tarjouspyyntö käsittää sekä kiinteistöhuolto- että siivouspalvelun ja näiden päivystyksen hankinnan Nurmijärven Vuokra-asunnot Oy:n omistamien asuintalojen ylläpitoon.
Kiinteistöhuoltopalvelun hankinta koostuu yhdestä aluekokonaisuudesta (Klaukkala-Perttula alue)
2.1. Kohteet
Kohteet on määritelty aluekokonaisuutena. Kohteiden asema- ja pohjapiirustukset ovat tarvittavilta osin luettavissa hankintayksikön nettisivulta, www.nva.fi.
2.2. Sopimusaika
Kiinteistöhuoltopalvelun sopimusaika alkaa 1.9.2017 ja on voimassa toistaiseksi - kuitenkin enintään 4 vuotta.
2.3. Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä EU-kynnysarvojen mukaisena palveluhankintana. Tarjous liitteineen on tehtävä suomen kielellä. Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
Kiinteistöhuoltopalvelu käsittää kiinteistöhuolto-, siivous- ja päivystyspalvelun.
3.1. Palveluntuottajalta edellytettävät vaatimukset
3.1.1. Referenssit
Tarjoajalla tulee olla kokemusta vähintään 3 viime vuoden ajalta vastaavista tehtävistä. Yhdeksi (1) vastaavaksi referenssiksi voidaan lukea vähintään 10 vuokra-asuntokiinteistön kokonaisuutta, jossa on minimissään 300 vuokra-asuntoa.Tarjoajan on esitettävä referenssit vastaavanlaisista kohteista viimeisen kolmeen vuoden ajalta tarjouspyynön liitelomakkeella.
Tarjoajan on kuuluttava ennakkoperintärekisteriin ja esitettävä pyydettäessä verojäämätodistus, todistukset vastuu- ja lakisääteisestä tapaturmavakuutuksesta, selvitys työehtosopimusten täyttämisestä sekä todistus sosiaaliturva- ja eläkemaksujen täyttämisestä tai näitä vastaavat asiakirjat.
3.1.2. Toimipiste
Tarjoajalla tulee olla toimipiste Nurmijärvellä tai sen lähialueella, josta palvelu logistisesti ja kestävän kehityksen periaatteita noudattaen voi luotettavasti toimia.
3.1.3. Vastuuvakuutus
Tarjoajalla tulee olla riittävä, (minimi 500.000 euron suuruinen) vastuuvakuutus, jossa on myös korvausvastuu kolmansille osapuolille ja omavastuu enintään 5.000 euroa.
3.2. Kiinteistöhuolto
Tarjouspyynnön liitteenä on luettelo ja selvitys kohteiden tiloista sekä määrittely kiinteistöhuollon tehtävistä ja vaatimuksista.
3.2.1. Palvelutasovaatimus
Palvelumäärittelyn mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun. Tarjoajan laatima selvitys palvelutason toteutumisesta arvioidaan tarjoajan palvelukuvaukseen perustuen.
Kiinteistöhuollon laadullista ja toiminnallista tasoa kohteissa seuraavat sekä isännöitsijä että kiinteistöpäällikkö, jotka toimivat myös kohteen vastuullisina yhteyshenkilöinä.
3.2.2. Kalusto
Palveluntuottajalla tulee olla tarvittavat ja toimintaan soveltuvat työvälineet ja -koneet.
Traktorikaluston tulee olla tarkoitukseen soveltuvia (painoltaan esim. 1.500 - 2.500 kg) sekä ympäristöä huomioivia, pienipäästöisiä. Tarjottava kalusto tulee määritellä ja yksilöidä tarjouksessa.
3.3. Siivouspalvelu
Tarjouspyynnön liitteenä on luettelo ja selvitys kohteiden tiloista sekä määrittely siivouspalvelun tehtävistä ja vaatimuksista.
3.3.1. Palvelutasovaatimus
Palvelumäärittelyn mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun. Tarjoajan laatima selvitys palvelutason toteutumisesta arvioidaan tarjoajan palvelukuvaukseen perustuen.
Palveluntuottaja toimittaa tarvittavat pesu- ja puhdistusaineet sekä omat työvälineet ja -koneet.
Siivouksen laadullista ja toiminnallista tasoa seuraavat kohteissa sekä isännöitsijä että kiinteistöpäällikkö, jotka toimivat myös kohteen vastuullisina yhteyshenkilöinä.
3.4. Kiinteistöhuolto- ja siivouspalvelulta edellytettävät yleiset vaatimukset
Jokaiseen tarjottuun kohteeseen tarjoajan tulee nimetä vakinainen henkilö sekä hänelle varahenkilö. Palvelua suorittavilta edellytetään alan koulutusta tai vastaavasti alan riittävää työkokemusta.
Palveluhenkilöstön edellytetään käyttävän erottuvaa, siistiä työasua ja häneltä odotetaan asiallista käyttäytymistä. Henkilöstön tulee osata suomen kieltä.
3.5. Alihankinta
Palveluntuottajalla on oikeus käyttää aliurakoitsijaa. Aliurakoitsija on määriteltävä tarjouksessa hankintayksikön hyväksyttäväksi. Palveluntuottaja vastaa aliurakoitsijan työstä kuten omastaan.
3.6. Palvelukuvaus
Tarjoajan tulee toimittaa erillinen toteutuksen ja palvelun kuvaus (max 2 A4 sivua) huoltopalvelujen toimintatapansa määrittelyksi.
Palvelukuvaukseen ei sisällytetä yritysten yleisesitteitä, vaan kuvaus tätä hankintaa koskevista määrittelyistä. Palvelukuvauksessa tarjoaja määrittää sekä kiinteistöhuoltopalvelun että siivouksen ja päivystyksen laadullisen ja toimintavarmuuden toteutumisen.
Palvelukuvaus toimii hankinnan laadullisena arviointiperusteena tarjoushinnan ohella. Sekä kiinteistönhuolto, siivous että päivystystoiminta arvioidaan yhteisen palvelukuvauksen mukaisesti.
3.7. Tilaajavastuu
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Hankintayksikkö varmistaa tilaajavastuulain toteutumisen viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä.
3.8. Muut vaatimukset
Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 3 kk tarjousajan päättymisestä.
Tarjouksen hinnoittelun tulee sisältää kaikki kiinteistöhuoltopalveluun sisältyvät kustannukset.
Tarjoushinnat annetaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla, koko hankinnan kattavalla tarjoushintalomakkeella, euroa/kk, alv 0 %.
4.1. Hinnanmuutokset
Tarjoushinnan tulee olla kiinteästi voimassa 31.8.2018 asti. Tarjoushintaa voidaan tarkistaa vuosittain ja ensimmäisen kerran 1.9.2018 alkaen.
Tarjoushinta sidotaan työntekijöiden ansiotasoindeksiin siten, että perustasona on vuoden 2017 I vuosineljänneksen perusluku.
Esitykset hintojen muutoksista tulee tehdä kirjallisesti vuosittain toukokuun loppuun mennessä. Hinnanmuutosesityksen tulee perustua työntekijöiden ansiotasoindeksin (I vuosineljännes 2017) muutoksiin.
Tarjouksista hyväksytään tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteerinä tarjoushinnan lisäksi on tarjoukseen annettu palvelukuvaus.
Valintaperusteet, niiden tarkemmat perustelut ja painoarvot ovat:
Palvelukuvaus 50 %
• palvelun toiminta- ja toteuttamistapa
• henkilöstön ammattiosaaminen, omatoimisuus, palvelualttius
• palvelun toimintavarmuus ja sen todentaminen
• raportointi ja yhteydenpito isännöitsijään
Tarjoushinta 50 %
• tarjoushinnan edullisuus
5.1. Arvioinnin toteutus
Arviointikriteerien painoarvoprosentit muutetaan tarjousten arvioinnissa pisteiksi.
Hankinnan arvioinnissa palvelukuvauksen maksimipistemäärä on 50 ja tarjoushinnan 50 pistettä. Hinnan painoarvot pisteytetään siten, että halvin tarjoushinta saa 50 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan kaavalla halvin tarjous/tarjous * 50.
Laadullisten arviointikriteerien painoarvot arvioidaan tarjousten arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa 4-10. Painoarvot muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kokonaislukuina kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla.
Eniten pisteitä saanut tarjous valitaan toimittajaksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä.
Kiinteistöhuoltopalvelun päivittäisen toiminnan seuranta määritellään hankintasopimuksessa.
6.1. Toimitusehto
Koko kiinteistöhuoltopalvelun toimivuutta seurataan vuosittain hankintayksikön ja palveluntuottajan yhteisessä arviointipalaverissa.
6.2. Maksuehto
Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutus tapahtuu kuukausittain.
6.3. Hankintasopimus
Hankinnasta laaditaan kirjallinen hankintasopimus sen jälkeen, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman.
6.3.1. Reklamointi ja sopimuksen mahdollinen purkaminen
Mikäli palvelussa on huomautettavaa, asiasta reklamoidaan. Reklamointiprosessi toteutetaan kirjallisesti tai sähköpostitse ja siihen palveluntuottajan tulee vastata myös kirjallisesti tai sähköpostitse viikon kuluessa reklamoinnin tekemisestä.
6.3.1.1. Reklamointimenettely
Mikäli palveluntuottaja ei korjaa kiinteistönhoidon laiminlyöntiä mahdollisimman nopeasti (yhden viikon aikana, tai kiireellisissä tapauksissa ihmisten turvallisuuteen tai kiinteistöjen vahingoittumisvaara) välittömästi, on hankintayksiköllä oikeus teettää työ ulkopuolisella, laskuttaa työstä palveluntuottajaa sekä saada vahingonkorvaus hankintayksikölle laiminlyönnistä aiheutuneista kustannuksista.
Mikäli palveluntuottaja laskuttaa työstä, jota ei todistetusti ole tehty, on hankintayksiköllä oikeus saada virheellisesti laskutetusta työstä nelinkertainen vahingonkorvaus.
Mikäli palveluntuottajan vastaus reklamointiin ei tyydytä hankintayksikköä, palveluntuottajalle annetaan varoitusta vastaava huomautus. Jos hankintayksikön näkemys palvelunlaadusta reklamoinnista huolimatta ei vastaa palvelutasovaatimusta, hankintayksikkö voi purkaa palvelusopimuksen 3 huomautuksen jälkeen 2 kuukauden irtisanomisajalla.
Mikäli valitun palveluntuottajan toiminta sopimuskauden aikana ja reklamoinnista huolimatta ei vastaa tarjottua palveluvaatimusta, kiinteistöpalvelusopimus voidaan edellä olevan menettelyn mukaisesti purkaa ja valita sopimuskauden aikana palveluntuottajaksi ilman eri kilpailutusta tarjouskilpailussa järjestyksessä seuraavaksi eniten pisteitä saanut tarjoaja.
7.1. Kohteisiin tutustuminen
Hankintayksikkö edellyttää, että tarjoajat tutustuvat kohteisiin ennen tarjouksen jättämistä. Kohteiden esittelyyn tulee ilmoittautua Petri Seppäselle, petri.seppanen@nurmijarvi.fi tai puh. 050-367 3763, jolloin varmistuu kokoontumispaikka. Kohteen esittelypäivät ovat 13.6.2017 klo 9.00 ja 26.6.2017 klo 9.00.
Kohteisiin tutustuminen toteutetaan vain esittelypäivinä ilmoitettuun kellonaikaan. Tarjous hylätään, ellei kohteiseen ole tutustuttu.
7.2. Kysymykset ja niihin vastaaminen
Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää esittelyn jälkeen Kilport-palvelussa osoitteessa https://kilport.fi viimeistään 28.6.2017 kello 12:00 mennessä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman reaaliajassa, mutta viimeistään 29.6.2017 kello 16:00 mennessä.
Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
8.1. Kilport -tarjousten jättäminen
Tarjoukset jätetään Kilport-palveluun osoitteessa https://kilport.fi viimeistään 4.7.2017 klo 12.00.
Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakioversioina. Tekstiasiakirjan yleisiä muotoja ovat pdf, word, excel ja ppt.
8.2. Asiakirjojen julkisuus
Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun hankintapäätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen.
Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviä.
8.3. Osoitetiedot hankintapäätöksen täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan.
Nurmijärven Vuokra-asunnot Oy
Pertti Selkälä
toimitusjohtaja
Tarjouspyyntöä täydentävät liitteet (asiakirjoja ei palauteta tarjouksen mukana)
Kohteiden piirustukset ja tarkennemateriaalit löytyvät Nurmijärven Vuokra-asunnot Oy:n sivuilta osoitteesta http://nva.fi/tiedostot/Alue1.zip
Tarjoukseen sisällytettävät liitteet (tarjousta ei voi jättää ilman alla mainittuja liitteitä)
Palvelukuvaus
Tarjouksen hintalomake